Offboarding: So gelingt der Ausstieg aus dem Unternehmen

Die Gründe, weshalb Angestellte ihren Arbeitsplatz räumen, können ganz unterschiedlich sein. Obwohl dieser Umstand nicht ungewöhnlich ist, fehlt tatsächlich zahlreichen Unternehmen noch immer eine gewisse Routine. Damit die Übergangsphase zwischen Mitarbeitern geregelt verläuft, ist ein klarer Offboarding-Prozess unverzichtbar. Wobei es sich beim Exit-Management konkret handelt, wie dieses ablaufen kann und welche Risiken sich daraus ergeben, wird im Folgenden erklärt.

Was bedeutet Offboarding?

Offboarding (= Exit-Management) umfasst die professionelle Begleitung von Mitarbeitern beim Verlassen eines Unternehmens. Das Ziel beim Exit-Management besteht darin, einen positiven letzten Eindruck beim ausscheidenden Mitarbeiter zu hinterlassen, sodass die Verabschiedung in einer harmonischen Atmosphäre gelingt. Inhaltlich gliedert sich das Exit-Management in die Prozesse des technischen (=systematischen) und des sozio-emotionalen Offboardings. Während bei letzterem der verbleibende Eindruck im Hinblick auf die Auswirkungen auf ehemalige und verbleibende Beschäftigte im Fokus steht, beschäftigt sich der technische Offboarding-Prozess mit der IT- und der Personalabteilung. Deren Zuständigkeitsbereich umfasst die fristgerechte Übergabe von Schlüsseln, betrieblichen Ausweisdokumenten sowie die Deaktivierung sensibler Firmendaten. Dabei sind die einzelnen Abläufe klar definiert, sodass keine wichtigen Aspekte in Vergessenheit geraten.

Vorteile von Offboarding

Mit einem gut strukturierten Offboarding stellen selbst nicht alltägliche Begebenheiten wie das Ausscheiden von Mitarbeitern eine gewisse Routinemäßigkeit dar. Dies bringt mehrere Vorteile mit:

Motivation steigt

Ein transparentes und klares Exit-Management gibt sowohl scheidenden Arbeitnehmern als auch dem verbleibenden Team ein Gefühl von Sicherheit und Wertschätzung. Somit ist der ausscheidende Mitarbeiter eher dazu bereit, sein Fachwissen an seinen Nachfolger zu vermitteln. Folglich nimmt die Arbeitsmoral im Betrieb zu. Da die Übergabe somit insgesamt reibungsloser und schneller verläuft, lässt sich einiges an Kosten und Zeit einsparen.

Gutes Unternehmensimage

Verlassen Arbeitnehmer mit einem guten Gefühl das Unternehmen, steigen die Chancen, dass diese auf angesehenen Plattformen, wie beispielsweise kununu, eine positive Unternehmensbewertung hinterlassen. Des Weiteren empfehlen ehemalige zufriedene Mitarbeiter das Unternehmen mit großer Wahrscheinlichkeit an Freunde und Bekannte weiter, die auf der Suche nach einer neuen Beschäftigung sind (Employer Branding). Ausgeschiedene Mitarbeiter werden zu sogenannten Marken Botschaftern und nehmen im Nachhinein einen erheblichen Einfluss auf den Ruf und den Erfolg des ehemaligen Unternehmens.

Weniger Fehler

Ein Wechsel in der Belegschaft verläuft in den meisten Fällen emotional. Mit einem gut strukturierten Offboarding sind Abläufe klar geregelt, sodass stets der Überblick bestehen bleibt. Auf diese Weise kann es nicht passieren, dass Gehaltszahlungen versehentlich weiterlaufen, obwohl Mitarbeiter das Unternehmen bereits verlassen haben. Außerdem ist mit einem umfassenden Exit-Management gewährleistet, dass alle Unterlagen von beiden Seiten aus fristgerecht übergehen. Auf diese Weise lassen sich sowohl Kosten als auch Zeit einsparen.

Ablaufplan

Grundsätzlich ist jedes Unternehmen frei in der Gestaltung seines Offboarding-Prozesses. Da es sich jedoch nicht unbedingt als einfach erweist, alle Aufgaben in einem Ablaufplan zusammenzustellen, kann sich ein exemplarischer Leitfaden durchaus als wertvolle Orientierungshilfe erweisen. Dabei lassen sich die einzelnen Inhalte beliebig ergänzen oder umstrukturieren.

1. Kontaktaufnahme mit der HR-Abteilung

Unabhängig davon, ob eine Zusammenarbeit ausgehend vom Unternehmen oder Mitarbeiter endet, ist zunächst die HR-Abteilung davon in Kenntnis zu setzen. Der zuständige HR-Manager berechnet dann den letzten Arbeitstag unter Berücksichtigung des verfügbaren Resturlaubs. Sollte der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, eine neue Stelle vor Ablauf der vereinbarten Kündigungsfrist zu besetzen, ist zu überlegen, ob ein Aufhebungsvertrag mit Freistellung vom Arbeitsplatz infrage kommt. Die Interessen des ehemaligen Mitarbeiters sollten in diesem Fall bestmöglich berücksichtigt werden, um im Exit-Management eine harmonische Atmosphäre zu wahren.

2. Ausarbeitung erforderlicher Unterlagen

Endet eine Geschäftsbeziehung klassisch mit einer Kündigung, sind zunächst einzelne Unterlagen zu erstellen. Hierzu gehören neben der letzten Gehaltsabrechnung die Meldung zur Sozialversicherung, die Steuerkarte und das Arbeitszeugnis.

Scheidet ein Mitarbeiter jedoch unerwartet durch einen plötzlichen Todesfall aus, sind folgende Tätigkeiten vorzunehmen:

• Kontaktaufnahme mit Hinterbliebenen, um zu kondolieren und den Zeitpunkt der Trauerfreier zu erfragen
• Klärung von Formalitäten (z.B. Lohnfortzahlungen, Übertragung von Firmeneigentum, Herausgabe von privaten Besitztümern am Arbeitsplatz)
• Team informieren und bei Bedarf Seelsorger kontaktieren
• Renten- und Sozialversicherung sowie die Buchhaltung in Kenntnis setzen

3. Schaffung von Transparenz

Sobald Gewissheit besteht, dass ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt, sollte der Vorgesetzte mit der Führungskraft der jeweiligen Abteilung das Gespräch suchen. Dabei ist es wichtig, die Verbreitung von Gerüchten sowie aufkommende Unruhe zu vermeiden. Für Key-Account Manager ist es wichtig, im Exit-Management-Prozess vom Mitarbeiterwechsel betroffene Kunden und Lieferanten frühzeitig zu informieren.

4. Feedbackgespräch mit ausscheidendem Mitarbeiter führen

Im letzten Mitarbeitergespräch zwischen Führungskraft und/oder HR- Manager mit dem scheidenden Mitarbeiter geht es darum, sich zunächst eine Rückmeldung aus der Sicht des ehemaligen Arbeitnehmers einzuholen sowie einen Ausblick auf den weiteren Ablauf des Offboardings zu geben.

Um künftig die Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen verbessern zu können, ist es wichtig, möglichst die Beweggründe für das Ende der Zusammenarbeit zu kennen. Dies ist besonders bei Arbeitnehmern, die weniger als ein Jahr beschäftigt waren von Bedeutung, um mögliche Nachfolger nicht aus denselben Gründen zu verlieren.

Damit im Anschluss an das Gespräch keine Fragen offenbleiben, empfiehlt es sich, vorab einen Leitfaden mit allen relevanten Inhalten auszuarbeiten. Hilfreich sind sogenannte Schlüsselkriterien, zu denen der ehemalige Mitarbeiter seine Meinung offenbart. Dies können beispielsweise einzelne Prozesse sein wie zum Beispiel:

• Onboarding
• Unternehmenskultur
• Arbeitsbedingungen
• Führungsstil
• Personalentwicklung

Die Vorbereitung des Austrittsinterviews sollte sorgfältig erfolgen, damit eine professionelle Abwicklung gelingt. Vor allem dann, wenn die Zusammenarbeit von Seiten des Unternehmens endet und der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz unfreiwillig verlässt, sollte der Gesprächsleiter keinen Freiraum für eine Diskussion über die Notwendigkeit der Kündigung lassen.

Endet die Zusammenarbeit einvernehmlich, sollte das Gespräch mit einem Dank sowie dem Angebot auf weitere Kontaktaufnahme schließen. Ein Überblick inklusive Offboarding Checkliste findet sich hier.

5. Reibungsloses Onboarding einleiten

Bevor der letzte Arbeitstag angebrochen ist, sind begonnene Tätigkeiten ordnungsgemäß zu beenden. Sofern die Nachfolge noch nicht endgültig geklärt ist, gilt es zu entscheiden, wie welche Aufgaben auf die verbleibenden Mitarbeiter verteilt werden.

Damit nicht das gesamte Fachwissen in den letzten Wochen vermittelt werden muss, empfiehlt es sich, bereits im laufenden Berufsalltag zu einzelnen Themen kurze Lernvideos zu erstellen. Diese lassen sich mit der passenden Unternehmensplattform mit geringem Aufwand einpflegen, sodass die Inhalte allen Mitarbeitern digital zur Verfügung stehen. Während neuen Mitarbeitern auf diese Weise der Einarbeitungsprozess leichter fällt, erweitern langjährige Arbeitnehmer ihr Fachwissen über die einzelnen Tätigkeitsbereiche hinaus. Zudem lohnt es sich, neuen Mitarbeitern ein Briefing mit den zentralen Aufgaben zur Verfügung zu stellen.

6. Nachfolge planen

Da jeder scheidende Mitarbeiter eine Lücke im Unternehmen hinterlässt, empfiehlt es sich, die Nachfolge mit Hilfe des Exit-Management-Prozesses möglichst rasch zu klären. Somit lassen sich Verzögerungen innerhalb einzelner Arbeitsabläufe vermeiden. Gelingt die direkte Nachfolge nicht, sollten die täglich anfallenden Aufgaben fair auf die einzelnen Mitarbeiter zu verteilen.

7. Kontaktaufnahme mit IT-Sicherheitsabteilung

Zum Ende des Exit-Management-Prozesses ist es die Aufgabe der IT- und Sicherheitsabteilung, alle Zugangsdaten des scheidenden Mitarbeiters zum Unternehmen zu deaktivieren. Hierzu gehört, dass Passwörter gesperrt und Benutzerkonten gelöscht werden. Schlüssel, Karten, Mobiltelefon und Ausweisdokumente des Unternehmens sind ebenfalls fristgerecht auszuhändigen. Hierzu gehört auch sämtliche Hardware, die dem Mitarbeiter zu Arbeitszwecken zur Verfügung gestellt wurden. Damit in der Kürze der Zeit nichts vergessen werden kann, lohnt es sich, bereits im Rahmen des Onboardings eine Liste mit allen Dingen, die zur Verfügung gestellt wurden, zu erstellen.

8. Mitarbeiter verabschieden

Sofern die Zusammenarbeit nicht aufgrund eines Fehlverhaltens endet, empfiehlt sich eine kleine Abschiedsfeier mit einer persönlichen Dankesrede. Dies erweist besonders langjährigen Mitarbeitern oder Angestellten, die sich in den Ruhestand verabschieden, eine letzte Ehre. Doch auch wenn ein längerer Mutterschutz geplant ist, ist eine gebührende Abschiedsfeier durchaus angebracht.

In diesem Rahmen bietet sich zudem die Gelegenheit, um ein Abschiedsgeschenk unter Kollegen oder einer Abteilung zu überreichen. Die Art und der Umfang der Abschiedsfeier orientierten sich letztendlich daran, unter welchen Begebenheiten der Austritt zustande kommt.

9. In Kontakt bleiben

Erfolgt eine saubere Trennung und endet die Zusammenarbeit im Guten, ist es dem scheidenden Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt möglich, erneut eine Stelle im Unternehmen zu besetzen. Ein fachlicher Austausch ist sowohl für ehemalige Angestellte als auch für das Unternehmen von Vorteil. Denn eine positive Bewertung auf angesehenen Unternehmensplattformen durch ehemalige Angestellte verbessert das Ansehen enorm. Zudem ist es für frühere Mitarbeiter möglich, bestehende Arbeitskontakte weiterhin zu pflegen.

Häufige Fehler beim Exit-Management

Mit zunehmender Flexibilität am Arbeitsplatz werden Angestellte zunehmend stärker mit dem eigenen Unternehmen vernetzt. Kommt es dann zu einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses, gilt es seitens der IT-Abteilung einige Aspekte zu berücksichtigen, um die Sicherheit sowie Betriebsgeheimnisse des Unternehmens zu wahren. Einen Überblick über die häufigsten Fehlerquellen im Exit-Management findet sich hier:

Fachwissen geht verloren

Jeder Mitarbeiter bereichert mit seiner individuellen Persönlichkeit das Unternehmen auf seine eigene Weise. Kommt es zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses, geht nicht nur ein wichtiges Teammitglied verloren, sondern auch dessen Kernkompetenz. Wird der Offboarding-Prozess erst verspätet in Gang gesetzt, ist es kaum möglich, in der Kürze der Zeit das gesamte Knowhow an den Nachfolger zu vermitteln.

Zu wenig Zeit kalkulieren

Da das Offboarding kein fester Bestandteil des unternehmerischen Alltags ist, wird gerne dringenderen Projekten Vorrang gewährt. Dies hat häufig zur Folge, dass der Aufwand für die Organisation der Abschiedsfeier unterschätzt wird und dadurch wertvolle Zeit verloren geht. Dies gilt auch für letzte Gespräche unter den einzelnen Führungsebenen. Drängt die Zeit, sind diese häufig nicht mehr möglich, da schlichtweg die Möglichkeiten fehlen, oder die jeweiligen Führungskräfte anderweitig verhindert sind. Ein unprofessioneller letzter Eindruck schlägt nicht nur auf die Stimmung des ausscheidenden Angestellten, sondern trübt auch die Gefühlslage verbleibender Mitarbeiter.

Vernachlässigung des Datenschutzes

Da Angestellte im Laufe Ihrer Geschäftsbeziehungen unmittelbar Kenntnis von sensiblem Unternehmensdaten und Betriebsgeheimnissen erlangen, ist ein Arbeitsplatzwechsel stets auch mit einem Risiko für den Datenschutz des Unternehmens verbunden. Eine mangelnde Struktur im Exit-Management kann schnell dazu führen, dass ehemalige Mitarbeiter noch nach ihrem Austritt Zugang zu Benutzerkonten haben. Da dies schlimmstenfalls erhebliche Nachteile für das Unternehmen bedeuten kann, sollte der Datenschutz stets eine zentrale Bedeutung innerhalb des Offboarding-Prozesses einnehmen.

Fehlende Wertschätzung

Fühlt sich der ausscheidende Mitarbeiter nicht ausreichend wertgeschätzt, kann sich dies im Nachhinein negativ auf das Unternehmensimage auswirken. Gründe für ein Gefühl an mangelnder Wertschätzung im Rahmen des Exit-Management-Prozesses sind zum Beispiel:

• Ausbleibende oder zu kurze Abschiedsfeier
• Kein klarer Leitfaden zum genauen Ablauf des Offboardings
• Unpersönliches Arbeitszeugnis

Mangelnde Transparenz zwischen Abteilungen und Dritten

Damit scheidende Mitarbeiter ein persönliches Arbeitszeugnis erhalten können, benötigt der zuständige HR-Manager innerhalb des Exit-Management-Prozesses individuelle Informationen wie zum Beispiel:

• Zuständigkeitsbereich
• Arbeitsmoral
• Arbeitsleistung
• Teamfähigkeit

Scheuen sich einzelne Führungskräfte davor, das Gespräch mit der betroffenen Abteilung oder den jeweiligen Mitarbeitern zu suchen, führt dies häufig zu Unsicherheit, Unmut und einem schlechten Betriebsklima. Ebenso wirkt es unprofessionell, wenn Kunden und Lieferanten unvorhergesehen mit einem neuen Ansprechpartner konfrontiert werden.

Denn Kommunikation und Transparenz untereinander sind der Schlüssel für einen erfolgreichen Berufsalltag.

FAQ:

Was ist das Gegenteil von Offboarding?

Das Gegenstück zum Offboarding bildet das Onboarding. Dies beschreibt die Eingliederung von neuen Mitarbeitern in das Unternehmen und umfasst alle Maßnahmen, die die Einarbeitung am Arbeitsplatz erleichtern.

Wie lange dauert ein Offboarding?

Wie zeitintensiv das Offboarding ausfällt, orientiert sich zunächst daran, wann das jeweilige Unternehmen vom Ausscheiden des Mitarbeiters Kenntnis erlangt und welche Gründe vorliegen. Verabschiedet sich ein Mitarbeiter beispielsweise in den Ruhestand, empfiehlt es sich, das Exit-Management wenige Monate zuvor in Gang zu setzen. Ist ein Mitarbeiter beispielsweise verhaltensbedingt fristlos zu kündigen, bleibt hingegen nur wenig Zeit für die Organisation des Offboardings. Endet die Zusammenarbeit klassisch auf Grundlage der regulären Kündigungsfrist, bleiben rund vier Wochen für die Abwicklung des Exit-Management-Prozesses. Wichtig ist, dass die Organisation zum nächstmöglichen Zeitpunkt erfolgt, sodass keine wesentlichen Bestandteile in Vergessenheit geraten.

Was versteht man unter Offboarding?

Offboarding beschreibt den Prozess, den sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter zum Ende ihrer Geschäftsbeziehung durchlaufen. Hierzu gehören alle Abläufe, die im Rahmen einer professionellen und effizienten Ausgliederung von Mitarbeitern anfallen. Bestenfalls lässt sich ein reibungsloser Übergang zum Onboarding eines Nachfolgers erreichen.

Wie kündige ich einen Mitarbeiter?

Ist die Entscheidung für die Kündigung eines Mitarbeiters gefallen, sind zunächst die erforderlichen Kriterien für eine rechtswirksame Abwicklung zu überprüfen. Hierzu gehört, dass die Kündigung entweder betriebsbedingt, personen- oder verhaltensbedingt erfolgt.

Außerdem ist überwiegend die im Arbeitsvertrag geregelte Kündigungsfrist einzuhalten, nur in Ausnahmefällen lässt sich das Arbeitsverhältnis fristlos beenden. Um dem jeweiligen Mitarbeiter ein gewisses Maß an Wertschätzung entgegenzubringen, empfiehlt es sich, die Kündigung in einem persönlichen Gespräch offen und ehrlich darzulegen. So lassen sich Missverständnisse ausräumen und Rückfragen klären. Auf die Kündigung per E-Mail oder den Postweg sollte besser verzichtet werden.

Für wen ist Offboarding wichtig?

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, ist ein professionelles Exit-Management für beide Seiten von großer Bedeutung. Bleiben Uneinigkeiten aus, spart dies nicht nur Zeit, sondern auch enorme Kosten für eventuelle Rechtsstreitigkeiten. Zudem profitieren Unternehmen infolge einer einvernehmlichen Trennung davon, dass scheidende Mitarbeiter ihr Fachwissen bereitwillig an ihre Nachfolger weitergeben. Zudem können zufriedene Mitarbeiter das Image von Unternehmen durch Weiterempfehlungen fördern. Verläuft die Trennung harmonisch, besteht für frühere Mitarbeiter die Möglichkeit, dem Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt erneut beizutreten. Bleiben Unstimmigkeiten aus, ist der Kopf frei für die bevorstehenden Herausforderungen am neuen Arbeitsplatz.