Stempel werden als selbstverständlich hingenommen und in Unternehmen sowie teilweise im privaten Bereich verwendet. Wird der Stempel personalisiert, wird er sogar zum eigenen Markenzeichen.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Stempel personalisiert einsetzen: Viele Typen und Arten von Stempeln im Überblick
Die Welt der Stempel ist groß und viele Stempeltypen sind unbekannt. Die gängigsten Arten sind der Adress- sowie der Datumsstempel. Dazu kommen noch zweckgebundene Stempel wie die mit der Prägung „Erledigt“ oder „Bezahlt am“. Inzwischen ist es sogar möglich, dass jeder hochwertige Stempel personalisiert gestalten kann, was weit über die aus Kinderzeiten bekannten Kartoffelstempel hinausgeht. Inzwischen werden Stempel mit dem Logo des Unternehmens, mit Clip Arts und individuellen Bildern oder Schriften hergestellt.
Was sind Holz- und Selbstfärbestempel?
Die wichtigsten Stempeltypen sind die in der Überschrift genannten Holz- und Selbstfärbestempel. Sie besitzen zwei große Unterschiede. Zum einen ist der Holzstempel recht einfach und aus Holz hergestellt. Für seine Anwendung braucht es ein großes Stempelkissen, das mit Tinte befüllt werden muss. Der Stempel wird separat von diesem Kissen gelagert und ist nur einsatzbereit, wenn er zuvor auf das Kissen gedrückt worden ist. Der Selbstfärbestempel hingegen besitzt eine Mechanik zur Einstellung und kann beispielsweise über ein Ziffernband verändert werden. Damit ist die individuelle Einstellung des Datums oder einzelner Buchstaben möglich. Der Selbstfärbestempel kann aus Kunststoff oder aus Metall gefertigt sein.
Die wichtigsten Anwendungsbereiche von Stempeln
In vielen Büros findet sich das Stempelkarussell: Dabei handelt es sich um eine kleine Halterung für mehrere Stempel, denn leider gibt es keinen All-in-one-Stempel mit umstellbarer Stempelplatte. Es ist daher vielfach nötig, für verschiedene Zwecke andere Stempel zur Hand zu haben. Und während jeder einen Stempel für den Hausgebrauch selber machen kann, braucht es im Büro hochwertige Modelle, die den Anforderungen gerecht werden. Die wichtigsten Anwendungsbereiche für Stempel sind:
- Aufstempeln von Adressen
Dieser Stempel gilt als Klassiker und ist noch heute überall im Postverkehr zu finden. Werden viele Briefe adressiert, leistet der Adressstempel Schwerstarbeit und sorgt dafür, dass diese Tätigkeit möglichst rasch erledigt ist. Aufgestempelt werden Name und Vorname bzw. Name des Unternehmens, Straßen und Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Meist sind auch weitere Kontaktdaten wie die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse auf dem Stempel zu finden. - Aufdruck des Datums
Der Datumsstempel kann verändert und durch eine kleine Mechanik an das aktuelle Datum angepasst werden. Häufig finden sich Datumsstempel in der Buchhaltung, wo sie zusätzlich mit einzelnen Worten wie „Erledigt“ oder „Gebucht am“ versehen sind. Auch im Personalwesen sind Datumsstempel häufig anzutreffen, hier werden unter anderem Bewerbungen zum Tag des Eingangs im Unternehmen abgestempelt. - Firmenstempel
Natürlich sind in einer Firma viele verschiedene Stempel im Umlauf. Der hier beschriebene Firmenstempel trägt lediglich den Namen und die Adresse des Unternehmens, teilweise auch den Namen des jeweiligen Bearbeiters. Er kann daher personalisiert sein. Tipp: Sofern das Unternehmen international tätig ist und auf dem Firmenstempel die Telefonnummer vermerken möchte, sollte diese die internationale Vorwahl von Deutschland (+49) bekommen. - Grafikstempel
Der Grafikstempel ist auch als Bild- oder Logostempel bekannt. Wie der Name schon sagt, ist es mit seiner Hilfe möglich, das Logo des Unternehmens aufzustempeln. Die Grafik muss, damit der Stempelhersteller sie nutzen und den Stempel entsprechend prägend kann, in einem geeigneten Format vorliegen. Meist wird sie als bmp, jpg, tif oder gif gespeichert und übermittelt. - Paginierstempel
Viele Seiten sollen fortlaufend durchnummeriert werden? Das ist natürlich mit der Hand möglich, doch weitaus eleganter und schneller geht es mit einem Stempel. Der Paginierstempel hat eine mehrstellige Stempelplatte, die automatisch weiter stempelt, sobald sie gedrückt wurde. Gerade bei mehreren Seiten ist so etwas hilfreich, Vorsicht ist jedoch bei sehr schnellem Arbeiten geboten: Bitte zwischendurch kontrollieren, ob alle Daten korrekt sind oder eine Seite versehentlich nicht richtig gezählt wurde! - Faksimile-Stempel
Die handschriftliche Unterzeichnung von Dokumenten kann durch den Faksimile-Stempel ersetzt werden. Dafür ist es nötig, die eigene Unterschrift (unbedingt mit dickem Stift schreiben!) einzuscannen und in einem der eben bereits erwähnten Formate zu speichern. Diese Datei sollte eine Auflösung von wenigstens 600 DPI aufweisen. Der Stempelhersteller wird anhand der Datei eine Stempelplatte erstellen. Wichtig zu wissen: Nicht alle Dokumente können damit unterzeichnet werden. Juristische Verträge, Vollmachten und Kündigungen benötigen eine tatsächliche handschriftliche Unterschrift. Außerdem ist Vorsicht bei der Aufbewahrung geboten, denn ein Missbrauch der Unterschrift kann nach Diebstahl des Stempels nicht ausgeschlossen werden.
Das nötige Zubehör für den Stempel
Egal, ob es sich um einen Firmenstempel oder um einen Stempel für den privaten Bereich handelt: Jede Variante benötigt die passende Tinte! Gängig sind die Tintenfarben Schwarz und Blau, doch gerade bei der privaten Nutzung können auch Grün, Rot oder Lila verwendet werden. Behörden und Notare hingegen müssen Schwarz oder Blau verwenden, andere Tintenfarben sind für sie nicht zulässig. Unterschieden werden die Tinten nach der Art der Löslichkeit.
Stempeltinten auf Wasser- oder Lösungsmittelbasis?
Stempelfarben auf Wasserbasis sind wasserlöslich und dringen nicht durch das Papier. Niemand muss daher fürchten, dass wichtige Dokumente durchweicht werden könnten. Sie sind lichtbeständig und damit auch viele Jahre später noch lesbar. Doch Tinte auf Wasserbasis hat einige Nachteile. Zum einen trocknet sie nur langsam, dadurch erhöht sich die Gefahr des Verwischens. Zum anderen ist sie nicht für glatte Oberflächen nutzbar. Auf Glas oder Folie verläuft diese Tinte, hier trocknet sie auch nicht oder nur schwer.
Tinte auf Lösungsmittelbasis ist ebenfalls wasserlöslich und weist eine kurze Trocknungszeit auf. Sie ist lichtbeständig und sogar glatte Oberflächen geeignet. Allerdings kann es bei dieser Tinte passieren, dass sie durch das Papier dringt, was vor allem bei sehr saugfähigen Papierarten passieren kann.
Stempeltinte einfach nachfüllen
Stempel, die ein integriertes Stempelkissen haben, können je nach Bauart nicht nachgefüllt werden. Wenn sie nicht mehr ausreichend stempeln, müssen sie entsorgt bzw. ausgetauscht werden. Doch ganz im Sinne der Nachhaltigkeit gibt es neben diesen sehr einfachen Stempelmodellen auch die, die nachgefüllt werden können. Ihr Stempelkissen ist exakt auf die Stempelfläche zugeschnitten und daher sehr klein. Gleichzeitig ist es wunderbar saugfähig, sodass das Aufträufeln von wenigen Tropfen Tinte bereits ausreichend ist, um wieder erstklassige Stempelergebnisse zu erzielen. Vor allem bei farbigen Stempeltinten ist das von Vorteil, denn durch das rechtzeitige Nachfüllen können sie jederzeit kräftig und farbtreu gehalten werden. Nicht selten sind die Stempelfarben ganz im Sinne des Corporate Designs gehalten, sodass es für die Außenwirkung entscheidend ist, dass die Stempelfarbe tatsächlich in der gewünschten Intensität aufgebracht werden kann.
Neben diesen integrierten Stempelkissen gibt es immer noch große Varianten, die zum Aufdrücken der Holzstempel gedacht sind. Hier bitte vorsichtig agieren: Die Nachfülltinte sollte nicht in großer Menge über das Stempelkissen gegeben werden, da dieses nur eine begrenzte Aufnahmekapazität besitzt und der Stempel verschmieren würde. Es ist sinnvoll, wenige Tropfen der Tinte in die Mitte des Kissens zu geben und diese mit einer kleinen Pappe zu verteilen.
Fazit: Für jeden Bedarf gibt es den passenden Stempel
Stempel kennen die meisten von uns aus Kindertagen. Die damals verwendeten Varianten wurden mitunter selbst hergestellt, indem Kartoffeln in die gewünschte Form gebracht wurden. Wer heute aber im Büro tätig ist, benötigt hochwertige Stempel, die die Arbeit erleichtern. Ob in der Buchhaltung, im Archiv oder in der Poststelle: Mithilfe der passenden Stempel geht die Arbeit schneller und genauer. Dank der individuellen Gestaltbarkeit moderner Stempel können zudem alle die Daten erfasst werden, die für die jeweilige Tätigkeit nötig sind. Im Sinne eines nachhaltigen Wirtschaftens sind die meisten modernen Stempel nachfüllbar, was sowohl für die Varianten mit integrierten als auch für separate Stempelkissen gilt.
