Jedes gute Unternehmen braucht Personaler, die sich um Personalmarketing, Weiterbildung und Neueinstellungen kümmern. Der Personalreferent hält die Fäden in der Hand und bringt sein Unternehmen voran.
Definition Personalreferent: Ein Überblick
Der Personalreferent erfüllt unterschiedliche Aufgaben, wobei die jahrzehntelange Erfahrung nicht im Fokus steht. Vielmehr muss der Personaler wissen, wo das Unternehmen hin soll und wie es am besten auf den richtigen Weg gebracht werden kann. Dafür ist eine gezielte Auswahl der Bewerber ebenso wichtig wie die angemessene Weiterbildung für einzelne Mitarbeiter.
Der Personalreferent ist der Personalverwalter im Unternehmen, der dafür sorgt, dass das richtige Personal an der passenden Stelle eingesetzt wird. Schließlich ist der Erfolg des Unternehmens von den Mitarbeitern und deren Fähigkeiten sowie Engagement abhängig.
Gleichzeitig muss der Personalreferent prüfen, ob vorhandene Stellen im Unternehmen nötig bzw. wichtig sind, ob sie überhaupt noch tragbar sind oder ob Umsetzungen wichtig sind. Er trägt damit entscheidend dazu bei, dass sämtliche Arbeiten im Unternehmen reibungslos ablaufen und die Firma auf Dauer vorangebracht wird.
Der Personalreferent braucht zuerst einen genauen Überblick über den Personalbedarf im Unternehmen (#01)
Was macht ein Personalreferent: Seine Aufgaben und Tätigkeiten
Der Personalreferent braucht zuerst einen genauen Überblick über den Personalbedarf im Unternehmen: Welche Mitarbeiter werden an welcher Stelle benötigt? Zeigt sich bei einer genauen Betrachtung, dass Stellen unbesetzt sind, müssen Ausschreibungen verfasst und veröffentlicht werden, außerdem wird der gesamte Bewerbungsprozess überwacht.
Das bedeutet, dass der Personalreferent:
- auf Anzeigen reagieren
- Vorstellungsgespräche führen
- Einstellungstests durchführen
- Zu- oder Absagen erteilen
- Angelegenheiten rund um den Arbeitsvertrag regeln
muss. Insofern wird vom Personaler verlangt, dass er sowohl organisieren als auch anleiten und führen kann. Seinen eigenen Mitarbeitern muss er mitteilen, welche Aufgaben sie zu erledigen haben, um das Personalmanagement im Unternehmen aufrechtzuerhalten. Der Schwerpunkt des Personalers und seiner Tätigkeiten liegt aber nicht nur auf den Einstellungen, sondern auch auf der genauen Beobachtung des vorhandenen Personals sowie auf einem nötigen Personalabbau.
Hierbei muss stets die rechtliche Seite des Vorgehens berücksichtigt werden, was umfassende juristische Kenntnisse erfordert. Es ist daher hilfreich, wenn Erleichterungen für Personalreferenten zum Beispiel in Form von Computerprogrammen in Anspruch genommen werden kann.
Zu den weiteren Aufgaben des Personalers gehört auch die Weiterbildung der vorhandenen Mitarbeiter. Es müssen Schulungen organisiert und Angestellten zu Fortbildungsmaßnahmen geschickt werden. Hierbei sind teilweise umfassende Beratungen nötig.
Zeigt sich bei einer genauen Betrachtung, dass Stellen unbesetzt sind, müssen Ausschreibungen verfasst und veröffentlicht werden, außerdem wird der gesamte Bewerbungsprozess überwacht.(#02)
Diese Fähigkeiten braucht ein Personalreferent:
- gute Menschenkenntnis
- Empathie
- Einführungsvermögen
- Fachkenntnisse
- juristische Kenntnisse zu Arbeitsverträgen und Kündigungen
- Autorität
Ein Personalreferent kümmert sich also um das Personal und dessen Einsatz im Unternehmen in allen Facetten. Wünschenswert ist es dabei, dass er selbst Unterstützung durch die Mitarbeiter bekommt, die beispielsweise auf nötige Zusatzkenntnisse und wichtige Fortbildungen hinweisen. Da der Personaler meist aus dem kaufmännischen Bereich oder aus der Betriebswirtschaft kommt, ist es für ihn schwierig einzuschätzen, welche fachlichen Zusatzkenntnisse beispielsweise in der Produktion nach dem Kauf einer neuen Maschine wichtig sind. Arbeitet das Personal mit dem Personaler zusammen, können die Mitarbeiter Weiterbildungen anregen.
Des Weiteren gehört die Personalentwicklung zu den Tätigkeiten des Personalreferenten. Hierzu sind die eben genannten Schulungen zu rechnen, die nicht nur Vorteile für das Unternehmen durch kompetentere Mitarbeiter haben. Auch die Angestellten selbst profitieren davon: Sie können ihre neuen Kenntnisse im Unternehmen einbringen und sich damit ihre Stelle sichern, außerdem wachsen die eigenen Aufstiegschancen beträchtlich.
Daran wiederum kann das Gehalt hängen, das nach der Weiterbildung steigt. Derartige Aspekte muss ein Personalreferent mit einbeziehen und Strategien für die Personalgewinnung und –entwicklung finden.
Die Karriereleiter ist nicht beendet, wenn jemand, der in seiner vorigen Tätigkeit den Schwerpunkt auf die Personalplanung gesetzt hat und dann zum Personalreferenten befördert wurde.(#03)
Welche Voraussetzungen braucht der Job: Personalreferent werden
Die Wege zum Beruf des Personalreferenten sind vielseitig. Zum einen ist es möglich, ein Studium der Betriebswirtschaft aufzunehmen und später im Unternehmen im Bereich Personal tätig zu werden. Auch der Studiengang Human Ressource Management steht als möglicher Einstieg offen. Des Weiteren erwerben Personaler ihre Kenntnisse im Rahmen einer Weiterbildung nach der kaufmännischen oder verwalterischen Ausbildung. Die Weiterbildung dauert in Vollzeit rund sechs Monate, in Teilzeit etwa neun Monate. Wer sich für einen Fernkurs entscheidet, sollte rund 1,5 Jahre einplanen.
Im Bereich Personalwesen haben auch Quereinsteiger gute Chancen, allerdings sollten sie nachweisen können, dass sie zuvor bereits Personalverantwortung getragen haben. Es ist keine jahrzehntelange Tätigkeit als Werkleiter nötig, um die Stellenplanung in diesem Bereich fachkundig vornehmen zu können. Doch eine genügende Fach- und Sachkenntnis wäre wünschenswert und wird von den meisten Unternehmen erwartet.
Wer sich daher mit dem Gedanken trägt, in Zukunft sein Gehalt als Personalreferent verdienen zu wollen, sollte bereits während der derzeitigen Tätigkeit den Schwerpunkt entsprechend setzen.
Personaler bedienen sich neben ERP-Programmen aber auch weiteren Technologien. (#04)
Was wird später? Entwicklungschancen für Personalreferenten
Die Karriereleiter ist nicht beendet, wenn jemand, der in seiner vorigen Tätigkeit den Schwerpunkt auf die Personalplanung gesetzt hat und dann zum Personalreferenten befördert wurde. Vielmehr können Personaler auch zum Personalmanager aufsteigen und leiten einen eigenen Bereich im Personalwesen. War das Gehalt vorher schon mit durchschnittlich 3.500 bis 4.000 Euro brutto recht hoch, kann es nach der Beförderung weiter steigen. Maßgeblich ist dafür allerdings auch die Größe des Unternehmens und ob es sich ein derartiges Gehalt leisten kann.
Generell bestehen gute Chancen für Personalreferenten, zumal nach der Beförderung zum Personalmanager die Position des Personalleiters offensteht. Als Führungskraft übernimmt der Personalleiter vor allem eine repräsentative Funktion gegenüber der Belegschaft und muss wichtige Entscheidungen treffen. Die Ausführung der einzelnen Arbeitsaufgaben, die Auswahl der Bewerber und ähnliche Tätigkeiten, die im Bereich Personalwesen erbracht werden müssen, delegiert der Personalleiter an den zuständigen Personalreferenten.
Für den Aufstieg im Bereich Personalwesen kommt es weniger darauf an, dass eine lange Zugehörigkeit zum Unternehmen besteht. Wichtiger sind eine fundierte Ausbildung und vor allem persönliche Erfolge, die zur Gesamtentwicklung des Unternehmens beigetragen haben. Da die Mitarbeiter als wertvolle wirtschaftliche Ressourcen des Unternehmens zu sehen sind, muss ein großes Augenmerk auf das Personalmarketing gelegt werden. Diese Aufgabe obliegt dem Personalreferenten, der aber auf der anderen Seite ebenso dafür sorgen muss, dass die Mitarbeiter zufrieden sind.
Auch die Auswahl neuer Bewerber kann im Unternehmen künftig computerbasiert erfolgen und obliegt damit nicht mehr direkt dem Personalreferenten.(#05)
Ein Ausblick: Was kann das Leben des Personalreferenten einfacher machen?
Ein Personalreferent übernimmt heute nicht mehr nur die klassischen Aufgaben im Bereich des Personalwesens, sondern muss zukunftsorientiert denken und effektive Möglichkeiten finden, wie mithilfe des Personals das Unternehmen erfolgreicher werden kann. Hier fällt heute immer öfter der Begriff des Employer Brandings, wozu der Personaler entscheidend beiträgt.
Das Unternehmen muss sich als Arbeitgeber einen guten Namen machen, soll auch hier ein Alleinstellungsmerkmal entwickeln. Gelingt das, gilt es als persönlicher Erfolg des Personalers, denn es sind seine Ideen und Tätigkeiten, die dafür sorgen, dass die gewünschten Bewerber tatsächlich zusagen und dass gegebenenfalls sogar Mitarbeiter von anderen Unternehmen abgeworben werden können.
Personaler bedienen sich neben ERP-Programmen aber auch weiteren Technologien. So gilt die Robotic Process Automation (RPA) als neuer Standard im Personalwesen und wird sich künftig wohl durchsetzen können. Damit soll es möglich sein, regelmäßig wiederkehrende Aufgaben der Sachbearbeitung effizient und vor allem automatisch zu bearbeiten. Software-Roboter sollen die Tätigkeiten normaler Nutzer übernehmen und bedienen eigenständig weitere Softwares.
Sie kopieren und speichern, sie sollen Dateien verschieben und wichtige Informationen bearbeiten. Außerdem legen sie ihr Augenmerk auf die Anhänge von E-Mails und arbeiten mit diesen. Die Roboter sollen sogar die Personalakten managen, sich dort um Eintragungen zu Krank- und Fehlzeiten kümmern und nötige Veränderungen an den Stammdaten vornehmen. Gehalts- und Lohnabrechnungen zählen ebenso dazu. Personaler von heute müssen sich mit RPA auseinandersetzen und sich selbst durch Weiterbildungen auf diese neue Technologie vorbereiten. Des Weiteren müssen Tätigkeitsbereiche definiert werden, die einer Standardisierung unterliegen können.
Auch die Auswahl neuer Bewerber kann im Unternehmen künftig computerbasiert erfolgen und obliegt damit nicht mehr direkt dem Personalreferenten. Bewerbungen werden mithilfe Künstlicher Intelligenz automatisch eingelesen und hinsichtlich angegebener Kernkompetenzen durchsucht. Erfahrungen der Bewerber werden durch den Computer bewertet, die besten Kandidaten werden herausgefiltert. Chatbots sollen den Bewerbern rund um die Uhr für Fragen zur Verfügung stehen und angefragte Auskünfte erteilen.
Damit würden Personalverantwortliche deutlich entlastet werden. Ob es allerdings tatsächlich gewünscht ist, dass Computer auch in diesem Bereich die Arbeiten der Menschen übernehmen oder ob es sich nicht doch noch um Zukunftsmusik handelt, ist nicht gänzlich geklärt. Fakt ist auf jeden Fall, dass Personaler künftig deutlich entlastet werden sollen:
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