Software abschreiben: Wissenswertes und Tipps

Unternehmens-„Gegenstände“ wie Grundstücke, Gebäude oder Maschinen sind physischer Natur, sie sind deutlich erkennbar und haptisch. Die Art und Weise, wie sie abzuschreiben sind, ist meist einfach. Wer jedoch immaterielle Güter wie z.B. Software abschreiben will, der muss einige Besonderheiten beachten.

Software abschreiben: Software immer immaterielles Wirtschaftsgut?

Rechte, rechtsähnliche Werte oder Patente zählen im Allgemeinen zu den immateriellen Wirtschaftsgütern. Sie sind nicht-physisch, d.h. nicht-körperlich. Man kann sie nicht anfassen, nicht berühren. Sie sind, wenn man so will, geistige Gegenstände.

Dennoch gelten all diese Wirtschaftsgüter als Vermögenswerte, die sich im Eigentum eines Unternehmens befinden. Was ihre Abschreibung angeht, so werden sie in der Bilanz dem Anlagevermögen zugerechnet. Doch wie verhält es sich, wenn man Software abschreiben will?

Heutzutage verfügt jedes Unternehmen über entsprechende EDV und Software, vieles läuft heute elektronisch ab oder nur Hilfe passender Software. In einem Urteil vom Mai 2011 hat der Bundesgerichtshof entschieden, dass man Software als immaterielle Wirtschaftgüter zu behandeln hat – auch was ihre Abschreibung angeht, heißt: es sind Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und entsprechend auch so zu bilanzieren.

Die Richter begründeten ihr Urteil damit, dass die finanziellen Aufwendungen für eine separat erworbene Software generell nicht als Anschaffungskosten für ein bewegliches Gut, also für eine Sache, angesehen werden können. Stattdessen gelten sie als Anschaffungskosten für immaterielle Vermögenswerte, die sie auch für ein solches Gut (die Software) angefallen sind.

Die Richter begründeten ihr Urteil damit, dass die finanziellen Aufwendungen für eine separat erworbene Software generell nicht als Anschaffungskosten für ein bewegliches Gut, also für eine Sache, angesehen werden können. (#02)

Software abschreiben: in Ausnahmen als materielles Gut bilanzierbar

Jedoch gibt es zwei Ausnahmen, bei denen Software wie ein materielles Wirtschaftsgut zu behandeln ist, auch bzgl. der Abschreibung. Wer Software abschreiben möchte, muss bedenken, dass diese als materiell gilt

wenn das Unternehmen die Software gemeinsam mit der Hardware erwirbt, ohne extra für diese zu bezahlen. Soft- und Hardware bilden somit eine Einheit (Systemsoftware) und sind ebenso gemeinsam auf die Nutzungsdauer abzuschreiben (drei Jahre)
wenn gesondert erworbene (Standard-)Software-Produkte nicht mehr als 410 Euro netto kosten. Dann sind sie ebenso als materielle, selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter zu behandeln (Anwendersoftware). Selbstständig nutzbar heißt hier: das Programm ist nicht angewiesen auf bzw. abhängig von einer spezielle(n) Hardware

Wer seine Software abschreiben will, sollte diese Ausnahmen auf jeden Fall kennen. Oft wird übrigens auch der Begriff der „Trivialprogramme“ für jene Anwendersoftware benutzt. „Trivial“ klingt hier negativ und abwertend, besagt aber in diesem Zusammenhang rein gar nichts über die Qualität der Produkte. Damit ist lediglich Software gemeint, die generell im Handel von jedermann und zu vergleichsweise niedrigen Preisen, erworben werden kann.

Im Gegensatz zu kostspieligen, fachspezifischen Spezial-Programmen, sind die finanziellen Aufwendungen für sie vergleichsweise gering. Gängige Beispiele für Trivialsoftware sind weit verbreitete Programme wie z.B. Word, Ecxel, Access, Powerpoint oder einfache Daten- sowie Steuersoftware. Der Bundesgerichtshof (BGH) hat entschieden, dass diese Trivialprogramme als abnutzbare bewegliche, und damit als materielle Wirtschaftsgüter zu behandeln werden müssen.

Software abschreiben: Anschaffungskosten für EDV-Software

Grundsätzlich gilt: EDV-Software ist immer als immaterieller Vermögensgegenstand zu betrachten und dementsprechend als unbewegliches, nicht-physisches Wirtschaftsgut zu bilanzieren. Wer also seine EDV-Software abschreiben möchte, muss darüber informiert sein. Zumal dieser Sachverhalt auch gesetzlich geregelt ist (§ 266 Abs. 2 im Handelsgesetzbuch). Bei EDV-Software unterscheidet der Gesetzgeber immer zwischen zwei Arten bzw. Varianten von Programmen.

EDV-Software kann grundsätzlich:

selbst geschaffen sein oder
eine finanzielle Anschaffung darstellen, also entgeltlich erworben werden:

Bei der korrekten Bilanzierung der Aufwendungen, vor allem hinsichtlich der von nahezu jedem Unternehmen genutzten EDV-Software, muss zudem den Aspekt des Anschaffungszeitpunkts beachten. Dieser beschreibt exakt den Zeitpunkt, an dem das Produkt (hier: die Software) in den Besitz und Nutzen des Käufers übergeht. Die Anschaffungskosten können dabei für die Software sowohl vor als auch nach dem Zeitpunkt der Anschaffung anfallen.

Wichtig: zu den Anschaffungskosten gehören nicht die Aufwendungen für die allgemeine Organisationsberatung, wohl aber die Aufwendungen die nötig sind, um die EDV-Software betriebsbereit, d.h. nutzbar, zu machen (z.B. zurechenbare Personalaufwendungen).