Verpflegungsmehraufwand: Das hat sich 2018 geändert

Auswärts auf Geschäftsreisen zu essen ist teuer. Der Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit vom Arbeitsplatz schafft einen Ausgleich. Bestimmte Regelungen haben sich 2018 geändert.

Verpflegungsmehraufwand: Keine übliche Reisekostenabrechnung

Wer als Arbeitnehmer nicht in der günstigen Kantine oder zuhause essen kann, hat Mehrausgaben. Um diese Kosten geht es beim Verpflegungsmehraufwand. Er regelt, was der Beschäftigte zusätzlich für Essen und Trinken ausgeben muss, während der Abwesenheit vom eigentlichen Arbeitsplatz.

Es geht dabei nicht um die Kosten für die Übernachtung. Diese zahlt der Arbeitgeber ohnehin in der Regel. Es handelt sich damit nicht um die herkömmliche Reisekostenabrechnung, sondern um Mehrkosten für Nahrung, welche der Arbeitnehmer als Betriebsausgaben (§4 Einkommensteuergesetz) oder als Werbungskosten (§9 Einkommensteuergesetz) beim Finanzamt geltend machen kann. Zwingende Voraussetzung hierfür ist eine Dienstreise.

Spesen-Tipps für Geschäftsreisen: So entlasten Mitarbeiter ihr eigenes Budget

• Tipp 1: Bei mehreren Terminen die Reiseroute clever wählen und vor 24 Uhr den Ort mit den höchsten Spesensätzen ansteuern. Diese Stadt oder Region kann dann per Tagespauschale abgerechnet werden. Der Mitarbeiter im Außendienst erhält mehr Geld erstattet.
• Tipp 2: Günstige Firmentarife für Hotels nutzen, bevor man eincheckt. Oft spart man damit 30 bis 40 Prozent und kann trotzdem in großen renommierten Hotelketten die Nächte verbringen. Sich am besten in der eigenen Firma erkundigen.
• Tipp 3: Die Trinkgelder stets abrechnen. Diese werden an den Zimmerservice oder im Restaurant als Dankeschön ausgegeben und können unter Umständen steuerfrei erstattet werden. Es lohnt sich bei vielen Dienstreisen durchaus. Beleg oder Eigenbeleg zum Einreichen beim Finanzamt ist aber erforderlich.
• Tipp 4: Bei geschäftlichen Essen den vollen Verpflegungsmehraufwand abrechnen. Wenn der Geschäftspartner oder ein anderes Unternehmen einlädt, kann der volle Satz abgerechnet werden. Sollte der Arbeitgeber einladen, wird diese seit der Neuregelung 2014 um 40 Prozent gekürzt (immer bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden).

Verpflegungsmehraufwand: Änderungen bei Auslandsreisen

Am 1. Januar 2018 änderten sich für 34 Länder die Spesensätze. Wichtig ist aber weniger das einzelne Land, sondern jeweilige Städte, wo Geschäftsreisen hinführen. In den Millionenmetropolen, wo sich Businessmenschen aus der ganzen Welt treffen, sind Spesensätze grundsätzlich höher, weil die generellen Lebenshaltungskosten höher sind.

Wichtig: Steuerlich geltend gemacht werden dürfen nur die unten vom Finanzministerium angegebenen pauschalen Spesensätze pro Tag oder für die kurze Dienstreise von acht bis 24 Stunden.

Tokio und kanadische Metropolen: Neue Spesensätze

Tokio, eine der teuersten Städte der Welt, ist ein gutes Beispiel für den erhöhten Verpflegungsmehraufwand 2018. Während 2017 noch 53 Euro als Tagessatz (große Pauschale) angesetzt wurden, beträgt der Wert nunmehr 66 Euro. Wer acht bis 24 Stunden in Japans Hauptstadt beruflich zu tun hat (kleine Pauschale), kann als Verpflegungsmehraufwand 44 Euro angeben.

Geschäftsreisen nach Frankreich oder Dänemark geplant? Das ändert sich ab 2018

In Dänemark und einigen Orten Frankreichs wurde der Tagessatz leicht gesenkt. Schlecht für Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen, aber die Änderungen halten sich zumindest in Grenzen. Für das gesamte Land Dänemark reduzierten sich die Sätze von 60 auf 58 Euro. Für Marseille sind sinkende Tagessätze festzustellen von 51 auf 46 Euro Tagessatz. Der Wert für Paris beträgt wie im Vorjahr 58 Euro.

Verpflegungsmehraufwand 2018: Ausgewählte Beispiele für weitere Metropolen

London: 62 Euro Tagessatz (acht bis 24 Stunden: 41 Euro)

New York: 58 Euro Tagessatz (acht bis 24 Stunden: 39 Euro)

Singapur: 53 Euro Tagessatz (acht bis 24 Stunden: 36 Euro)

Hongkong: 74 Euro Tagessatz (acht bis 24 Stunden: 49 Euro)

Moskau: 30 Euro Tagessatz (acht bis 24 Stunden: 20 Euro)

Verpflegungsmehraufwand 2018:

Aktuelle Liste von Ländern und Städten (ohne Gewähr)-Verpflegungsmehraufwand 2018

Zum schnellen Vergleich bietet diese Seite eine gute Übersicht zu Staaten und Städten auf der ganzen Welt. Die Angaben sind ohne Gewähr.

Verpflegungsmehraufwand: Die momentan gültigen Spesensätze für Deutschland

Hierzulande haben sich die Spesen im Vergleich zum Vorjahr nicht geändert. Zur Übersicht halber die momentanen Spesensätze für Deutschland.

für mehrtätige Geschäftsreisen:

• 24 Euro für jeden Kalendertag bei 24stündiger Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (in der Regel mit Übernachtung)
• generell 12 Euro pro An- und Abreisetag, wenn Beschäftigte an diesem Tag, einem weiteren oder vorhergehenden Tag außerhalb der eigenen Wohnung übernachtet. Hier gilt keine Mindestabwesenheitszeit von etwa 24 Stunden.

für Geschäftsreisen ohne Übernachtung:

• 12 Euro je Kalendertag oder Nacht, wenn Arbeitnehmer mehr als acht Stunden von der Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte entfernt sind.

Sobald Arbeitnehmer mehrere Dienstreisen an einem Tag vornehmen, können diese Phasen der Abwesenheit zusammengezählt werden, so dass der Arbeitnehmer auf seine beispielsweise mehr als acht Stunden kommt und Spesensätze geltend machen kann. Entweder beim Finanzamt oder bei seinem Arbeitgeber.

Wenn Unternehmen selbst die Verpflegungspauschale zahlen

Zunächst gilt: Kein Arbeitgeber oder Unternehmen ist verpflichtet, einen Verpflegungsmehraufwand zu bezahlen. In sehr vielen Fällen passiert das zwar, aber rein rechtlich müssen sie nicht. Sie müssen also weder die vom Finanzministerium festgelegten Beträge bezahlen noch müssen sie überhaupt zahlen. Umgekehrt dürfen sie aber sogar mehr bezahlen als vom Staat festgelegt.

Zahlt das Unternehmen überhaupt nicht, können die Pauschalen bis zu den angegeben Beträgen bei der Steuererklärung als Betriebsausgaben oder Werbungskosten angegeben werden.

Wie lange wird ein Verpflegungsmehraufwand gezahlt oder berücksichtigt?

Zu häufige Dienstreisen können nicht mehr als Verpflegungspauschale abgerechnet werden. Der maximal mögliche Zeitraum beträgt hier drei Monate. Das betrifft zum Beispiel Arbeitnehmer, welche länger in einer vom Hauptbüro abweichenden Niederlassung tätig sind.

Individuelle Vereinbarungen und Lösungen zwischen der Geschäftsführung und dem im Außendienst tätigen Mitarbeiter sind in der Praxis üblich und oft auch Verhandlungssache. Schließlich leistet der Beschäftigte eine Menge und möchte da auch finanziell nicht ins Hintertreffen gelangen. Er profitiert also schon, nur können diese Regelungen eben nicht steuerlich berücksichtigt werden.

Verpflegungsmehraufwand: Berufe, die 365 Tage im Jahr Mehraufwand erstattet bekommen

Diese Begrenzung auf drei Monate gilt für die meisten Berufe. Grund: Der Gesetzgeber geht davon aus, dass sich der Geschäftsreisende in diesen 90 Tagen mit den Örtlichkeiten vertraut gemacht hat und weiß, wo sich der günstige Supermarkt befindet. Deshalb entsteht ihm nun kein Mehraufwand fürs tägliche Essen und Trinken.

Unbegrenzt gilt die Verpflegungspauschale hingegen für mobile Arbeitnehmer: Diese verfügen in der Regel nicht über die geforderte erste Tätigkeitsstelle, wie es im Amtsdeutsch heißt.

Flugbegleiter, LKW-Fahrer oder Bahnpersonal im Vorteil

Wer sich also mehr als 80 Prozent seiner Arbeitszeit auf einem fahrbaren Untersatz befindet (etwa Berufskraftfahrer, fliegendes Personal oder Zugbegleiter), kann den Mehraufwand für seine Verpflegung stets geltend machen und so nach Einreichung Beträge vom Finanzamt zurückerhalten.

Liegt diese Arbeitszeit aber unter der Grenze von 80 Prozent, etwa bei einem Chauffeur, ist wieder die zeitliche Abwesenheit vom Arbeitsplatz relevant. In solchen Fällen wird der Arbeitsplatz des Arbeitgebers als erste Tätigkeitsstelle festgelegt und der Chauffeur kann die üblichen maximal drei Monate als Spesensätze absetzen.

Seeleute sind ein letztes Beispiel für ungewöhnliche Verpflegungspauschalen: Ob eine Pauschale gezahlt wird, hängt davon ab, ob sich das Schiff im Heimathafen befindet, auf hoher See oder in einem ausländischen Hafen liegt.

Im Heimathafen gelten die üblichen in Deutschland geltenden Pauschalbeträge. Wer im Auslandshafen vor Anker liegt, kann die jeweiligen Pauschalbeträge des Landes (oder der einzelnen Hafenstadt) geltend machen.

Auf hoher See gelten Spesensätze Luxemburgs

Auf hoher See, ohne das ein Hafen angelaufen wird, gilt der gleiche Tagessatz wie für den Staat Luxemburg. So besagen es die aktuell gültigen und vom Bundesfinanzministerium verantworteten Lohnsteuer-Richtlinien.

Weiterführende Adressen:

Fragen zur Verpflegungspauschale sind häufig steuerliche Fragen, weil der Arbeitnehmer seine Belege beim Finanzamt einreichen muss. Fragen zur Reisekostenabrechnung, Spesen & Co. und wie man diese korrekt steuerlich absetzen kann, werden auch von diesen Institutionen beantwortet.

Bund der Steuerzahler Deutschland e.V.

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Vereinsregister-Nr.: 22282 Nz (Amtsgericht Berlin-Charlottenburg)
Anschrift: Reinhardtstraße 52, 10117 Berlin
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Telefax: 030 / 25 93 96 25
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Lohnsteuerhilfe für Arbeitnehmer e. V.

– Lohnsteuerhilfeverein –
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Telefax: (02 09) 9 30 77 -10
E-Mail: info@lohnsteuerhilfe.net
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Fazit

Es gibt sie, die Änderungen beim Verpflegungsmehraufwand. Sie halten sich aber in engen Grenzen, so dass Arbeitnehmer ohne größeren Aufwand auch in 2018 ihre Ansprüche Geltend machen können. Für Deutschland gibt es dieses Jahr keine Änderungen bei den Spesenabrechnungen. Bei Geschäftsreisen ins Ausland gibt es je nach Stadt und Region leichte Änderungen.

Kritik: Manchmal sind die Entscheidungen aus dem Bundesfinanzministerium wenig nachvollziehbar. Zwar steigen Pauschalen in vielen Ländern und Städten (was die Arbeitnehmer freut) aber dafür werden sie manchmal sogar gesenkt, obwohl die Lebenshaltungskosten bekannt hoch sind wie etwa in Dänemark.

Nichtsdestotrotz: Arbeitnehmer auf Dienstreise freuen sich über einfache Möglichkeiten, Kosten für Verpflegung abzurechnen, die nun einmal anfallen und die zu einem Mehraufwand im Vergleich zuhause oder in der Firma führen. Auch Arbeitgeber haben eine Gewissheit, mit einfachen Methoden Tagessätze abzurechnen, so es denn die Möglichkeit im Unternehmen gibt. Alternativ können beim Finanzamt die Spesen selbst verrechnet werden, was die Steuerlast mindert. Auch ein beruhigendes Gefühl, was die Anstrengung und Mühen einer Dienstreise zum Teil wettmacht.

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