Die Pandemie hat Arbeitgeber zum Umdenken bewogen, denn plötzlich war Home Office Pflicht. Nun trat erneut eine Trendwende ein: Flex Office hat sich als bessere Alternative zum Arbeiten von zu Hause aus erwiesen.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Flex Office: Besser als Home Office und klassisches Büro!
Noch vor rund zwei Jahren war es fast unmöglich, dauerhaft im Home Office zu arbeiten. Das klassische Büro war der reguläre Arbeitsplatz, an den an fünf Tagen in der Woche zurückgekehrt wurde. Arbeit von zu Hause aus erledigen? Aber nur, wenn der Angestellte dafür seine Freizeit opferte. Mit der Pandemie und der zeitweiligen Pflicht zum Home Office setzte ein Umdenken ein. Fortan war es möglich, auch von zu Hause aus effektiv zu arbeiten. Doch auch dabei zeigten sich Nachteile wie z. B. ein höherer Krankenstand der Mitarbeiter durch Überarbeitung und fehlende Freizeit. Flex Office, evtl. in Verbindung mit Desk Sharing, zeigt sich nun als aktuelle Variante, die durchaus ihre Vorteile hat.
Flex Office-Konzept und Desk Sharing in den Unternehmen
Das Flex Office schließt die Lücke zwischen Home Office und klassischem Büro. (Foto: AdobeStock – Petinovs)
Der Ursprung des heute so populären Flex Offices liegt im Silicon Valley in den USA. Mitarbeiter teilten sich dort schon vor einigen Jahren die Bürotische, was zu einer enormen Kostenersparnis sowie zu mehr Mitarbeiterfreundlichkeit führte. Inzwischen ist das Konzept auch in deutschen Unternehmen üblich und wird hier unter anderem durch Software und Apps wie Haltian Empathic Building unterstützt. Die Angestellten nehmen das Konzept gern an, vereint es doch die Vorteile des klassischen Büros und des Home Offices.
Home Office ist nicht sinnvoll
Lange Zeit galt das Home Office als die erstrebenswerteste Variante des Arbeitens. Zugegeben, das Konzept klingt auch gut: Man setze sich direkt nach dem Frühstück an den Schreibtisch, habe Zugriff auf alle nötigen Dateien und kann ohne Ablenkung durch andere Mitarbeiter in Ruhe arbeiten.
Anfahrtswege fallen weg, es bleibt mehr vom Netto übrig, weil auch keine Spritkosten anfallen. Doch das ist zu kurz gedacht, wie sich nach der Einführung der Home Office-Pflicht zeigte. Denn: Laut einer Umfrage, die durch das Wissenschaftliche Institut der AOK-Krankenkassen durchgeführt wurde, treten bei Arbeitnehmern im Home Office deutlich mehr Probleme auf.
Sie leiden unter Schlafstörungen, Reizbarkeit und Erschöpfungszuständen. Sie könnten nicht abschalten und würden nach getaner Arbeit verstärkt an diese denken. Außerdem sei eine räumliche Trennung von Privatleben und Job nicht gegeben, daher verwischen die Grenzen zwischen beidem.
Überstunden seien an der Tagesordnung, viele Dinge wie z. B. das Beantworten von E-Mails würden noch in den Abendstunden erledigt.
Dazu fehle der Austausch mit den Kollegen, das soziale Miteinander bleibt in der Folge auf der Strecke. Wissensaustausch und die Bearbeitung gemeinsamer Projekte funktionierten im Home Office weniger gut.
Auch wenn moderne Kommunikationstools eingesetzt wurden, so erwies sich das Home Office in der Praxis doch auf Dauer nicht als ideale Arbeitsvariante.
Flex Office als Lösung
Experten sehen die Zukunft des modernen Büros eher im Flex Office bzw. im Flex Office und Desk Sharing in Kombination. Das Unternehmen versucht dabei, sich den Bedürfnissen der Angestellten anzupassen und bietet ihnen die Möglichkeit, in Wohnortnähe zu arbeiten, ohne im Home Office tätig zu sein.
Grundsätzlich ist es den Angestellten dabei freigestellt, wo sie arbeiten möchten, denn durch die Unterstützung einer App wie z.B. Haltian Empathic Building können Kollaborations-Daten auch in der Cloud genutzt werden, es lassen sich einfach Termine verwalten oder Konferenzräume buchen. Wichtig ist dabei lediglich die Sicherstellung des Datenzugriffs und dass keine Unbefugten Zugriff darauf erhalten.
Arbeitgeber stellen für das Flex Office nur noch den Laptop oder das Tablet sowie die nötige Software bereit. Sie wird aber nicht allein bestimmen, ob der Arbeitnehmer im klassischen Büro oder im Flex Office arbeitet. Bestimmen kann er aber den Einsatz des Desk Sharings. Auch das sorgt für Flexibilität. Mehrere Arbeitnehmer teilen sich einen Schreibtisch, was durchaus Vorteile für das Unternehmen hat:
- Einsparung der Kosten für mehrere Arbeitsplätze auch schon bei mittlerer Büroauslastung
- geringere Kosten für Heizung und Strom
- geringerer Platzbedarf
- höhere Motivation der Mitarbeiter durch flexible Arbeitsmöglichkeiten
- Verbindung der positiven Aspekte des Home Offices und des Büroarbeitsplatzes im Hinblick auf das soziale Miteinander, den Wissens- und Erfahrungsaustausch
Die Vor- und Nachteile von Flex Office
Mehr als drei Viertel aller Unternehmen sehen im Flex Office eine wunderbare Möglichkeit, um Betriebsausgaben zu verringern und so einen höheren Gewinn zu verzeichnen. Flächen werden verkleinert oder anders genutzt, außerdem sollen die Büros angenehmer und anpassungsfähiger werden. Zusätzliche Leistungen sind gewünscht und sollen das Wohlbefinden der Mitarbeiter in der Zeit, in der sie am Arbeitsplatz sind, steigern.
Flex Office ist dabei mit Desk Sharing zu verbinden, indem die flexible Arbeit zu Hause ebenso möglich ist wie die Nutzung des Schreibtischs im Büro. Wichtig ist dafür eine gute und leistungsfähige Desk Sharing App wie Haltian Empathic Building ein freier Raum oder Schreibtisch im Unternehmen gefunden werden kann und die Soft- und Hardware miteinander verbindet.
Vorteile des Flex Office-Konzepts
Einer der Vorteile des Flex Office-Konzepts: Stärkere Mitarbeiterbindung durch mehr Wohlbefinden (Foto: AdobeStock – ty)
Flex Office stellt sich als die Arbeitsform der Zukunft dar und überzeugt unter anderem mit diesen Vorteilen:
- Verbindung von Flexibilität und Service durch das Management per App
- Lokalisierung von Ressourcen
- Teilnahme an Unternehmensaktivitäten über verschiedene Tools
- Stärkere Mitarbeiterbindung durch mehr Wohlbefinden
- Angebot von Leistungen im Büro, die zu Hause nicht möglich sind
- Erreichen eines Wettbewerbsvorteils durch motivierte Mitarbeiter
- Bereitstellung optimaler Arbeitsbedingungen im Büro
- leichter Austausch mit Kollegen
- geringere Kosten für das Unternehmen
Die Verbindung von Flex Office und Desk Sharing ermöglicht also eine Ausnutzung aller Vorteile, dies ich bei beiden Arbeitsformen ergeben. Gleichzeitig lassen sich durch die Nutzung der Haltian App Nutzungsdaten und Berichte problemlos abrufen, es können Teambesprechungen stattfinden und Konferenzräume gebucht werden, ohne direkt vor Ort sein zu müssen. Die Arbeit wird damit perfekt auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmer angepasst.
Nachteile von Flex Office und Desk Sharing
Nachteil von Flex Office: keine persönliche Gestaltung des Schreibtischs (Foto: AdobeStock – pressmaster)
Doch auch bei der neuen Arbeitsform ist nicht alles Gold, was glänzt. Nachteile müssen dabei ebenso hingenommen werden, wobei diese durchaus ausgeglichen werden können. Denn eines ist sicher: Arbeitnehmer wünschen sich mehr Flexibilität und diese kann nur durch neue Arbeitsformen und deren Etablierung im Unternehmen erlangt werden. Ein Blick auf die Nachteile ist vor der Umsetzung des Konzepts daher empfehlenswert:
- keine persönliche Gestaltung des Schreibtischs möglich, da Nutzung des Arbeitsplatzes auch durch andere Angestellte üblich – Ausgleich über Mitnahme kleiner „Wohlfühlobjekte“, die individuell aufgestellt und im Rollcontainer unter dem Schreibtisch aufbewahrt werden können
- kein fester Arbeitsplatz, da im Büro an dem Schreibtisch gearbeitet wird, der gerade frei ist – Ausgleich über Nutzung der Haltian Empathic Building App mit vorheriger Buchung des Lieblingsschreibtisches
- keine geregelten Arbeitszeiten – ein Ausgleich erfolgt über individuelle Vorgaben oder Vertrauensarbeitszeit
Die Nachteile mögen im Einzelnen gravierend sein, lassen sich jedoch ausgleichen. Damit ergibt sich das Bild einer perfekten Lösung: Flex Office und Desk Sharing können optimal miteinander verbunden werden und präsentieren sich sowohl für den Arbeitnehmer als auch für das Unternehmen als durchaus vorteilhaft.
Umsetzung des Konzepts: Wie ist Flex Office im Unternehmen zu installieren?
Viele Arbeitgeber kennen nur Schwarz und Weiß. Sie platzieren die Arbeitnehmer am Schreibtisch, dort zu festen Bürozeiten und eventuell einer Kernarbeitszeit als maximaler Freiheitsstufe. Andere entscheiden sich für die größtmögliche Freiheit und gewähren ihren Mitarbeitern das Home Office als Dauerlösung. Dies bringt aber wieder die oben bereits genannten Probleme, während der klassische Büroarbeitsplatz vor allem kosten- und platzintensiv ist. Der goldene Mittelweg, der durch das Flex Office dargestellt wird, muss individuell umgesetzt werden. Was aber durchaus einfacher ist als gedacht!
Im internationalen Vergleich zeigt sich zudem, dass flexible Bürolösungen weitaus gefragter sind als gemeinhin angenommen wird. Derzeit nehmen Experten sogar an, dass bis zum Jahr 2030 alle Büroflächen über das Flex Office genutzt werden und dass stetig mehr Co-Working-Arbeitsplätze entstehen werden. Derzeit ist das Flex Office-Konzept in verschiedenen Umsetzungsvarianten verbreitet wie z. B. als Business Center oder im Shared Office.
So wird das Flex Office-Konzept umgesetzt
Umsetzung des Flex-Office Bürokonzepts (Foto: AdobeStock – Victor zastolskiy)
Mitarbeiter müssen die Möglichkeit bekommen, trotz der im Arbeitsvertrag vereinbarten Stundenzahl eine gewisse Flexibilität bei der Erbringung der täglichen Stundenanzahl zeigen zu können. Das heißt nicht, dass der Arbeitgeber am Ende für Stunden bezahlen soll, die nicht geleistet wurden. Vielmehr sollen auch aufgeteilte Arbeitszeiten möglich sein, sodass Arbeit und Freizeit individuell planbar werden.
Im Unternehmen selbst müssen genügend freie Flächen vorhanden sein, um die Teamarbeit zu ermöglichen. Ein Konferenzraum bietet sich dafür an. Wichtig sind zudem die jeweiligen Arbeitszonen, in denen die Schreibtische stehen.
Damit verbunden ist die geregelte Nutzung der Schreibtische, was am besten über die Haltian „Empathic Building“ App funktioniert. Hierüber können freie Arbeitsplätze angefragt werden, eine konkrete Raumplanung ist damit möglich.
Arbeitgeber müssen zudem die nötige Hardware bereitstellen, mit der die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten können. Passende Software ist wichtig, um die gewünschte Effizienz bei der Arbeit zu erreichen.
Aufgaben werden online verwaltet, Freigaben für die Nutzung der Cloud ermöglichen die flexible Arbeit. Der Zugriff auf benötigte Dateien und Ordner muss bei der Arbeit im Home Office ebenso möglich sein wie bei der Arbeit im Büro.
Anfängliche Investitionen mögen für den Arbeitgeber dadurch höher sein, doch die deutlich verbesserte Motivation der Mitarbeiter sowie eine damit zu erreichende größere Effizienz lassen sich die Kosten rasch amortisieren.
