Spesensatz für Freiberufler: Wissenswertes zum Steuerrecht

Für viele Arbeitnehmer ist es Alltag: um ihrer Arbeit nachzugehen, fallen für sie Spesen – also z.B. Betriebsausgaben– an. Diese sind steuerlich absetzbar. Doch auch viele Freiberufler müssen beruflich bedingt viel reisen. Wie verhält es sich bei ihnen mit den Spesen? Was zählt überhaupt zu den Reisekosten und inwieweit können auch Selbstständige diese absetzen?

Spesensatz für Freiberufler: Was fällt unter „Spesen“?

Sowohl für Angestellte als auch für Freiberufler – egal ob Journalist, Physiotherapeut, Anwalt oder Übersetzer – sind Spesen im beruflichen Alltag nichts Außergewöhnliches. Der Spesensatz für Freiberufler als auch für Festangestellte ist häufig Änderungen unterworfen, meist alle paar Jahre. Doch zunächst ist einmal ganz allgemein zu klären, was man unter dem oft gehörten Begriff „Spesen“ eigentlich genau versteht. Grundsätzlich werden damit zwei Dinge bezeichnet.

Zum einen:

die sog. Betriebsausgaben. Diese sind durch den Arbeitgeber veranlasst und stehen in tatsächlichem, sachlichem oder wirtschaftlichem Zusammenhang zum Betrieb. Beispiele: Arbeitszimmer, Arbeitsmittel, Kosten für Werbung, Geschenke für Kunden
der Verpflegungsmehraufwand. Darunter versteht man Kosten und Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Tätigkeit außerhalb der eigenen vier Wände, stehen. Meist werden darunter Kosten für Übernachtung oder die Fahrt verstanden (Reisekosten)

Was nun den Spesensatz für Freiberufler anbelangt, so müssen diese erst einmal wissen, was sie eigentlich alles von der Steuer absetzen können.

Was nun den Spesensatz für Freiberufler anbelangt, so müssen diese erst einmal wissen, was sie eigentlich alles von der Steuer absetzen können. (#01)

Spesensatz für Freiberufler: Was zählt zu den Reisekosten?

Übergibt ein Angestellter die Formulare oder schriftlichen Aufstellungen mit den Kosten im Rahmen der Reise einfach an die Buchhaltung oder Personalabteilung, so muss der Freiberufler seine Kosten bei der Steuererklärung geltend machen.

Bei den Angaben muss klar und deutlich nachvollziehbar sein, welche Kosten bei der Reise genau angefallen sind. Daher ist ganz entscheidend und unbedingt zu beachten: alles muss stets genau dokumentiert, Belege gesammelt und Buch geführt werden. Jede Rechnung und jede Tankquittung kann später bares Geld bedeuten.

Grundsätzlich zählt all jenes zu den Reisekosten, was im Rahmen einer Geschäftsreise an Aufwendungen für einen selbst anfällt. Hierunter zählen z.B.

Fahrtkosten:
ob zu einem anderen Unternehmer, Kunden oder der Konkurrenz zwecks Verhandlungen oder Gesprächen. Ob mit dem Auto, dem Zug, per Bus oder Bahn: Fahrtkosten sind jene Spesen, die meistens anfallen – und somit auch am häufigsten von der Steuer abgesetzt werden
Verpflegungskosten:
oft auch als Verpflegungsmehraufwendungen bezeichnet, sind die Verpflegungskosten korrekterweise lediglich ein Teil dieser Aufwendungen. Darunter fallen in den meisten Fällen Kosten für Speisen und Getränke, etwa der Besuch im Restaurant oder der Kasten Wasser aus dem Supermarkt
Übernachtungskosten:
längere Geschäftsreisen ohne Übernachtungen –

ob in der Jugendherberge, im Drei-Sterne-Hotel oder preisgünstigen Hostel – sind unmöglich. Diese Kosten decken die Ausgaben für die Übernachtungen ab

Spesensatz für Freiberufler: Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Pauschalen

Zu beachten ist, dass generell der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, gilt, d.h.: die Reisekosten müssen jederzeit angemessen sein. Wenn eine hohe Rechnung etwa für ein Vier-Sterne-Hotel angefallen ist obwohl sich direkt daneben ein günstiges Hostel befand, so wird das Finanzamt diese Ausgaben kaum als notwendige Reisekosten akzeptieren.

Von der Steuer absetzbar sind Reisekosten bzw. ist der Verpflegungsmehraufwand aber natürlich nur, wenn er mit der Tätigkeit einhergeht und vom Unternehmen so veranlasst wurde.

Da für das Finanzamt die individuelle Ermittlung zu aufwendig und kaum zu bewerkstelligen wäre, ist ein bestimmter Spesensatz für Freiberufler bzw. eine Pauschale vorgegeben. Dieser Spesensatz für Freiberufler und selbstständige Unternehmer, ist dabei immer abhängig von der Dauer der Reise und in welches Land diese unternommen wird.

Von der Steuer absetzbar sind Reisekosten bzw. ist der Verpflegungsmehraufwand aber natürlich nur, wenn er mit der Tätigkeit einhergeht und vom Unternehmen so veranlasst wurde. (#02)

Der Spesensatz für Freiberufler beträgt seit Anfang 2014 für eine Dienstreise im Inland

24 Euro für jeden Tag, an dem der Arbeitnehmer für 24 Stunden nicht in seiner Wohnung ist sowie
jeweils 12 Euro sowohl für den Tag der An- und als auch der Abreise, wenn der Arbeitnehmer an diesem Tag, dem Vortag oder dem Tag danach, außerhalb seiner Wohnung übernachtet
Was die Pauschalen für Auslandsreisen anbelangt, so gelten hierfür jeweils individuelle, vom jeweiligen Land abhängige Pauschalen.