Telefonkosten für Unternehmer: Handy, Festnetz & Co. richtig nutzen

Wer selbstständig ist, muss natürlich für Notfälle rund um die Uhr erreichbar sein. Laut einer Studie des Marktforschungsinstituts Redshift Research sind die deutschen Unternehmer Spitzenreiter in der Erreichbarkeitsskala.

47 Prozent der befragten Unternehmer gehen auch im Urlaub an ihr Handy, um auch dort Geschäftliches zu regeln. Doch welche Möglichkeiten der Mobiltelefonie und des Festnetzes rechnen sich im Dschungel der Anbieter? Wir haben für Sie Telefonkosten für Unternehmer genauer unter die Lupe genommen.

Telefonkosten für Unternehmer:Betriebsausgaben schmälern den Gewinn

Generell gilt: Alle Betriebsausgaben schmälern den Gewinn und führen im Umkehrschluss dazu, weniger Steuern zahlen zu müssen. Zu den Betriebsausgaben gehören auch die Telefonkosten, die steuerlich absetzbar sind. Besonders zu beachten ist hier, dass das Telefon zu mindestens 10 Prozent geschäftlich genutzt wird, um als Betriebsausgabe geltend gemacht werden zu können. Wird diese Voraussetzung nicht erfüllt, sind 100 Prozent der Kosten privat zu tragen.

Zu den Telefonkosten für Unternehmer, die steuerlich absetzbar sind, gehören sowohl die Grundgebühren als auch die Gesprächskosten (deren Umsatzsteuer übrigens von den Vorsteuern abgezogen werden darf). Außerdem gelten auch Bereitstellungsgebühren, Instandhaltungskosten und die Anschaffung von Telefonen oder Handys zu den abzugsfähigen Telefonkosten. Vereinfacht kann man sagen, dass alle Kosten, die direkt mit dem Mobiltelefon zusammen hängen, auch abzugsfähige Kosten sind.

Da private Telefonate nicht zu den Betriebsausgaben zählen, müssen diese von der Gesamtsumme abgezogen werden. Das geht mit einem Einzelverbindungsnachweis sehr präzise. Dennoch sollte beachtet werden, dass die Auswertung des Einzelverbindungsnachweises viel Zeit in Anspruch nehmen kann: Jede einzelne Verbindung nach den beiden Kriterien privat oder geschäftlich zu prüfen, kostet Sie schließlich wertvolle Zeit.

Einfacher ist da schlicht eine Schätzung des privaten Telefonanteils, die jedoch auf Basis eines verlässlichen Wertes erfolgen sollte, damit sie auch der strengen Prüfung des Finanzamtes standhält. Bei der Angabe der pauschalen privaten Nutzung eines Telefonanschlusses schwanken die Empfehlungen stark. Auf der rechtlich sicheren Seite sind Sie da, wenn die geschäftliche Telefonnutzung als nicht allzu hoch angesetzt wird.

Die Empfehlung einer Steuerkanzlei lautet aus diesem Grund folgendermaßen: Bei Telefonkosten bis etwa 130 Euro monatlich können bis zu 30 Prozent der Kosten als geschäftlich deklariert werden. Bei einer Summe von nicht mehr als 230 Euro im Monat sind insgesamt 40 Prozent der Kosten über das Unternehmen abzusetzen. Wer für mehr als 230 Euro monatlich telefoniert, hat sogar die Option, die vollen Kosten bei der Steuer als Betriebsausgabe geltend zu machen.

Ist ein eigener Geschäftsanschluss vollkommen absetzbar?

Auch wenn der Privathaushalt von den eigentlichen Geschäftsräumen getrennt ist, können die Telefonkosten des Geschäfts nicht vollkommen von der Steuer abgesetzt werden. Auch hier geht das Finanzamt davon aus, dass der Unternehmer einen Teil der Telefonate für private Belange nutzt.

Es empfiehlt sich deshalb, einen privaten Anteil von den Telefonkosten des Geschäftsanschlusses abzuziehen. Empfohlen wird dabei eine Höhe von 22 bis 29 Euro, die in Absprache mit dem Steuerberater noch genauer definiert werden kann. Achtung: Sind die Telefonkosten des privaten Festnetzanschlusses extrem niedrig, dann vermutet das Finanzamt in nicht seltenen Fällen eine private Nutzung des geschäftlichen Anschlusses, was eine Schätzung seitens des Finanzamtes zur Folge hat.

Als Unternehmer von zuhause aus arbeiten

Wer sich als Unternehmer dafür entscheidet, ab und zu von zuhause aus zu arbeiten, hat entweder die Option, die geschäftlichen Ausgaben über den Einzelverbindungsnachweis zu belegen oder über eine entsprechende Schätzung vorzugehen. Wichtig ist jedoch, dass die Telefonkosten mindestens 30 Euro monatlich übersteigen. Liegen die Aufwendungen für Telefonie wiederum unter den genannten 30 Euro, geht das Finanzamt stets pauschal davon aus, dass es sich um einen Anschluss handelt, der rein privat genutzt wird. Dadurch ist es nicht möglich, die Kosten auch nur anteilig anzusetzen.

Immer beliebter: Voice over IP

Sowohl kleinere Firmen als auch internationale Unternehmen greifen immer häufiger auf die günstige und mittlerweile sehr zuverlässige Möglichkeit von Voice over IP zurück. Internettelefonie hat vor allem bei internationalen Konzernen den Vorteil, dass Konferenzen bequem mit Mitarbeitern aus mehreren Ländern geführt werden können – und das bei minimalen Kosten. Vor allem für Viel-Telefonierer und Firmen mit internationaler Ausrichtung rechnet sich Voice over IP und spart bares Geld. Die (vergleichsweise geringen) Internetkosten sind ebenfalls Aufwendungen und schmälern obendrein den Gewinn ebenso wie die klassischen Telefonkosten.

Unternehmer und die Nutzung von Mobiltelefonen

Als Selbstständiger können Sie nicht nur die Kosten für das Festnetz geltend machen, sondern auch fürs Mobiltelefon. Auch hier gilt wieder der gleiche Grundsatz: Wenn keine rein geschäftliche Nutzung des Handys garantiert werden kann, muss der private Anteil der Gesprächskosten abgezogen werden. Wie beim Festnetzanschluss auch, geht das über einen Einzelverbindungsnachweis oder eine Schätzung.

Um komplizierte Rechnungen oder ungenaue Schätzungen zu vermeiden, bietet es sich an, als Selbstständiger zwei Handys zu nutzen. Dies hat den Vorteil, dass private und geschäftliche Telefonate streng getrennt sind. Somit können die Telefonkosten des geschäftlichen Handys problemlos von der Steuer abgesetzt werden.

Und was ist mit den Mitarbeitern?

Einfacher gestaltet sich das Absetzen der Telefonkosten der Mitarbeiter. Die gesamten Telefonkosten des Personals gelten nach dem deutschen Steuerrecht als Betriebskosten und können damit steuerlich geltend gemacht werden. Bei der Geschäftsform der Kapitalgesellschaft kann auch der angestellte Geschäftsführer die gesamten Telefonkosten als Betriebsausgabe deklarieren.

Auch wenn die Angestellten das Mobiltelefon für private Zwecke nutzen, ist dies nach § 3 Nr. 45 Einkommenssteuergesetz steuerfrei. Diese sehr unternehmensfreundliche Regelung kommt häufig den Mitarbeitern zugute. Somit kann ein vom Unternehmen finanziertes Handy durchaus motivationsfördernd eingesetzt werden.

Telefonkosten für Unternehmer: Die Anschaffungskosten für Telefon und Handy

Die Anschaffungskosten eines Handys oder eines Telefons können ebenfalls als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Werden die Geräte allerdings auch privat genutzt, muss die Privatnutzung von den Anschaffungsgebühren abgezogen werden. Diese Korrektur der Anschaffungskosten aufgrund der privaten Nutzung erfolgt auf Grundlage der jährlichen Abschreibung des Telefons oder Handys.

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