Zwischen beruflicher Verpflichtung und privater Reiseabsicht liegt oft nur ein schmaler Grat – zumindest aus steuerlicher Sicht. Wer trägt die Kosten? Was darf abgerechnet werden? Und worauf achtet das Finanzamt ganz besonders? Ein Blick hinter die Kulissen der Reisekostenabrechnung – mit überraschenden Fallstricken und praktischen Tipps.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Definition: Dienstreise oder Privatvergnügen? – Was unter Reisekosten wirklich fällt
Reisekosten sind Aufwendungen, die im Zusammenhang mit beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten entstehen – also wenn Beschäftigte außerhalb ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte unterwegs sind. Dazu zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und sonstige Reisenebenkosten. Entscheidend für die Absetzbarkeit ist der berufliche Anlass der Reise – private Anteile müssen klar getrennt und dürfen nicht steuerlich geltend gemacht werden. Die korrekte Abrechnung erfolgt nach den Vorgaben des Einkommensteuergesetzes und unterliegt strengen Prüfstandards durch Arbeitgeber und Finanzbehörden.
Zum Begriff „Auswärtstätigkeit“
Unter „beruflich bedingter Auswärtstätigkeit“ fasst das Finanzamt seit dem Jahr 2008 den geläufigen Begriff der Dienstreise sowie der Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit zusammen. Eine solche Tätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer beruflich zeitweise außerhalb seiner Wohn- und nicht an einer regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird.
Der Begriff findet ebenfalls Anwendung, wenn der Beschäftigte in seinem Berufsalltag normalerweise an ständig wechselnden Arbeitsstätten oder prinzipiell mit einem Fahrzeug tätig ist.
Reisekosten sind Aufwendungen, die im Zusammenhang mit beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten entstehen – also wenn Beschäftigte außerhalb ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte unterwegs sind. (Foto: AdobeStock – 497281128 Drazen)
Reisekosten zählen zu den Betriebsausgaben von Unternehmen bzw. Selbstständigen. Wenn nicht anders im Arbeitsvertrag geregelt, erstatten Arbeitgeber diese Aufwendungen einem mit einer Auswärtstätigkeit beauftragten Mitarbeiter, und zwar steuerfrei. Falls nicht, sind die Arbeitnehmer berechtigt, die Reisekosten bei der Steuererklärung als Werbungskosten anzugeben.
Zur Pendler-Sonderregelung
Die Pendler- bzw. Entfernungspauschale bezeichnet die Kosten, die für die Fahrten zwischen Wohn- und Tätigkeitsstelle anfallen. Mit „Tätigkeitsstelle“ war bis Jahresbeginn 2014 der Begriff „Arbeitsstätte“ gemeint.
Die Pendlerpauschale gehört auch seit dieser Reform im Reisekostenrecht ausdrücklich nicht zur Reisekostenabrechnung, da sie nicht bei Geschäftsreisen für ein Unternehmen entstehen. Arbeitnehmer können sie dagegen ebenfalls als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung angeben.
Im Fall eines Vorstellungsgesprächs können Bewerber den Arbeitgeber nach einer Erstattung fragen. Ansonsten zahlt die Agentur für Arbeit die Fahrt- oder zusätzlichen Kosten.
Schwierige Abgrenzung
Während einer dienstlichen Reise kann es vorkommen, dass der Beschäftigte Aufwendungen hat, die auf privaten Bedürfnissen beruhen. In diesem Fall sind die Ausgaben per Schätzung voneinander zu trennen, da lediglich die beruflich begründeten abzugsfähig sind. Ist keine nachvollziehbare Schätzung möglich, entfällt die Steuerabzugsberechtigung.
Eine weitere Voraussetzung dafür, dass beruflich bedingte Reisen bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers Geltung finden, ist, dass dieser über den Grund, die Dauer und die Route der einzelnen Unternehmungen genau Protokoll führt. Die Aufzeichnung erfolgt vor allem mithilfe eines Fahrtenbuchs und der Sammlung von Hotelgebühren, Tankbelegen usw.
Tabelle: Inhalte eines ordnungsgemäß ausgefüllten Fahrtenbuchs
Ein Fahrtenbuch dient dem genauen Nachweis über die Nutzung eines Fahrzeugs – insbesondere zur Unterscheidung zwischen privaten und dienstlichen Fahrten. Damit es vom Finanzamt anerkannt wird, müssen alle relevanten Angaben vollständig, zeitnah und manipulationssicher dokumentiert werden. Die folgende Tabelle zeigt, welche Inhalte ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch enthalten muss und welche Angaben dabei besonders sorgfältig ausgefüllt werden sollten.
| Nr. | Inhalt | Beschreibung | Hinweis zur Ausfüllung |
|---|---|---|---|
| 1 | Datum der Fahrt | Tag, an dem die Fahrt stattgefunden hat | TT.MM.JJJJ-Format, jede einzelne Fahrt separat eintragen |
| 2 | Startzeit / Abfahrtszeit | Uhrzeit bei Fahrtbeginn | Optional, erhöht aber die Nachvollziehbarkeit |
| 3 | Zielzeit / Ankunftszeit | Uhrzeit bei Fahrtende | Optional, besonders bei längeren Fahrten sinnvoll |
| 4 | Startort | Ort, an dem die Fahrt begonnen wurde | Genaue Ortsangabe (z. B. Stadtteil, Straße) |
| 5 | Zielort | Ort, an dem die Fahrt endet | Eindeutige Zielbeschreibung notwendig |
| 6 | Gefahrene Kilometer (Einzelfahrt) | Strecke in Kilometern für die jeweilige Fahrt | Auf volle Kilometer aufrunden, Tachostand dokumentieren |
| 7 | Reisezweck | Konkreter beruflicher Anlass der Fahrt | Keine allgemeinen Angaben wie „Kundentermin“, sondern z. B. „Besuch Fa. Müller GmbH, Vertragsbesprechung“ |
| 8 | Aufgesuchter Geschäftspartner | Name und ggf. Firma oder Einrichtung | Zur Überprüfung des beruflichen Zusammenhangs |
| 9 | Privatfahrt (ja/nein) | Gibt an, ob es sich um eine private Nutzung handelt | Private Fahrten müssen eindeutig gekennzeichnet werden |
| 10 | Tachostand (Start) | Kilometerstand zu Beginn der Fahrt | Unverzichtbar für die lückenlose Dokumentation |
| 11 | Tachostand (Ende) | Kilometerstand am Ende der Fahrt | Muss mit den gefahrenen Kilometern übereinstimmen |
| 12 | Unterschrift (analog oder digital) | Bestätigung der Richtigkeit der Angaben | Bei digitalen Fahrtenbüchern ist eine elektronische Signatur zulässig |
| Quelle: Eigene Recherche, ein Auszug | |||
Reisekostenabzug im Detail
Wer beruflich unterwegs ist, kann die dabei entstehenden Kosten steuerlich geltend machen – allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. Der Reisekostenabzug umfasst verschiedene Positionen wie Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten sowie Reisenebenkosten. Damit die Abrechnung anerkannt wird, müssen die jeweiligen Ausgaben korrekt zugeordnet und nachvollziehbar dokumentiert sein. Die folgenden Abschnitte geben einen Überblick über die wichtigsten Abzugsmöglichkeiten und deren Voraussetzungen.
Fahrtkosten
Wer für eine Dienstreise öffentliche Verkehrsmittel oder einen Mietwagen nutzt, kann sowohl die Ticketkosten als auch Zuschläge geltend machen. Bei Fahrten mit dem eigenen Pkw besteht die Wahl zwischen einem individuell berechneten Kilometersatz (basierend auf den jährlichen Gesamtkosten) oder der Nutzung einer Pauschale. Letztere beträgt derzeit 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer.
Wird die Übernachtung inklusive Frühstück gebucht, ist der Gesamtpreis anteilig zu kürzen, da Verpflegung enthalten ist. (Foto: AdobeStock – 1006807261 lordn)
Übernachtungskosten
Wird die Übernachtung inklusive Frühstück gebucht, ist der Gesamtpreis anteilig zu kürzen, da Verpflegung enthalten ist. So sind etwa bei einem Gesamtpreis von 89,95 Euro (inkl. Frühstück) 20 % des geltenden Pauschalbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen (in Deutschland 24 Euro) abzuziehen – also 4,80 Euro.
Für Mittag- oder Abendessen erhöht sich der Abzug auf 40 %. Werden die Übernachtungskosten vom Arbeitgeber übernommen, können pauschale Abrechnungen erfolgen. Weitere Informationen und Rechenbeispiele finden sich auf der Website des Bundesfinanzministeriums.
Verpflegungsmehraufwand
Da sich tatsächliche Verpflegungskosten schwer nachweisen lassen, gelten Pauschalen:
- 6 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden
- 12 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 14 Stunden
- 24 Euro bei ganztägiger Abwesenheit (24 Stunden)
Für längere Einsätze oder Auslandsreisen gelten abweichende Pauschalen, die hier nachgelesen werden können.
Reisenebenkosten
Darunter fallen sämtliche Zusatzkosten, die im Zusammenhang mit der Dienstreise entstehen – etwa Gepäckgebühren, Park- oder Mautkosten, dienstlich bedingte Telefonate oder sogar Unfallschäden.
Wichtig ist eine genaue Dokumentation und Abgrenzung zu privaten Ausgaben. Einzelbelege sollten stets aufbewahrt werden.
Da sich tatsächliche Verpflegungskosten schwer nachweisen lassen, gelten Pauschalen (Foto: AdobeStock – 724155335 Westend61
Genauigkeit schützt vor Ärger – und sichert Vertrauen
Die möglichst akribische Angabe der mit einer Geschäftsreise verbundenen Kosten bei der Einkommenssteuererklärung spart Zeit und verhindert Missverständnisse, Komplikationen mit dem Finanzamt oder sogar Prüfungen.
Die Erstattung der Kosten durch den Arbeitgeber kann sich dagegen als unkompliziert erweisen. Arbeitnehmer sind jedoch auch in diesem Fall gut beraten, für Übersichtlich- und Nachvollziehbarkeit zu sorgen und Ausgaben zu privaten Zwecken auszusparen. Ansonsten belasten sie das Arbeitsverhältnis oder bewirken, dass es wegen Vertrauensbruch vielleicht sogar zur Kündigung kommt.
