Ein Stempel gehört zu den Basics im Büroalltag: Ob Rechnung, Umschlag oder Gutschrift – ein Stempel erleichtert die Arbeit erheblich. Praktisch ist da, wenn der Stempel individuell anpassbar ist oder sogar über eine verstellbare Datumsanzeige verfügt. Unser Stempel-Ratgeber hilft Ihnen, für jede Gelegenheit den passsenden Stempel zu finden.
Die Bestandteile eines Stempels
Bereits im Mittelalter bedienten sich die Menschen eines Stempels: Dort wurde er vor allem zum Prägen von Münzen benutzt. Auch wenn der Begriff ‚Stempel‘ heutzutage die Bedeutung des Münzprägstocks verloren hat, wurde der Name jedoch behalten. Einen Stempel gibt es in vielen Ausführungen, der vor allem die Tätigkeit in Büro und Co erleichtert. Doch aus welchen Teilen besteht ein Stempel überhaupt?
Je nach Art des Stempels verfügt er über:
- einen Stempelgriff,
- ein Stempelkissen,
- eine Stempelkappe sowie
- einen Stempelfuß und
- einen Stempelabdruck.
Der Stempelgriff ist der Teil des Stempels, der die Handhabung für den Benutzer erleichtert. Holzstempel haben oftmals einen Griff in Form eines Tropfens, aber auch ein Stiel aus Plastik ist üblich. Der Griff des Stempels hat oftmals eine ergonomische Form, die bequem in der Hand liegt und gleichzeitig dafür sorgt, dass der Stempel gleichmäßig auf das Dokument aufgedrückt werden kann.
Das Stempelkissen enthält die Farbe für den Stempel. Je nach Art des Stempels ist das Kissen in den Stempel integriert. Herkömmliche Holzstempel verfügen in der Regel über ein externes Stempelkissen, auf das der Stempel zunächst aufgedrückt werden muss, bevor er einen Abdruck auf einem Papier oder Dokument hinterlassen kann.
Die Stempelkappe ist der Aufsatz bzw. der obere Teil eines Stempels. Er kommt nicht mit der Farbe in Berührung, sondern sorgt dafür, dass der Stempel eine Abdeckung von oben hat. Stempel, die über keinen Griff verfügen, können auch an der Stempelkappe angefasst werden. Diese ist dann in der Regel ergonomisch geformt, um das Handling zu erleichtern.
Stempelfuß wird der Teil des Stempels genannt, an dem die Beschriftung angebracht ist. Je nachdem, ob es sich um einen einfachen oder einen personalisierten Stempel handelt, kann der Text bzw. das Logo vom Kunden individuell gestaltet werden.
Der Stempelabdruck ist das Relief, das den Text, das Logo oder das Datum auf ein Papier bringt. Erst nachdem der Stempelabdruck auf das Stempelkissen gepresst wurde, kann gestempelt werden
Basics in jedem Büro: Standard Stempel
In jedem Büro gibt es mindestens einen Stempel – und das nicht ohne Grund, denn Stempel erleichtern die Arbeit und ersparen die Mühe des Beschriftens. Innerhalb von Sekundenschnelle kann ein Dokument mit einem Stempel versehen werden, der die weitere Bearbeitung des Papiers erleichtert. Für solche Tätigkeiten eignen sich vor allem herkömmliche Standardstempel.
Eine Art des Standardstempels ist der Textstempel. Der Stempelabdruck enthält zumeist ein Wort, das die weitere Handhabung des gestempelten Dokuments erleichtert.
Beispiele für übliche Stempeltexte sind:
- Erledigt
- Bezahlt
- Gebucht
- Eilt oder
- Gutschrift
Ist ein Papier mit einem solchen Stempel versehen, ist die Einordnung des Dokuments auch für andere Personen leichter.
Paginier- oder Ziffernstempel gibt es in verschiedenen Ausführungen. Sie verfügen über eine verstellbare Zahlenmechanik, die vor allem für fortlaufende Nummerierungen hervorragend genutzt werden kann. Insbesondere Stempel für die Buchhaltung enthalten eine Mechanik, die selbst hochzählt und bei jedem Einsatz eine neue Nummer generiert. Dies erfordert eine sorgfältige Handhabung, da ein manuelles Zurückdrehen nicht möglich ist. Diese Art von Stempeln eignen sich aber ausgezeichnet für die Buchhaltung.
Eine weitere Form von Standardstempeln sind zudem Datumsstempel. Diese können manuell an jedem Tag auf das entsprechende Datum eingestellt werden und ersparen somit lästige Schreibarbeit. Zudem gibt es ebenfalls eine Kombination aus Text- und Zahlenstempeln. Beispielsweise der fixe Text ‚Bezahlt am‘ auf den ein verstellbarer Datumsstempel folgt. Die Auswahl der vorgefertigten Stempel ist riesig und bietet für jedes Unternehmen das passende Equipment.
Ein Stempel der Extraklasse: Der personalisierte Stempel
Neben den herkömmlichen Standardstempeln gibt es zudem die Möglichkeit, einen Stempel individuell an die Bedürfnisse der eigenen Firma anpassen zu lassen. Ob Firmenlogo, Adressstempel oder ein Stempel mit einem bestimmten Text – die Möglichkeiten sind schier unendlich.
Der Text, der auf einem Stempel stehen soll, kann selbst gestaltet werden und jeweils angepasst werden. Ein Grundschullehrer könnte beispielsweise einen Stempel mit ‚Sehr gut‘ für die Schülerarbeiten anfertigen lassen und somit ein individuelles Belohnungssystem kreieren. Auch Unternehmer können die Individualisierungsoption ausgezeichnet nutzen. Für Werkstätten empfiehlt sich beispielsweise eine Stempelkombination aus ‚Ölwechsel erfolgt am‘ mit einem anpassbaren Datumsstempel.
Moderne Stempel: Hier kann man seiner Kreativität freien Lauf lassen, vom Logo bis zur Unterschrift ist alles möglich. (#2)
Der Klassiker der personalisierten Stempel ist für jedes Unternehmen die eigene Adresse. Hierbei ist der Zusatz des Firmenlogos auf dem Stempelabdruck optional. Ein Stempel mit dem Firmenlogo und der Adresse zeigt sich jedoch vom Gesamtbild her aufwendiger, wirkt professionell und stößt zudem auf positive Resonanz beim Kunden.
Eine weitere Möglichkeit des individualisierten Stempels sind Unterschriftenstempel. Wer viel unterschreiben muss, hat die Option, einen Stempel mit der eigenen Unterschrift anfertigen zu lassen.
Zwar ersetzt dieser Stempel keine dokumentechte, ‚richtige‘ Unterschrift, dennoch erleichtert er beispielsweise bei der Anfertigung von Serienbriefen die Arbeit.
Da bei Stempeln, die mit einer Unterschrift versehen sind, eine Missbrauchsgefahr besteht, sollten diese sicher bzw. verschlossen aufbewahrt werden.
Stempel gibt es in allen denkbaren Varianten, die mit Sicherheit einen Teil der Arbeit erleichtern. Dabei zeigen sie sich nicht nur praktisch, sondern auch in Zeiten der Digitalisierung stets zeitgemäß.
Ist ein Stempel überhaupt notwendig?
Natürlich ist die Anschaffung eines Stempels nicht für jeden Betrieb von Nöten. Dennoch erleichtert ein Stempel viele Aufgaben des Alltags und erspart mehrfache Schreibarbeit. Das Datum oder ein ‚Erledigt‘-Zeichen ist mithilfe eines Stempels schnell auf jedem Dokument angebracht.
Ein Adress-Stempel spart beispielsweise wertvolle Zeit beim Beschriften eines Kuverts. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, zu überlegen, welche relevanten Aufschriften immer wieder gemacht werden müssen. Diese können dann durch einen Stempel entsprechend ersetzt werden.
Auch wenn die fortschreitende Digitalisierung in der Arbeitswelt nicht zu leugnen ist, gibt es immer wieder Originaldokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen oder versendet werden müssen.
Ein individueller Adressstempel über einer Unterschrift macht ein Dokument in Papierform verifizierbar. Das Dokument ist durch den Stempelaufdruck in Kombination mit der Unterschrift nicht nur gültig, sondern sieht auch professionell aus – keine Frage: der Stempel macht’s!
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