Verwaltungskosten reduzieren: Ideen, Planung & Einsparmöglichkeiten

Verwaltungskosten reduzieren sollte das Ziel eines jeden Unternehmens sein. In ungünstigen Fällen drohen schwere wirtschaftliche Schäden. Aus diesem Grunde wertvolle Tipps und Ideen für effizientes Sparen in der Verwaltung.

Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel

Verwaltungskosten reduzieren: Wertvolle Tipps für Entscheider

Geschäftsführer und sonstige Verantwortliche ärgern sich gleichermaßen über hohe Kosten in der Verwaltung. Ziel sollte sein, Firmen auf Effizienz zu bringen, ohne dass Leistungen für Kunden oder die Qualität in der Herstellung von Produkten darunter leidet. Die schöne Nachricht: Das ist zu schaffen. In den letzten Jahren haben zwei wissenschaftlich erprobte Methoden bewiesen, mit welchem Vorgehen es möglich ist, Verwaltungskosten zu reduzieren und als Folge den finanziellen Spielraum von Unternehmen zu erhöhen.

Die Gemeinkostenwertanalyse ist ein erster wichtiger Schritt, um überhaupt einen Überblick zu haben, welche Leistungen von Mitarbeitern erzielt werden und inwiefern damit produktiv weitergearbeitet werden kann. Konkret bedeutet das: Für den Papierkorb arbeiten, also Leistungen ohne Wert zu erbringen, sollte weitestgehend ausgeschaltet werden.

Als Existenzgründer muss man flexibel sein und viele Tätigkeiten auf einmal ausüben. (#1)

Mit der Gemeinkostenwertanalyse in 4 Schritten Kosten senken

Schritt für Schritt Verwaltungskosten reduzieren und Sparpotenziale entdecken. Mit der Analyse der Gemeinkosten wird versucht, jedem Ergebnis einen Wert zu geben und diesen mit den dafür entstanden Kosten zu vergleichen. Um Resultate zu erzielen, befragt das Unternehmen im ersten Schritt alle in der Verwaltung beschäftigten Mitarbeiter, was sie genau für Leistungen erbringen und an welche Person diese weitergegeben werden. Es wird jetzt genau nachgeforscht, welche exakten Leistungen diese angegebene Person erhält.

Aussortiert werden im zweiten Schritt alle Leistungen, die weder einen internen oder externen Empfänger (zum Beispiel Kunden) haben. Die Empfänger der Leistungen bewerten im dritten Schritt deren Wert und die Erbringer der Leistungen prüfen, welche Kosten entstanden sind. Im vierten und letzten Schritt wird auf gering bewertete Leistungen in Zukunft verzichtet. Das hat sowohl Vorteile für den Erbringer der Leistung wie für den Empfänger, weil der Aufwand und der Ertrag der Leistungen in keinem Verhältnis stehen.

Unternehmen sollten diese Gemeinkostenwertanalyse regelmäßig wiederholen, da immer wieder neue überflüssige Aufgaben entstehen. Allerdings: Mit jeder neuen Analyse lassen sich weniger Verwaltungskosten reduzieren. Weil einfach immer weniger überflüssige Tätigkeiten entdeckt werden, die zur Kostensenkung in der Verwaltung infrage kommen. Wie insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen Kosten einsparen können, zeigt dieses Beispiel.

Die Prozesskostenrechnung als weitere Möglichkeit, Kosten zu sparen

Speziell im Mittelstand hat sich die Prozesskostenrechnung etabliert, welche gezielt einzelne Tätigkeiten betrachtet, die Gemeinkosten erzeugen. Es werden dabei alle Aufgaben zu Geschäftsprozessen zusammengeführt. Ein solcher Prozess können zum Beispiel gesamte Kosten sein, die vom Prozess der Bearbeitung eines Auftrags zum Eingang des Auftrags bis hin zur Lieferung entstehen. Jeder einzelne Punkt, der Kosten verursacht, wird genau analysiert und am Ende dürfen keine Aufgaben übrig bleiben, welche Kosten verursachen ohne einem Prozess zuzuordnen sind.

Ein konkretes Beispiel anhand der Auftragsbearbeitung: Überflüssige Kosten können etwa durch die Größe des Auftrags oder eine bestimmte Kundengruppe entstehen. Im Rahmen der Prozesskostenrechnung wird nun festgestellt, welche exakten Einflüsse diese Gemeinkosten bestimmen. Erst wenn diese bekannt sind, lassen sich sinnvoll Verwaltungskosten reduzieren, ohne dass zum Beispiel der Kundenservice darunter leidet.

Wer als Geschäftsführer Verantwortung trägt, sollte die Prozesskostenrechnung regelmäßig im Unternehmen durchführen. Der Grund liegt darin, dass sich Kostengrößen laufend ändern, welche als Folge oft zu erhöhten Kosten in der Verwaltung führen. Für wichtige Prozesse sollte diese Art der Kostenrechnung eingebunden werden.

Verwaltungskosten reduzieren, kann manchmal auch möglich sein, ohne in den Produktionsprozess einzugreifen. Der Grund: Es gibt Verwaltungskosten im engeren Sinne, welche ausschließlich durch die eigentliche Verwaltung des Unternehmens entstehen. Hier entsteht eine Vielzahl von Kostenarten, die bewusst von der Geschäftsführung gewünscht werden.

Im Einzelfall könnten auch hier Kostensenkungen realisiert werden. Deshalb ein paar dieser Kostenfaktoren in einer Zusammenfassung. Fast schon wissenschaftliche Infos zum Thema Kostenmanagement gibt es hier.

Weitere entstehende Verwaltungskosten in Unternehmen:

Entlohnung von Mitgliedern der Geschäftsleitung, von Aufsichtsräten, Vorständen oder Beiräten
Mitarbeiter im Callcenter
Chauffeure für den Fuhrpark des Unternehmens
Köche und Servicekräfte in der Kantine
Mitarbeiter am Empfang
Assistenten der Geschäftsführung

In der Regel könnte man also auch hier Verwaltungskosten reduzieren, ohne wesentliche Abläufe in der Produktion oder dem Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen zu stören. Natürlich sind viele der aufgeführten Tätigkeiten notwendig, um den Betrieb am Laufen zu halten, aber in letzter Konsequenz lassen sich überall Potentiale entdecken, um Kosten in der Verwaltung zu senken. Und sei es nur, um die Flotte an Dienstwagen für die Chefetage zu verkleinern.

Wer den Sprung in die Selbständigkeit wagt, beweist Mut zum Unternehmertum. (#2)

Mit intelligenter Software Kosten in der Verwaltung drücken

Mit der passenden Software lassen sich Einsparpotentiale aller Art besser erkennen und auch bearbeiten. Unzählige Anbieter sind am Markt vertreten und bieten ihre oft auf bestimmte Prozessabläufe ausgerichteten Produkte Kunden an. Es gibt selbstverständlich auch Lösungen, um gezielt Verwaltungskosten zu reduzieren.

Im Fokus stehen sogenannte ERP-Lösungen. Also Ressourcen von Unternehmen wie Kapital, Personal oder Betriebsmittel effizient zu verplanen, um das Optimum herauszuholen und ärgerliche Kosten zu senken.

Was sollte Ziel hocheffizienter Unternehmen sein?

eine ausgezeichnete Qualität der Produkte bei möglichst hoher Produktivität
die hohe Versorgungssicherheit mit Kapital bei niedriger Kapitalbindung
eine Reduktion der Komplexität unter Erhöhung der Flexibilität
hohe Kontinuität in Kombination mit niedriger Durchlaufzeit

Um diese Ziele zu erreichen, sind komplexe IT-Systeme notwendig. Und die richtigen Mitarbeiter, welche die Ergebnisse deuten können. Ein erfahrener Controller identifiziert Sparpotentiale und hilft Firmen aus dem Mittelstand wie der Großindustrie, noch effizienter Kosten einzusparen.

In kleineren Unternehmen übernimmt häufig ein Geschäftsführer Aufgaben im Controlling. Wenn aber 100 oder mehr Mitarbeiter in einer Firma beschäftigt sind, lohnt es sich meist, eigenständige Controller einzustellen. Ob das etwas für die Karriere sein könnte, kann man im folgenden Jobprofil individuell herausfinden.

Verwaltungskosten reduzieren: Ein guter Controller hilft, Kosten zu senken

Controlling bedeutet wörtlich übersetzt zunächst einmal „steuern“ oder „regeln“. Entstanden ist das Berufsbild aus dem Rechnungswesen, geht aber über eigentliche Aufgaben in diesem Feld hinaus. Es geht also weniger „nur“ um die Buchführung, sondern eher um die Steuerung und das Planen von Prozessen im Unternehmen. Immer auch in Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer und weiteren Personen der Unternehmensleitung.

Zum Beispiel werden auch Prozesse gesteuert, um Verwaltungskosten zu reduzieren. Aber das ist nur ein Teilbereich. Denn letztendlich gehen auch Entscheidungen über die Personalentwicklung von Controllern aus. Diese schauen sich Optimierungsprozesse an und geben als Konsequenz den Verantwortlichen im Unternehmen Empfehlungen für einen möglichen Stellenabbau.

Controller werden im Rahmen einer Weiterbildung

Viele Mitarbeiter kommen erst im Rahmen einer Fortbildung zum Beruf. Vorher waren sie im Finanz- oder Rechnungswesen beschäftigt. Bei der IHK kann man sich zum Controller weiterbilden lassen, wobei lebenslanges Lernen Pflicht ist. Denn zu komplex sind etwa Steuergesetzgebung oder auch Vorschriften im Kostenmanagement, die sich sowohl ändern als auch in den Firmen jeweils unterschiedlich gehandhabt werden.

Wissen muss ein Controller in folgenden Bereichen vorweisen: Kostenmanagement wie Kostenrechnung, Budgetplanung für Unternehmen, Informationsmanagement, Kompetenzen in der Beratung betriebswirtschaftlicher Abläufe sowie generell zu Führungsaufgaben und Moderationen in Form von Vermittlungen geeignet sein.

Seine beruflichen Träume verwirklicht man am besten mit Flexibilität und Optimismus. (#3)

Kriterien, die ein angehender Controller vor einer Weiterbildung nachweisen muss

ein Abschluss im kaufmännischen Bereich oder in einem verwaltenden Ausbildungsberuf inklusive mindestens dreijähriger Berufspraxis
alternativ ein abgeschlossenes Studium in Wirtschaftswissenschaften (an Hochschule, staatlich anerkannter Berufsakademie oder als Bachelor-Examen im Rahmen eines BWL-Ausbildungsganges einer Berufsakademie. Bei letzterem ist noch eine zweijährige Praxis vonnöten.)
die bestandene Gesellenprüfung in einem anerkannten Ausbildungsberuf sowie zusätzlich eine vierjährige Berufspraxis
mindestens sechs Jahre Berufspraxis in einer Tätigkeit, welche einen Bezug zur Controller-Tätigkeit hat

Eine Weiterbildung zum Controller ist in der Regel mit einer Dauer von 18 Monaten bei wöchentlicher Arbeitszeit von 10 Stunden verbunden. Zum Einsatz kommen sie in praktisch allen Branchen und Firmen mit dem Fokus auf größeren Unternehmen.

Mögliche Branchen sind der IT-Bereich genauso wie der öffentliche Dienst, wo es vordergründiges Ziel sein sollte, Verwaltungskosten zu reduzieren. Aber auch in Sektoren wie Logistik & Transport, im Gesundheitswesen oder im Ingenieurswesen ist der Umsatz gigantisch und das umlaufende Kapital enorm. Hohe Geldsummen werden hier wie in anderen Branchen durch ineffiziente Strukturen vernichtet, so dass die Arbeit für einen Controller notwendiger denn je erscheint.

Hat man sich ein notwendiges Fachwissen angeeignet und beteiligt sich erfolgreich an der Neuausrichtung von Strukturen und Prozessen in einem Unternehmen, kann man sich für die Unternehmensführung unverzichtbar machen. Im Idealfall und nach einigen Jahren Job-Praxis, winken Bruttogehälter von 70.000 Euro. Berufseinsteiger erzielen in mittelständischen Firmen Beträge von jährlich 35.000 bis 45.000 Euro.

Fazit

Verwaltungskosten reduzieren ist oft mehr als eine kosmetische Reparatur von Unternehmensfinanzen. Häufig beginnt die Abwärtsspirale von Unternehmen mit zu hohen Kosten in der Verwaltung. Mit der möglichen Folge, dass sich auch Produkte verteuern und deshalb weniger verkauft wird. Um diese negative Entwicklung zu stoppen, müssen Verantwortliche ihr Geschäft von A bis Z auf vermeidbare Kosten hin überprüfen lassen.

Viele Geschäftsführer sind überrascht, was sich alleine in der Verwaltung einsparen lässt, wenn Leistungen gestrichen werden, die keinen realen Gegenwert haben und damit keinen Umsatz erbringen. Um die Effizienz zu erhöhen, können die erwähnten Analysen (Gemeinkostenwertanalyse und Prozesskostenrechnung) erste Hinweise geben, wo Geld in der Verwaltung verschleudert wird. Damit das Kostenmanagement auch langfristig stimmt, ist eine regelmäßige Wiederholung der Analysen sinnvoll.

Parallel kann die Einstellung eines professionellen Controller sinnvoll sein. Dieser arbeitet jeden Tag am Ziel, Prozesse in Unternehmen zu optimieren und überflüssige Kostenfaktoren auszuschalten. Und diese Tätigkeit ist in vielen Fällen deshalb sinnvoll, weil alleine durch neue Abläufe in Unternehmen oder auch nur durch Einführung neuer Produkte die Verwaltungskosten wieder aus dem Ruder laufen können.