Im War for Talents verliert man schnell den Blick für die Details. Zieht sich die Suche nach einer passenden Besetzung der offenen Stelle länger hin als nötig, ist oftmals bereits ein Rückstau an Aufgaben entstanden. Dies ist nicht die beste Situation für den Einstieg – sowohl für neue Mitarbeiter wie auch für Unternehmen. Denn drängt die Zeit, wird der umfassende Onboarding-Prozess schnell den anstehenden Aufgaben geopfert. Eine ungute Entscheidung, wie wir finden. Warum das so ist, lesen Sie jetzt.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Was ist Onboarding und warum ist es so wichtig?
Die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern ist für viele Unternehmen mit hohem Aufwand an Zeit und Geld verbunden. Den Neuzugängen im Team begegnen nach der Einstellung schnell hohe Erwartungen, wo ein gestandenes Onboarding sinnvoller wäre.
- Die Einarbeitung in anstehende Aufgabenfelder soll schnellstmöglich erfolgen.
- Die neuen Kollegen sollen sich schon nach kurzer Zeit in ihr Team eingefügt haben, mit den anderen Mitarbeitern bekannt und vertraut sein.
- Am besten zeigen die Neuen schon nach kurzer Zeit Eigeninitiative und handeln eigenverantwortlich.
- Im Unternehmen finden sich die neuen Kollegen bitte ebenfalls schnell zurecht – sowohl im Gefüge der Abteilungen wie auf dem Areal.
- Bereits nach kurzer Zeit sollen die Einsteiger vorzeigbare Erfolge aufweisen.
- Die Kollegen im Team sollen schnell entlastet werden, Aufgaben sollen besser verteilt und von den Neuen zuverlässig übernommen werden.
Diese und ähnliche Erwartungshaltungen werden vielen von uns selbst begegnet sein. In der Gegenwart mit ihrem Mangel an Fachkräften ist dies noch mehr zum Standard geworden. Sicher ist es erklärbar, wenn Kollegen die Aufgaben aus der unbesetzten Position kommissarisch übernommen haben und nun den Wunsch verspüren, diese wieder abzugeben. Und kaum jemand denkt darüber nach, wie dies auf den Neuzugang in der Abteilung wirkt – und ob das Erfüllen der Wünsche überhaupt machbar sein wird.
Was ist Onboarding?
Das Onboarding ist ein vollständiger Prozess, der aus einer oder mehreren Maßnahmen besteht. Er holt neue Mitarbeiter an Bord des Unternehmensschiffes. Analog zum Onboarding im Flugzeug oder auf dem Schiff macht das Onboarding mit der neuen Umgebung vertraut und vermittelt alles Basiswissen, das nicht mit einer spezifischen Aufgabe zu tun hat. Das Onboarding durchlaufen Mitarbeiter in allen Positionen bis zu Führungskräften und zum C-Level. Dieser Prozess ist umso wichtiger und umfangreicher, je höher die Position der neuen Mitarbeiter ist, denn er vermittelt, für welche Unternehmenswerte die Person eintritt.
Willkommenspaket für neue Mitarbeiter: ein sehr guter Anfang
Die freundliche Begrüßung genügt nicht. Der Onboarding-Plan deckt fachliche und organisatorische Belange ab. Will man neue Mitarbeiter auch emotional ins Unternehmen holen, empfiehlt sich ein Willkommenspaket. Dieses erfüllt darüber hinaus gleich mehrere Aufgaben.
- Das Willkommenspaket übermittelt eine deutliche Botschaft „Du bist uns wichtig. Wir freuen uns auf das Miteinander.“
- Die Ausstattung des Willkommenspakets vermittelt Werte des Unternehmens, der Marke. So drücken gebrandete Produkte aus einem nachhaltigen Shop wie https://www.giftcampaign.de die Ausrichtung des Unternehmens auf Nachhaltigkeit aus. Ogilvy & Mather vermitteln mit ihrem „Induction Box“ genannten Onboarding-Kit, was es bedeutet, für eine der bedeutendsten Werbeagenturen der Welt zu arbeiten.
- Enthält die Ausstattung etwas, das täglich benutzt wird wie eine Kaffeetasse (zum Beispiel mit Logo und dem Aufdruck „#neverdrinkalone“) oder ein hochwertiges Schreibgerät, wird der Inhaber täglich an das Willkommen Sein im Unternehmen und das angenehme Gefühl bei der Ankunft erinnert.
- Wichtige Informationen zum Unternehmen, der Organisation, zu Gepflogenheiten der nahen Umgebung wie Einkaufsmöglichkeiten oder Wege zum öffentlichen Nahverkehr bis hin zum Speiseplan der Kantine erleichtern Ankommen und Orientierung – und vermeiden Unsicherheiten.
Was bringt das Onboarding?
Neben den oben bereits beschriebenen positiven Effekten darf sich das Unternehmen drei zusätzliche Benefits von einem perfekten Onboarding Prozess versprechen.
- Das Onboarding sorgt sehr schnell für eine starke Mitarbeiterbindung. Dies beugt einer Kündigung vor.
- Das vollständige Onboarding ermöglicht erst eine hohe Produktivität. Es schafft auch Leistungsbereitschaft beim Mitarbeiter.
- Ein gutes Onboarding wird vom neuen Mitarbeiter in dessen Umfeld getragen. Damit trägt das Onboarding direkt zur Stärkung der Arbeitgebermarke in der Wahrnehmung Dritter bei und erleichtert so jedes weitere Recruiting.
Die individuelle gestaltete Kaffeetasse eignet sich prima für die neue Mitarbeiterin ( Foto: Adobe Stock – contrastwerkstatt )
Wer ist für das Onboarding verantwortlich?
In jedem Fall ist die Personalabteilung für das Onboarding verantwortlich. Für neue Kollegen auf der ausführenden Ebene arbeitet die Personalabteilung mit Vorgesetzten und Team-Kollegen zusammen. Bei Führungskräften schließt die Personalabteilung die Geschäftsleitung in den Onboarding Prozess mit ein.
Die Vorbereitung und die planvolle Durchführung aller einzelnen Maßnahmen des Onboardings steht in jedem Fall in der Verantwortung der Personalabteilung. Die hohe Qualität des Onboarding Prozesses verkürzt auf jeden Fall die Zeit für Einarbeitung und damit bis zu ersten Erfolgen.
In jedem Fall ist die Personalabteilung für das Onboarding verantwortlich. ( Foto: Adobe Stock – baranq )
Nur ein Onboarding-Plan sichert auch den Katapultstart
Werden die Wünsche und Erwartungen von Führungskräften und Kollegen nicht erfüllt, kann dies verschiedene Ursachen haben. Eine häufige Ursache ist definitiv das Fehlen eines vollständigen Onboarding-Plans. Nur wer bereits zu Beginn seiner Tätigkeit im Unternehmen Unterstützung erfährt, wird auf Dauer motiviert sein und in der Lage, effizient und auch mit Erfolg zum Nutzen des Unternehmens beizutragen.
Onboarding-Maßnahmen mit System planen
Alle Maßnahmen des Onboardings zahlen auf drei Basisanforderungen ein.
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Perfekte Vorbereitung
Die Startphase im Unternehmen bedarf in jedem Fall der genauen Vorbereitung. Ist diese unvollständig oder fehlerhaft, verwehrt man dem neuen Mitarbeiter wichtige Erfolgserlebnisse zu Beginn seiner Tätigkeit. Zudem erhält der Mitarbeiter einen schlechten Eindruck vom Organisationsstand des Unternehmens.
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Backup organisieren
Während der Zeit der Einarbeitung sind neue Mitarbeiter noch nicht voll umfänglich in den Arbeitsprozess einzubinden, werden Arbeitsergebnisse nicht immer weiterzuverwenden sein. Bis zum Abschluss dieser Phase müssen Kollegen die Lücken schließen und unterstützen. Diese Assistenz muss vor dem Antritt neuer Mitarbeiter personell und bzgl. der Dauer organisiert werden.
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Individuell einarbeiten
Die Einarbeitung wird im Bestfall nicht schematisch, sondern individuell auf den neuen Mitarbeiter und die besetzte Stelle zugeschnitten sein. Das Wohlfühlen neuer Mitarbeiter im Unternehmen ist eine wesentliche Voraussetzung für schnell verfügbare Leistung und Integration.
Onboarding Prozesse sind noch nicht in der Unternehmenskultur der gesamten deutschen Wirtschaft angekommen. Wenn man sich mit dem Thema auseinandersetzt, wird schnell klar, dass ein stets von Grund auf neu angesetzter Onboarding Prozess nicht nur viel Energie verbrennt, sondern oft auch fehlerbehaftet und unvollständig ist. Hier ergibt es mehr Sinn, den Onboarding Prozess mit System zu entwickeln – und diesen dann nach Bedarf zu individualisieren. Dies schafft zuverlässige und nach kurzer Zeit bereits erprobte Abläufe.
Die Einarbeitung wird im Bestfall nicht schematisch, sondern individuell auf den neuen Mitarbeiter und die besetzte Stelle zugeschnitten sein. ( Foto: Adobe Stock – Jeanette Dietl )
Die drei Phasen im Onboarding
Das vollständige Onboarding gliedert sich in drei lineare Phasen.
#1 Die Preboarding-Phase
Für den Neuankömmling können sich dabei Fragen ergeben, die er frühzeitig klären kann. So schwinden Unsicherheiten, der neue Arbeitsplatz wird ihm schon etwas vertraut. Folgende 7 Informationen sollten neue Mitarbeiter im Preboarding erhalten.
- Kontakt zu einem Ansprechpartner in der Personalabteilung
- Kontakt zum Vorgesetzten
- Wichtiges Wissen über das Unternehmen, seine Werte, seine Ausrichtung
- Details zu den im Unternehmen zu bearbeitenden Aufgaben
- Informationen zum Arbeitsplatz, Arbeitszeiten, den Kollegen
- Die Schnittstelle zum Privatleben: Arbeitsweg, Parkplätze, eventuelle Kinderbetreuung
- Den Ablauf des Onboarding Prozesses
#2 Die eigentliche Onboarding-Phase
Der Antritt der Arbeit läutet die Onboarding-Phase ein. Je nach Unternehmen umfasst diese Phase rund einen Monat. ( Foto: Adobe Stock – Art_Photo )
Der Erwerb von Wissen zur Bearbeitung von Aufgaben sollte nach und nach erfolgen. Je anspruchsvoller die besetzte Stelle ist, umso mehr neues Wissen wird auf den neuen Mitarbeiter einstürmen. Der Onboarding Prozess sollte ausreichend Zeit beinhalten, um das Wissen in verdaulichen Happen aufzunehmen.
Neben Kenntnissen über die genutzte Software sind auch innerbetriebliche Zusammenhänge wie Aufgabe, Funktion und Einbindung der Abteilung in das Unternehmen wichtig. Vorgesetzte sollten Erwartungen an die besetzte Stelle klar umreißen.
Der Antritt der Arbeit läutet die Onboarding-Phase ein. Je nach Unternehmen umfasst diese Phase rund einen Monat. Neue Mitarbeiter sollen hier einen festen Stand in ihrer Arbeitsumgebung finden, das Gefühl erhalten, in einem angenehmen Team zu arbeiten und auf eigene Erfolge zuzusteuern. Auch hier umfasst die Checkliste 7 wichtige Punkte.
- „Willkommen“: Begrüßung, Übergabe des Willkommenspakets
- Ein erstes Gespräch mit dem Vorgesetzten
- Vorstellen und Kennenlernen von Neuzugang und Team-Mitgliedern
- Kennenlernen von Mentoren
- Kennenlernen von Stakeholdern, mit welchen der Neuankömmling zusammenarbeiten wird
- Aushändigen von Arbeitsplatz und Arbeitsgeräten, Visitenkarten, Passwörter, Schlüssel
- Vertraut machen mit wichtigen Orten im Unternehmen wie: Sozialräume, Kantine, Parkplatz, Kinderbetreuung, Personalabteilung
#3 Die Integrationsphase
Die dritte Phase kann länger als ein Jahr dauern und wird von der Struktur der besetzten Stelle bestimmt. ( Foto: Adobe Stock – alfa27 )
Die dritte Phase kann länger als ein Jahr dauern und wird von der Struktur der besetzten Stelle bestimmt. Hier sollten dem neuen Mitarbeiter mehr Freiräume eröffnet und sein Hiersein gefestigt werden.
Wo die Onboarding Phase endet und wo die Integrationsphase beginnt, kann sich dynamisch verändern. Die Trennung kann durchaus unscharf sein. Die Checkliste der Integrationsphase weist ebenfalls 7 Punkte auf.
- Führungskräfte sollen strategische Planungen des Unternehmens kennenlernen
- Der neue Mitarbeiter nimmt an Veranstaltungen des Unternehmens teil, lernt das Unternehmen im Außenauftritt kennen. Dazu zählen Messen, Fachtagungen, Treffen mit Geschäftspartnern.
- Der neue Mitarbeiter wird in Netzwerke
- Teilnahmen an Lehrgängen und Fortbildungsprogrammen heben den Wissenstand und die Motivation.
- Ausüben von Leitungsfunktionen in Arbeitsgruppen
- Ausüben von Leitungsfunktionen in Projekten
- Feedbackgespräche
