Im Dienst oder privat unterwegs? Reisekosten und ihre Abrechnung

Reisekosten umfassen die Aufwendungen, die im Zuge einer Reise entstehen. Dazu gehören die eigentlichen Fahrt-, Übernachtungs-, Reisenebenkosten und der Verpflegungsmehraufwand. Findet die auswärtige Tätigkeit aus betrieblichen oder beruflichen Gründen statt, kann sie steuerlich Berücksichtigung finden. Die Anrechnung auf das zu versteuernde Einkommen gestaltet sich jedoch oft als schwierig, vor allem wenn die Reise private Zwecke einschließt oder entsprechende fehlen.

Zum Begriff „Auswärtstätigkeit“

Unter „beruflich bedingter Auswärtstätigkeit“ fasst das Finanzamt seit dem Jahr 2008 den geläufigen Begriff der Dienstreise sowie der Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit zusammen. Eine solche Tätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer beruflich zeitweise außerhalb seiner Wohn- und nicht an einer regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird.

Der Begriff findet ebenfalls Anwendung, wenn der Beschäftigte in seinem Berufsalltag normalerweise an ständig wechselnden Arbeitsstätten oder prinzipiell mit einem Fahrzeug tätig ist.

Reisekosten zählen zu den Betriebsausgaben von Unternehmen bzw. Selbstständigen. Wenn nicht anders im Arbeitsvertrag geregelt, erstatten Arbeitgeber diese Aufwendungen einem mit einer Auswärtstätigkeit beauftragten Mitarbeiter, und zwar steuerfrei. Falls nicht, sind die Arbeitnehmer berechtigt, die Reisekosten bei der Steuererklärung als Werbungskosten anzugeben.

Infografik: Bereitschaft zu pendeln in D-A-CH. Die Umfrage erfolgte mit knapp 5100 Befragten. Dabei zeigte sich, dass die befragten Schweizer im Vergleich zu den deutschen und österreichischen Teilnehmern pendelfreudiger waren.
Quelle: Statista (#2)

Zur Pendler-Sonderregelung

Die Pendler- bzw. Entfernungspauschale bezeichnet die Kosten, die für die Fahrten zwischen Wohn- und Tätigkeitsstelle anfallen. Mit „Tätigkeitsstelle“ war bis Jahresbeginn 2014 der Begriff „Arbeitsstätte“ gemeint. Die Pendlerpauschale gehört auch seit dieser Reform im Reisekostenrecht ausdrücklich nicht zur Reisekostenabrechnung, da sie nicht bei Geschäftsreisen für ein Unternehmen entstehen. Arbeitnehmer können sie dagegen ebenfalls als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung angeben.

Im Fall eines Vorstellungsgesprächs können Bewerber den Arbeitgeber nach einer Erstattung fragen. Ansonsten zahlt die Agentur für Arbeit die Fahrt- oder zusätzlichen Kosten.

Tabelle: Inhalte eines ordnungsgemäß ausgefüllten Fahrtenbuchs

Schwierige Abgrenzung

Während einer dienstlichen Reise kann es vorkommen, dass der Beschäftigte Aufwendungen hat, die auf privaten Bedürfnissen beruhen. In diesem Fall sind die Ausgaben per Schätzung voneinander zu trennen, da lediglich die beruflich begründeten abzugsfähig sind. Ist keine nachvollziehbare Schätzung möglich, entfällt die Steuerabzugsberechtigung.

Eine weitere Voraussetzung dafür, dass beruflich bedingte Reisen bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers Geltung finden, ist, dass dieser über den Grund, die Dauer und die Route der einzelnen Unternehmungen genau Protokoll führt. Die Aufzeichnung erfolgt vor allem mithilfe eines Fahrtenbuchs und der Sammlung von Hotelgebühren, Tankbelegen usw.

Reisekostenabzug im Detail

Verschiedene Kosten sind pauschal anzugeben oder besonders schwierig nachzuweisen. Dazu zählen zum einen im Preis inbegriffene Mahlzeiten, zum anderen verschiedene Nebenkosten wie etwa Trinkgelder. (#3)

1. Die Fahrtkosten

   Benutzen Dienstreisende ein öffentliches Verkehrsmittel oder einen Mietwagen, können sie sowohl den eigentlichen Fahrpreis als auch etwaige Zuschläge abziehen lassen. Sind sie mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs, können sie entweder einen im Einzelnen nachgewiesenen Kilometersatz aus den Gesamtkosten pro Jahr ermitteln oder eine Pauschale anrechnen lassen. Die Pauschale bei der Benutzung von Kraftwagen beträgt 0,30 Euro pro Kilometer.

2. Die Übernachtungskosten

   Bei der Erstattung von Übernachtungskosten ist zu berücksichtigen, dass sich der Betrag verringert, wenn sich der Verpflegungsanteil nicht ermitteln lässt. Zum Beispiel kann ein Beschäftigter das Angebot „Eine Übernachtung + Frühstück 89,95 Euro“ gebucht haben.

   Der Gesamtpreis ist in diesem Fall um 20 Prozent, bei Mittag- und Abendessen um 40 Prozent des für den Unterkunftsort geltenden Pauschalbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen (hierzulande 24 Euro, also 4,80 Euro Abzug) zu kürzen. Wenn der Arbeitgeber die Übernachtungskosten erstattet, sind Pauschalbeträge möglich. Weitere Informationen und Rechenbeispiele liefert die Seite des Bundesfinanzministeriums.

   

   Infografik: durchschnittliche Kosten einer Geschaeftsreise. Aus der Umfrage mit 800 Personen, die für Geschäftsreisen zuständig sind, ging hervor, dass deren Firmen im Jahr 2014 im Schnitt 307 Euro in eine Geschäftsreise investierten.
   Quelle: Statista. (#4)

3. Verpflegungsmehraufwand
   Aufgrund schwieriger steuerrechtlicher Ermittlung ist die Verpflegung bei Geschäftsreisen nur nach Pauschalen möglich:
   • bei mindestens acht Stunden sechs Euro
   • bei mindestens 14 Stunden 24 Euro
   • bei 24 Stunden 24 Euro.

   Bei längerem Aufenthalt oder bei Auslandsreisen gelten gesonderte Bestimmungen, die hier einzusehen sind.

4. Reisenebenkosten
   Hierzu gehören tatsächliche Kosten zur Beförderung und Lagerung von Gepäck, Garagen- oder Parkplatzgebühren, dienstliche Telefonate oder sogar Unfallschäden. Auch hier gestalten sich Einzelbelege und die Abgrenzung zum privaten Gebrauch als schwierig.

Tipp:

Die möglichst akribische Angabe der mit einer Geschäftsreise verbundenen Kosten bei der Einkommenssteuererklärung spart Zeit und verhindert Missverständnisse, Komplikationen mit dem Finanzamt oder sogar Prüfungen.

Die Erstattung der Kosten durch den Arbeitgeber kann sich dagegen als unkompliziert erweisen. Arbeitnehmer sind jedoch auch in diesem Fall gut beraten, für Übersichtlich- und Nachvollziehbarkeit zu sorgen und Ausgaben zu privaten Zwecken auszusparen. Ansonsten belasten sie das Arbeitsverhältnis oder bewirken, dass es wegen Vertrauensbruch vielleicht sogar zur Kündigung kommt.

Bildnachweis: © unsplash.com – Titelbild + , schwarzer.de #2 + #4 (Quelle Daten: statista), pixabay.com – #3 Mariamichelle,