Mahnung schreiben: So kommen Sie an Ihr Geld

Wenn Kunden nicht zahlen, kann es vor allem für Kleinunternehmer schnell ums finanzielle Überleben gehen. Wer jetzt eine Mahnung schreiben will, sollte alle Tipps im Artikel beachten. Und bei der Zahlungserinnerung immer mögliche Verzugszinsen beachten.

Mahnung schreiben: Wenn die Rechnung nicht bezahlt wird

Der Auftrag ist beendet und die Rechnung wurde bequem online als PDF versendet. Ein schönes Gefühl für Sie als Unternehmer. Bald füllt sich das eigene Konto. Umso ärgerlicher ist, wenn die Rechnung nicht in der vereinbarten Zeit beglichen wird.

Mahnung schreiben: In 4 Schritten sein Geld einfordern

Wichtig: Bei Zahlungsverzug nicht gleich mit der Holzhammer-Methode vorgehen und in rüdem Ton das Honorar verlangen oder sogar mit einem Mahnverfahren drohen. Es geht cleverer.

In den hier kurz vorgestellten 4 Schritten.

1. Schritt: Eine nett formulierte Zahlungserinnerung verfassen und die offene Rechnung erwähnen.
2. Schritt: Eine erste Mahnung mit freundlichem Hinweis an den Schuldner
3. Schritt: Eine zweite Mahnung schreiben mit dringend formulierter Bitte, das Geld zu überweisen. Zusätzlich die Androhung, einen Anwalt einzuschalten und ein gerichtliches Mahnverfahren zu eröffnen.
4. Schritt: Das Mahnverfahren einleiten

Mahnung schreiben: Eine Zahlungserinnerung in freundlichem Ton

Ein sehr wichtiger Punkt, weil Sie sich vom Kunden in den meisten Fällen bestimmt Folgeaufträge wünschen. Der regelmäßige Geldeingang aufs Konto macht schließlich jeden glücklich. Egal, ob man Angestellter ist oder als Kleinunternehmer seine Brötchen verdient.

Also formulieren Sie bitte zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung. Bester Zeitpunkt: Am ersten Tag nach Verstreichen der Zahlungsfrist.
Wenn also bis zum Begleichen der Rechnung 14 Tage Zeit vereinbart wurden, können Sie am 15. Tag eine Zahlungserinnerung versenden. Auch eine Mahnung schreiben ist prinzipiell schon möglich.

Es gibt aber für Ihren Schuldner nachvollziehbare Gründe, einmal eine Rechnung zu vergessen. Krankheit oder Urlaub eines Verantwortlichen beziehungsweise eine zu starke berufliche Belastung können zu diesem Vergessen beitragen. Das passiert im Geschäftsleben auch ohne böse Absicht.

Diese Punkte müssen in einer Mahnung enthalten sein

Falls nach der Zahlungserinnerung immer noch nicht gezahlt wurde, sollten Sie eine erste Mahnung schreiben. Im Tonfall dringender aber immer noch ohne weitere Androhung von Rechtsmitteln.

Folgendes muss dem Schuldner zwingend mitgeteilt werden:

• klar den Zahlungsverzug benennen (genaues Datum angeben, bis wann Zahlung hätte erfolgen sollen)
• einen Bezug zur Rechnung herstellen (Rechnungsnummer angeben)
• dem Schuldner die offene Summe mitteilen
• In der E-Mail oder im Brief klar machen, dass es sich um eine Mahnug handelt (in der Betreff-Zeile oder als Überschrift auf dem Post-Dokument)
• am besten sogar „1. Mahnung“ draufschreiben.
• eine neue Zahlungsfrist setzen (weitere 5 bis 10 Tage Zeit)

Das Formulieren von Mahnungen können Sie selbst sehr leicht vornehmen oder sich von einer speziellen Buchhaltungssoftware helfen lassen.

Wichtig ist aber, dass die Zahlungserinnerung bei Ihrem Kunden auch angekommen ist. Also bei der E-Mail den Bereich „gesendet“ überprüfen ober auf dem Postwege das Einschreiben mit Rückschein nutzen.

Mahnung schreiben oder besser eine Zahlungserinnerung?

Wie gesagt: Mit Freundlichkeit kommen Sie in vielen Fällen besser weiter und es kann ja reele Gründe für den Schuldner geben, warum Ihre offene Rechnung nicht beglichen wurde.

Falls es später in einem Mahnverfahren vor Gericht gehen sollte, spielt es aber keine Rolle, ob zuerst eine Zahlungserinnerung oder sofort eine Mahnung geschrieben wurde. Entscheidend ist, dass der Zahlungsverzug klar benannt wurde.

Mahnung Vorlage: Muster für Gläubiger

Ideal bei Stress mit zahlungsfaulen Kunden. Wenn Sie als Gläubiger eine offene Rechnung eintreiben möchten, muss eine Zahlungserinnerung oder ein Mahnschreiben aufgesetzt werden. Ein erster unverzichtbarer Schritt für ein späteres Mahnverfahren.

Gehen Sie am besten nach dieser Reihenfolge vor:

• Zahlungserinnerung (freundlicher Tonfall)
• Erste Mahnung (Dringlichkeit erhöhen)
• Zweite Mahnung (Drohung mit Rechtsanwalt oder Gericht)

Ihr Kunde zahlt nicht trotz Zahlungsfrist auf der Rechnung? Dann sollten Sie am ersten Tag nach dem Fälligkeitsdatum eine höfliche Zahlungserinnerung verfassen. Ohne Ausrufezeichen, das wirkt unhöflich.

Es muss nicht unbedingt eine neue Zahlungsfrist angegeben werden. Schauen Sie einfach 3 oder 4 Werktage später auf Ihr Konto. Gerade bei langjährigen Kunden sollte die Angelegenheit schnell erledigt sein.

Bitte beachten Sie: Ihr Kunde kann wichtige Gründe haben, nicht zu zahlen. Die Rechnung kann verloren gehen, schlicht vergessen werden oder er hat aktuell Zahlungsschwierigkeiten. Dass Ihr Kunde Sie betrügen will, ist natürlich auch möglich.

Mahnung: Vorlage für Zahlungserinnerung (Beispiel-Text)

Hier zum Download

Mahnung Vorlage: Erste Mahnung

Zahlt Ihr Kunde immer noch nicht, erhöhen Sie die Dringlichkeit und setzen Sie ihm eine Zahlungsfrist von 5 bis 10 Werktagen.
Wenn Sie also an einem Montag ein Mahnschreiben aufsetzen, sollte Ihr Schuldner bis Montag nächster Woche oder spätestens Freitag nächster Woche das Geld überwiesen haben. Kein Muss aber rechtlich möglich und in der Mahnung Vorlage enthalten ist die Erhebung von Verzugszinsen.

Musterermahnung: So sollte Ihre Mahnung aufgebaut sein:

• Betreff-Zeile und/oder Überschrift: „Mahnung“
• aktuelles Datum
• Ihre Adresse
• Adresse Ihres Kunden
• Text mit Dringlichkeit zur Bezahlung
• dass die Rechnung betreffende Produkt/Dienstleistung erwähnen
• Rechnungsnummer sowie ursprüngliches Rechnungsdatum und Betrag
• die neue Zahlungsfrist 5 bis 10 Werktage später

Mahnung: Vorlage für erste Mahnung (Beispiel-Text)

Hier zum Download

Was muss in zweiter Mahnung stehen?

Einige Schuldner sind frech und wollen partout nicht zahlen. Vielleicht sind Sie ja Kleinunternehmer und diese nehmen Sie als Gläubiger nicht ernst. Wie auch immer: Sie müssen jetzt eine zweite Mahnung schreiben.

Grundsätzlich im selben Stil wie die erste Mahnung. Ab sofort sollten Sie aber zusätzlich mit Rechtsanwalt, Gericht oder Inkassounternehmen drohen.

Übrigens: Die Anzahl der Mahnungen ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Eine Mahnung reicht in der Regel aus, um später den Gang vor Gericht nutzen zu können. Es kommt aber öfters vor, dass sogar drei Mahnungen versendet werden. Das können Sie als Gläubiger selbst entscheiden.

Wichtiger Hinweis: Falls eine zweite oder dritte Mahnung erfolgt, sollten Sie bis zur Zahlung der offenen Beträge die Arbeiten für den Kunden einstellen.

Angst vor der zweiten Mahnung?

Viele Unternehmer fürchten sich vor der zweiten Mahnung. Denn die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass damit ein Kunde für immer verloren geht.
Besser ist manchmal ein Griff zum Telefon. Um freundlich aber mit Nachdruck noch einmal an die offene Rechnung zu erinnern.

Idealer Termin: Nach der ersten und vor der zweiten Mahnung.

Bedenken Sie: Der Gang zum Anwalt, vor Gericht oder die Einschaltung von Inkassofirmen kostet auch Sie viel Zeit und Nerven.
Manchmal können Sie sich alle Mühe mit Rechnungsvorlage als Muster oder die Musterermahnung sparen und sich via Telefon gütlich einigen. Welche Strategie erfolgreich sein kann, zeigen die nachfolgenden 5 Tipps.

5 Tipps, Schuldner am Telefon zu überzeugen

1. Verständnis zeigen:
   Freundlich und gelassen ins Gespräch einsteigen und auf die Argumente des Schuldners und seine Situation eingehen.
2. Ausreden lassen:
   Zur Freundlichkeit gehört, den Schuldner nicht zu unterbrechen. Oft stecken Zahlungsschwierigkeiten hinter einer offenen Rechnung. Diese sind ihm meist selbst peinlich und er möchte den Sachverhalt ausführlich erklären.
3. Lösungen finden:
   Bei allem Verständnis sollten Sie mit ruhiger fester Stimme sprechen und gemeinsam mit Ihrem Kunden nach Lösungen suchen. Sie als Gläubiger sollten immer zugänglich bleiben, aber konsequent in der Sache. Als Kulanz können Sie eventuell auf fällige Verzugszinsen verzichten.
4. Grenzen setzen:
   Trotzdem nicht vom Schuldner einlullen lassen. Wenigstens auf Teilzahlung der Schulden bestehen. Schriftlich fixieren lassen, wann genau die Restschuld beglichen wird.
5. Optimale Vorbereitung:
   Sie als Gläubiger müssen exakt wissen, was Ihnen der Schuldner noch bezahlen muss, inklusive Verzugszinsen. Kundennummer und was er Ihnen an Leistungen für Produkte oder Dienstleistungen genau schuldet, muss natürlich auch parat sein. So erzeugen Sie bei Ihrem Schuldner ein stärkeres Problembewusstsein.

Mahnung Vorlage: Zweite Mahnung

Der richtige Zeitpunkt für die zweite Mahnung: Spätestens zwei Wochen nach der ersten Mahnung. Der Aufbau kann sich an der ersten Mahnung orientieren, sollte aber den Ernst der Lage widerspiegeln. Bei Bedarf können wie im Beispiel-Text Verzugszinsen berechnet werden.

Das bedeutet: Sie kündigen jetzt ein gerichtliches Mahnverfahren oder die Einschaltung von einem Inkasso-Unternehmen an, falls Ihr Kunde weiterhin nicht zahlen sollte. Immerhin ist es das vierte Schreiben mit Aufforderung zur Zahlung (ursprüngliche Rechnung, Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung)

Mahnung: Vorlage für zweite Mahnung (Beispiel-Text)

Hier zum Download

Thema Verzugszinsen

Sie haben als Gläubiger Anspruch auf Verzugszinsen. Bei Verbrauchergeschäften (Kaufmann – Verbraucher) gilt seit 1. Juli 2018 ein Satz von 4,12 Prozent pro Jahr. Bei Handelsgeschäften (Kaufmann – Kaufmann) beträgt der Satz ab diesem Datum 8,12 Prozent pro Jahr.

Das Portal Mahngerichte.de ist ein gemeinsamer Auftritt von Mahngerichten deutscher Bundesländer. Er bietet ohne Gewähr einen ersten Überblick, wie viele Verzugszinsen Ihnen zustehen.

Verzugszinsen berechnen

Adresse des Anbieters:
Justizverwaltung Nordrhein-Westfalen
Verfahrenspflegestelle Mahnverfahren
beim Amtsgericht Hagen
Hagener Str. 145
58099 Hagen

Der Riesen-Vorteil erfolgreicher Telefongespräche

Haben Sie Ihren Schuldner überzeugt? Wunderbar. Vergessen Sie jetzt die Mahnung Vorlage, Musterermahnung, die Rechnungsvorlage oder den Gang zum Anwalt oder zum Amtsgericht fürs Mahnverfahren.

Bei gütlicher Einigung bekommen Sie einen Teil der Schuld sofort überwiesen und den nächsten Teil nach Vereinbarung in einem verabredeten Zeitraum.

Im besten Fall ist Ihr Kunde in ein paar Monaten wieder zahlungsfähig und ordert bei Ihnen neue Aufträge. Das könnte der Beginn einer tiefen Geschäftsbeziehung sein, weil sich Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem Kunden aufgebaut hat.

Und vergessen Sie nicht: Wenn Ihr Kunde nicht zahlen kann, bekommen Sie ohnehin erst einmal kein Geld. Auch deshalb kann es in einigen Fällen sinnvoll sein, zuerst den telefonischen Weg einer außergerichtlichen Einigung zu suchen.

Gerichtliches Mahnverfahren und mehr: 3 Optionen für Sie als Gläubiger

• Gerichtliches Mahnverfahren beim Amtsgericht
• Zivilklage mit Rechtsanwalt
• Einschaltung einer Inkasso-Firma

Wenn es partout zu keiner Einigung kommt, beantragen Sie ein Mahnverfahren bei Ihrem zuständigen Amtsgericht. Weiterer Vorteil: Die Verjährungsfrist wird unterbrochen. Diese beträgt laut § 195 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) grundsätzlich 3 Jahre und wird durch ein Mahnverfahren verlängert.

Also einfach den Mahnantrag mit Hilfe einer Musterermahnung ausfüllen und dem Gericht übermitteln. Das ist auch online möglich. Ihr Schuldner bekommt dann den Mahnbescheid vom Gericht zugeschickt und in den meisten Fällen bekommen Sie nun Ihr Geld (jedenfalls bei Zahlungsfähigkeit).

Problem: Wenn Ihr Schuldner sich weigert, diesen Mahnbescheid zu akzeptieren. Dann hilft nur noch eine Zivilklage und Sie müssen einen Rechtsanwalt einschalten, um in einem Prozess ihre Forderungen durchzusetzen. Diese Klage ist manchmal sogar besser als ein längeres Mahnverfahren. Die Gebühren für Zivilklage/Mahnverfahren müssen Sie allerdings zunächst selbst entrichten.

Auf mahnportal.de, dem gemeinsamen Auftritt der Mahngerichte der Bundesländer, können Sie unverbindlich die möglichen Kosten für ein Mahnverfahren berechnen lassen.

Mahnung schreiben: Gerichtliches Mahnverfahren als letzter Schritt

Sie können nun selbst oder über Ihren Rechtsanwalt ein ordentliches Mahnverfahren bei Ihrem zuständigen Amtsgericht beantragen. Das ist sogar online möglich, kann aber auch klassisch per Post erfolgen.

Kosten für Mahnverfahren unverbindlich berechnen

Dritte Option: Ein Inkasso-Unternehmen einschalten. Das kann sinnvoll im Rahmen einer außergerichtlichen Einigung sein.

Tipp: Vereinbaren Sie im Zweifel eine erfolgsabhängige Kooperation. Nur wenn das Inkasso-Unternehmen tatsächlich Ihre Forderungen eintreibt, müssen Sie ein Honorar zahlen.

Oft kaufen Ihnen diese Firmen alternativ Forderungen ab und zahlen Sie mit einem Teil der Forderungen aus. Sie haben dann mit der Angelegenheit nichts mehr zu tun.

Häufige Konsequenz: Das Ende der geschäftlichen Beziehung

Die Erfahrung zeigt: Jetzt bezahlen die meisten Schuldner ihre offenen Rechnungen. Aber Vorsicht, bevor Sie diesen letzten Schritt wirklich tätigen. Denn in der Regel beendet Ihr Kunde nach Eröffnung des Mahnverfahrens die Zusammenarbeit. Wer als Kleinunternehmer oder generell als unternehmerisch aktive Persönlichkeit seinen unter Umständen wichtigsten Kunden verliert, gerät schnell in die Gefahr einer Insolvenz.

Der Kunde ist in den meisten Fällen verloren

Eine wahrscheinliche Folge des Mahnverfahrens: Sie verlieren Ihren Kunden. Das sollte Ihnen klar sein, wenn Sie die drei vorgestellten Optionen durchziehen, nachdem Sie mit der richtigen Mahnung Vorlage in drei Schritten sowie dem möglichen Telefongespräch keinen Erfolg hatten.

Ist der Kunde existenzsichernd?

Falls es sich um einen Großkunden handelt, der Ihnen praktisch die Existenz sichert, müssen Sie den Sachverhalt abwägen. Verpflichtet sind Sie zu nichts. Aber in Zukunft ist Ihr Ruf als seriöser Geschäftsmann in Gefahr, wenn Sie berechtigte Forderungen und offene Rechnungen einfach akzeptieren und letztendlich ohne Bezahlung arbeiten.

Der ultimative letzte Tipp vor Eröffnung des Mahnverfahrens

Sie sollten sich fragen, wie wichtig Ihnen der Kunde ist. Hat er in der Vergangenheit viele Aufträge vergeben und immer pünktlich gezahlt und verspricht er Ihnen die Begleichung in einem überschaubaren Zeitraum, können Sie durchaus eine Frist gewähren und noch einmal stillhalten.

Falls Sie aber schon in der Vergangenheit Probleme mit diesem Kunden hatten und dieser ohnehin nicht zu Ihren wichtigsten Kunden zählt, sollten Sie nicht zögern und den Weg vor Gericht einschlagen.

Was bringt Ihnen ein gerichtliches Mahnverfahren?

Vor allem drei Gründe sprechen für das Mahnverfahren als letzte Möglichkeit.

• Erster Grund:
  Der Schuldner erkennt nun die Dringlichkeit, endlich die offene Rechnung zu bezahlen. Inklusive Verzugszinsen bei zeitlicher Verzögerung. Ein Mahnbescheid und der Vollstreckungsbescheid sind immer gute Argumente.
• Zweiter Grund:
  Das Mahnverfahren ist immer erforderlich, um eine mögliche Vollstreckung durchzuführen. Da kann es um eine Kontopfändung gehen oder der Gerichtsvollzieher erledigt seine Arbeit direkt bei Ihrem Schuldner.
• Dritter Grund:
  Wenn es momentan nicht möglich ist, Geld vom Schuldner zu bekommen (zum Beispiel weil dieser zahlungsunfähig ist), sichern Sie sich mit einem Titel zu Mahnbescheid und Vollstreckungsbescheid eine Verlängerung Ihrer Forderung auf 30 Jahre.

Juristischer Hintergrund: Zunächst muss der Mahnbescheid beantragt werden. Dieser führt zur Eröffnung eines Mahnverfahrens. Wird der Mahnbescheid dem Schuldner zugeführt, kann dieser Widerspruch gegen die Forderung erheben. Falls dem Mahnbescheid nicht innerhalb von zwei Wochen widersprochen wird, können Sie beim zuständigen Mahngericht den Vollstreckungsbefehl beantragen, welcher wie erwähnt 30 Jahre gültig bleibt.

Video: Rechnung stellen und Mahnungen

Die Zwangsvollstreckung ist rechtsgültig? Gut für Sie als Gläubiger!

Der Vollstreckungsbescheid ermöglicht Gläubigern, sofort mit der Zwangsvollstreckung zu beginnen. Er ist rechtsgültig. Egal, ob dieser per Post oder durch den Gerichtsvollzieher zugestellt wird. Wer sich für den Gerichtsvollzieher entscheidet, kann sofort damit beginnen, seine monetären oder sonstigen Forderungen durchzusetzen und muss nicht mehr extra eine Mahnung schreiben.

Der Schuldner seinerseits muss mit Einschränkungen der Bonität rechnen. Das kann bedeuten, dass seine Kreditwürdigkeit sinkt und er im Zweifel überhaupt kein Geld mehr von Banken oder sonstigen Kreditgebern geliehen bekommt.

Wann sollte ein Inkasso-Unternehmen eingeschaltet werden?

Gut, wenn Sie eine außergerichtliche Einigung bevorzugen. Sie erteilen den Inkassospezialisten eine Vollmacht, die Forderungen einzutreiben. Alternative: Sie treten die Forderungen an das Inkasso-Unternehmen ab. Sie bekommen dann einen Teil des geforderten Geldes von den Inkassoprofis selbst und haben nichts mehr mit der Angelegenheit zu tun.

Vorteile von Inkasso-Unternehmen

• langjährige Erfahrung im Eintreiben von Forderungen
• kostengünstig, weil oft erfolgsabhängig (bei Misserfolg entstehen keine Kosten)
• hartnäckiges Vorgehen gegenüber Schuldnern
• Kreativität, um Beträge einzutreiben

Nachteile von Inkasso-Unternehmen

• Branche hat schlechtes Image
• Immobilien können von solchen Firmen nicht eingetrieben werden
• keine Hilfe bei umstrittenen Forderungen (Rechtsanwalt besser)
• keine Vertretung vor Gericht (Rechtsanwalt zwingend vorgeschrieben)

Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V.
vertreten durch die Präsidentin Kirsten Pedd
Friedrichstraße 50-55
10117 Berlin
Tel.: +49 30 206 07 36-0
Fax: +49 30 206 07 36-33
E-Mail: bdiu@inkasso.de
Internetauftritt

Video: Inkasso: so haben Inkassobüros keine Chance | WDR

Fazit

Es ist immer ärgerlich und kann nicht nur für Kleinunternehmer existenzbedrohend sein, wenn Kunden Rechnungen nicht bezahlen. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, das genaue Procedere zu beachten, wenn Sie eine Mahnung schreiben müssen.

Eine korrekt formulierte Mahnung Vorlage hilft Ihnen, um mit den richtigen Worten Schuldner zur Begleichung Ihrer Forderungen zu bewegen. Ähnlich im Stil, aber immer einen Tick anders formuliert. Dringender und fordernder, wenn der Schuldner auf die ersten Mahnungen nicht reagierte. Im Zweifel auch unter Androhung rechtlicher Schritte vom Mahnverfahren bis zu einer Zivilklage.

Ob sich ein Mahnverfahren für den Gläubiger lohnt, kann dieser nur individuell entscheiden. Schließlich ist in den meisten Fällen die Geschäftsbeziehung beendet, sobald Anwälte oder Gerichte in Stellung gebracht werden.

Die hier vorgestellte Variante mit freundlicher Zahlungserinnerung und zwei oder drei folgenden eigentlichen Mahnungen hat sich in der geschäftlichen Praxis bewährt. Diese führt in sehr vielen Fällen dazu, dass die offenen Beträge auf das Konto des Gläubigers überwiesen werden.

Ganz nach Wunsch kann fürs Mahnung schreiben eine Buchhaltungssoftware benutzt werden oder man hält bereits Rücksprache mit seinem Rechtsanwalt, den jeder Geschäftsmann ohnehin als Ansprechpartner haben sollte. Dieser kann bereits wertvolle Hinweise geben, mit welchen Mitteln der säumige Kunde zum Überweisen der Schuld gedrängt werden kann.

Der letzte Schritt, das gerichtliche Mahnverfahren, sollte trotzdem gut überlegt sein. Vor allem, wenn es sich um Kunden handelt, die in der Vergangenheit immer pünktlich bezahlt haben und vielleicht nur aktuell Probleme haben, sofort die offenen Rechnungen zu begleichen.

In diesen Fällen kann es sich lohnen, als Dienstleister etwas abzuwarten, um bald wieder mit vielen neuen Aufträgen versorgt zu werden. Denn die Einschaltung von Gerichten oder alternativ Inkasso-Unternehmen ist dann auch meistens das Ende der geschäftlichen Beziehung.

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