Was bei einem Firmenhandy zu beachten ist

In Deutschland besitzen rund 20 % der Arbeitnehmer ein dienstliches Handy. Doch nicht immer ist klar, was das für die Mitarbeiter und den Chef bedeutet. Hier gelten feste Regeln.

Diensthandy: Vorteile und Bedenken

Der Chef bietet seinen Mitarbeitern ein Diensthandy an: Da ist die Begeisterung groß. Oft sind es relativ neue Mobilgeräte inklusive Handyvertrag, die gerne angenommen werden. Doch es gibt wichtige Richtlinien, die man bedenken sollte. Nicht alles ist mit einem solchen Smartphone vom Arbeitgeber erlaubt. Themen wie Erreichbarkeit, Datenschutz und steuerliche Aspekte sollten im Detail überlegt werden, um Missverständnisse und eine unerlaubte Nutzung des Firmenhandys zu vermeiden.

Ein neues Handy mit Flatrate-Vertrag, das vom Arbeitgeber bezahlt wird, bringt oft Pflichten mit sich. Zudem sind wichtige Fragen zwischen Chef und Arbeitnehmer zu klären. Ansonsten wird das anfangs so begehrte Handy womöglich zum Auslöser von schwerwiegenden Streitigkeiten.

Haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf Diensthandys?

In vielen deutschen Unternehmen wird nur einigen Mitarbeitern ein Firmenhandy zur Verfügung gestellt. Das kann innerhalb der Belegschaft für ein ungleiches Kräfteverhältnis und für Frustrationen sorgen. Es ist jedoch dem Arbeitgeber vorbehalten, die Entscheidung zu treffen, wer ein Handy bekommt. Einen Anspruch haben die Mitarbeiter nicht darauf, auch wenn sie teilweise eine Begründung abgeben können, warum ein Handy sinnvoll wäre.

Zusätzlich zu den 20 % der deutschen Arbeitnehmer mit dienstlichem Handy kommen noch 6 %, die zu bestimmten Gelegenheiten ein Firmenhandy überreicht bekommen. Diese Zahlen stammen von einer Bitkom-Umfrage, die im Jahr 2013 durchgeführt wurde. Im Vergleich zu den Jahren davor hatten sich die Diensthandys vervielfacht, denn 2011 waren erst 8 % der Angestellten mit einem Diensthandy unterwegs.

Nicht jeder Arbeitnehmer ist erpicht darauf, ein Handy vom Arbeitgeber zu bekommen. Möglicherweise befürchten einige, dass zu viele Pflichten damit einhergehen. Als Angestellter kann man jedoch nicht einfach das Diensthandy ablehnen. Innerhalb der Arbeitszeit ist er dazu verpflichtet, das Handy entsprechend der dienstlichen Vorschriften zu nutzen. Häufig geschieht das, um bei externen Terminen erreichbar zu sein. Ohne spezielle Vereinbarung muss der Arbeitnehmer in seiner Mittagspause sowie nach Feierabend aber nicht erreichbar sein.

Wichtige Informationen zur steuerlichen Behandlung des Firmenhandys

Wenn der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter ein Diensthandy bereitstellt, handelt es sich nicht um einen geldwerten Vorteil. Auch im Fall, dass der Arbeitnehmer das Handy zu privaten Zwecken benutzen darf, handelt es sich um keinen Sachbezug. Das heißt, dass es kein Bestandteil der Vergütung ist und deshalb nicht vom Arbeitnehmer versteuert werden muss. Für Arbeitnehmer ist es also besonders günstig, wenn das Handy Eigentum des Unternehmens ist. Tablets und Computer werden ebenso behandelt.

Auch der Arbeitgeber profitiert von dieser Regelung. Wenn die Firma die Handyrechnung übernimmt, kann der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Dabei ist es unerheblich, ob der Handyvertrag vom Chef abgeschlossen wurde oder vom Mitarbeiter. Die Voraussetzung für diese Vorgehensweise ist lediglich, dass man fest angestellt ist.

Möglicherweise kann man den Chef folgendermaßen überzeugen:

• Man fragt den Arbeitgeber, ob er bereit ist, ein Diensthandy mit Vertrag zu bezahlen.
• Das Handy bleibt Firmeneigentum.
• Die dienstlichen Kosten sind von der Steuer abzusetzen.
• Bei der teilweisen oder vollständigen privaten Nutzung des Handys muss der Mitarbeiter für diesen Vorteil weder Steuern noch Sozialabgaben zahlen.

Sind private Telefonate mit dem Firmenhandy erlaubt?

Wenn ein Arbeitnehmer über ein Firmenhandy verfügt, darf er dieses nur dann für private Zwecke nutzen, wenn es dafür eine ausdrückliche Genehmigung vom Chef gibt. Die stillschweigende Duldung ist nur dann gültig, wenn der Arbeitgeber von der Privatnutzung Kenntnis hat.

Rund 75 % der deutschen Arbeitnehmer mit dienstlichem Handy dürfen dieses laut einer Umfrage von Bitkom uneingeschränkt benutzen.

Bei der privaten Nutzung gibt es lediglich einige technische Einschränkungen. Diese sollen sicherstellen, dass die Arbeitnehmer nur diejenigen Apps installieren, die von der Firma freigegeben sind. Das Einwählen in ein öffentliches Netzwerk wird ebenfalls oft blockiert.

Der Zugang zu Social Media wird oft abhängig vom individuellen Fall erlaubt oder blockiert. Nur wenn eine uneingeschränkte private Nutzung zugelassen ist, kann man nach Belieben auf Facebook, WhatsApp und andere Plattformen zugreifen.

Das Problem mit der Erreichbarkeit

Wenn ein Firmenhandy vom Arbeitgeber angeboten wird, deutet das oft darauf hin, dass der Chef seine Mitarbeiter auch noch nach Feierabend erreichen möchte. Die unterschiedlichen Definitionen von Erreichbarkeit können jedoch zu Problemen führen. Bei der Benutzung des Diensthandys sollten beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – eventuelle Fragen im Detail besprechen.

Hier ist es wichtig, sich mit der Gesetzgebung vertraut zu machen.

• Der Arbeitgeber kann von seinem Mitarbeiter nicht verlangen, das Firmenhandy an einem freien Tag einzuschalten.
• Die Arbeitnehmer müssen in der Woche nicht 24 Stunden am Tag erreichbar sein.
• Zeiten für die Rufbereitschaft sollten im Arbeitsvertrag geregelt sein: Hierfür hat der Arbeitnehmer einen Vergütungsanspruch.

Wie funktioniert die Erreichbarkeit in der Praxis?

Dem Chef fällt abends noch etwas Wichtiges ein und er ruft seinen Mitarbeiter auf dem Handy an. Wenn im Arbeitsvertrag vereinbart wurde, dass man auch nach Dienstschluss erreichbar sein muss, ist der Arbeitnehmer dazu verpflichtet, ans Handy zu gehen. Das ist ähnlich wie beim Bereitschaftsdienst.

Die Ausrede, keinen Empfang zu haben, zählt hier nicht. Die Arbeitnehmer, die zur Erreichbarkeit verpflichtet sind – sei es aufgrund der Rufbereitschaft oder wegen einer anderen Vereinbarung – müssen dafür sorgen, dass sie potenzielle Anrufe entgegennehmen können.

Es gibt allerdings viele Chefs, die ohne diesbezügliche Regelung ihre Mitarbeiter nach Feierabend anrufen, um noch ein Problem zu klären oder um einen Termin abzufragen. Hier liegt es am Angestellten, ob er das Gespräch annimmt oder nicht. Wenn sich der Arbeitgeber erst an die eifrigen, ständig erreichbaren Mitarbeiter gewöhnt hat, fällt es immer schwerer, nicht ans Handy zu gehen.

Die Haftung für das Firmenhandy

Das Handy kann versehentlich vom Tisch fallen oder trotz sicherer Aufbewahrung gestohlen werden. Wenn es sich um eine solche leichte Fahrlässigkeit handelt, müssen die Arbeitnehmer normalerweise nicht dafür haften. Bei einer groben Fahrlässigkeit, beispielsweise wenn der Mitarbeiter das Handy unbeaufsichtigt lässt und so einen Diebstahl leicht macht, trägt er die Haftung für den Verlust. Hierbei geht es nicht nur um das Smartphone selbst, das geschützt werden muss, sondern auch um die darauf befindlichen Geschäftsdaten.

Sensible Daten auf dem Diensthandy sollten unbedingt mit einer PIN oder einem Passwort geschützt werden. Wer dies vernachlässigt, der muss zusätzlich zur Zahlung des Sachschadens mit weiteren Folgen rechnen. Viele Arbeitgeber sprechen in einem solchen Fall eine Abmahnung aus.

Sensible Betriebsdaten gut schützen

Ein dienstliches Handy enthält oft sensible Daten wie interne Berichte oder Betriebsgeheimnisse, die auf keinen Fall in fremde Hände gelangen dürfen. Ein Mitarbeiter, der sein Diensthandy mit nach Hause nimmt oder damit abends unterwegs ist, muss dafür Sorge tragen, dass kein anderer darauf Zugriff hat.

Eine Sperrung durch einen Code sollte auf jeden Fall vorhanden sein. Zudem darf man die dienstlichen und privaten Konten nicht verknüpfen, sondern sollte eine klare Trennung sicherstellen. So wird gewährleistet, dass die internen Mails nicht versehentlich an private Empfänger verschickt werden.

Datenschutz bei der Privatnutzung

Wer ein Diensthandy vom Chef erhalten hat, sollte unbedingt seine Rechte kennen und sich nicht überrumpeln lassen. Wenn das dienstliche Smartphone privat genutzt werden darf, ist das Thema Datenschutz ein wichtiger Punkt.

Hier sind es die Privatdaten der Nutzer, die vor dem Zugriff des Arbeitgebers geschützt werden. Der Chef ist zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses verpflichtet. Erst nach der Zustimmung des Mitarbeiters darf er das Handy kontrollieren, ansonsten ist eine solche Überprüfung nicht zulässig.

Die Regelung für privat genutzte Diensthandys ist eindeutig:

• Der Chef darf keine Verbindungsdaten kontrollieren,
• er darf keine privaten und dienstlichen E-Mails lesen,
• der Arbeitgeber kann lediglich die Aushändigung des Diensthandys verlangen, dann allerdings darf der Mitarbeiter vorher noch die privaten Daten löschen.

In welchen Fällen das Firmenhandy kontrolliert werden darf

Wenn es sich um ein reines Diensthandy handelt, bei dem die private Nutzung vom Arbeitgeber ausgeschlossen wurde, so darf eine Kontrolle stattfinden. Bei der Überprüfung des Handys stellt der Chef fest, ob die Regelung auch eingehalten wird. In diesem Zusammenhang dürfen Verbindungsnachweise, Kommunikation über E-Mail und Internethistorie kontrolliert werden. Das wird vom Deutschen Anwaltverein bestätigt.

Um Missverständnisse und Ärger zu vermeiden, sollte man die Details zur Handynutzung schriftlich festlegen. In vielen Unternehmen liegt eine entsprechende Betriebsvereinbarung vor. Ohne eine solche Regelung ist es für die Arbeitnehmer sicherer, sich bei dem privaten Gebrauch zurückzuhalten. Letztendlich handelt es sich streng genommen um ein Diensthandy, das vorwiegend für die Arbeit eingesetzt werden soll.

Ein Kompromiss kann darin bestehen, das Diensthandy mit zwei SIM-Karten auszustatten. So fällt es leicht, den dienstlichen und privaten Gebrauch zu trennen. Auch das sollte man jedoch in einer schriftlichen Vereinbarung regeln.

Private Telefonate während oder außerhalb der Arbeitszeit

Private Anrufe können dringend sein, darum gibt man die Handynummer des Dienstgerätes oft auch an enge Freunde und Verwandte. Dadurch kann es jedoch zu unerlaubten privaten Telefonaten in der Arbeitszeit kommen. So ein Gespräch ist eine Art ungenehmigte Arbeitspause. In einem Notfall hat der Chef sicherlich nichts dagegen, doch wenn die privaten Telefongespräche ständig stattfinden und immer länger dauern, wird er schnell etwas dagegen unternehmen.

Spiele- und Dating-Apps oder auch private Beiträge auf Facebook und Twitter innerhalb der Arbeitszeit sind ebenfalls Arbeitszeitbetrug. Bei den Social Media muss der Chef nicht einmal das Handy kontrollieren: Er sieht auf den Internetseiten selbst, zu welchem Zeitpunkt der Mitarbeiter gepostet hat.

Wenn eine private Nutzung des Diensthandys erlaubt ist, sollte es keine Probleme mit Telefonaten nach Feierabend oder am Wochenende geben. Anders ist es bei Firmenhandys ohne Privatnutzung.

Ein Beispielfall aus Hessen zeigt, wohin das führen kann:

Ein Mitarbeiter hatte sein Firmenhandy im Urlaub genutzt und damit über 100 Privatgespräche geführt. Vom Landesarbeitsgericht wurde ein Urteil gegen ihn ausgesprochen (Az. 17 Sa 153/11), das die Kündigung durch den Arbeitgeber als berechtigt ansah. Bei dem ausdrücklichen Verbot der privaten Nutzung des Diensthandys droht abhängig von dem Grad der Missachtung die Abmahnung oder eben die Kündigung.

Was ist mit WhatsApp?

Wenn WhatsApp auf dem Diensthandy installiert wird, so werden automatisch alle Telefonnummern, die sich auf dem Smartphone befinden, an die Firma geleitet. Das Amtsgericht Bad Hersfeld hat geurteilt, dass die Nutzer von WhatsApp damit gegen das Recht verstoßen (Urteil vom 20.03.2017, Az. F 111/17 EASO). In der Folge kann es zu einer Abmahnung kommen. Dadurch, dass die Daten vom Firmenhandy im dienstlichen Kontext verwendet werden, handelt es sich zudem um einen zusätzlichen Verstoß, der möglicherweise ein Bußgeld nach sich zieht.

Um sicherzustellen, dass die Daten weitergegeben werden dürfen, benötigt man die Einverständniserklärung aller vorhandenen Kontakte. Oder man verwendet andere Messenger-Apps wie Threema, bei denen keine Datenübermittlung vorgesehen ist.

Eine ganz andere Lösung: Das private Handy dienstlich nutzen

Relativ unkompliziert ist die Nutzung des Privathandys am Arbeitsplatz. Hier gilt das Schlagwort: „Bring your own device“. Die Arbeitnehmer verwenden ihr eigenes Smartphone oder ein anderes Mobilgerät, beispielsweise ein Tablet. Auf den ersten Blick liegt der Vorteil klar beim Arbeitgeber, da er kein Smartphone kaufen muss. Doch immer mehr Firmen sponsern die Anschaffung, denn sie erhoffen sich davon eine höhere Motivation der Mitarbeiter.

Wenn die Angestellten mit den eigenen Mobilgeräten arbeiten, verbessert sich die Produktivität. Die moderne Technologie ermöglicht eine strikte Trennung der dienstlichen und privaten Bereiche. Selbst wenn es einmal zu einem Virus kommt, bleibt dieser nur auf der privaten App und hat keinen Zugang zur dienstlichen Ebene.

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