Lohnt sich ein ERP-System für mein Unternehmen?

Mit dem technologischen Fortschritt laufen Produktions- und Dienstleistungsprozesse zunehmend komplexer ab. Die Art, wie Daten verwaltet werden, spielt dabei eine immens wichtige Rolle.

In manchen Branchen können Einzelunternehmer oder Betriebe mit wenigen Mitarbeitern unter Umständen noch ohne eine Verwaltungssoftware auskommen. Ab einer gewissen Firmengröße oder in Wirtschaftszweigen, die überwiegend digital vernetzt arbeiten, ist eine geeignete ERP-Software nahezu unerlässlich.

Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel

Was ist ein ERP-System und in welchen Bereichen ist es sinnvoll?

Ein ERP-System soll Firmen bei der Ressourcenplanung unterstützen. Die wörtliche Übersetzung (Enterprise Resource Planning) bedeutet: Verwaltung von Unternehmensressourcen. Gemeint sind sämtliche Materialgüter sowie das Personal. Bevor die Software die Daten managen kann, müssen sie gepflegt werden, was gerade zu Beginn zeitaufwendig ist. Mit etwas Routine beim Umgang mit ERP-Systemen laufen die Prozesse jedoch schneller ab.

Durch ein geschicktes Datenmanagement via ERP können sich folgende Vorteile bei den betrieblichen Abläufen ergeben:

Die Kommunikationsstruktur im Unternehmen verbessert sich.
Relevante Informationen sind jederzeit und überall verfügbar.
Zahlreiche Vorgänge können (teil)automatisiert ablaufen.
Bei der Auswertung großer Datenmengen können Produktionsprozesse optimiert werden. Zentral gesammelte Daten geben Aufschluss darüber, welche Abteilungen oder Produktionslinien weniger effektiv arbeiten. Mit diesen Informationen kann der Workflow dort gezielt gesteigert werden.
Geschäftsprozesse können zunehmend standardisiert ablaufen. Dadurch steigern sich die Effizienz sowie die Qualität der Produkte und Dienstleistungen.
Separate Arbeitsschritte wie das Archivieren von Daten laufen größtenteils automatisiert ab.
Daraus ergibt sich insgesamt eine hohe Kosten- und Zeitersparnis, was für die Wettbewerbsfähigkeit unerlässlich ist.

In welchen Unternehmensbereichen kann man ein ERP-Programm konkret einsetzen?

Generell können alle Abteilungen, die mit digitalen Informationen arbeiten, von einem ERP-System profitieren. Human Resources: In Sachen Personal findet eine ERP-Software gleich mehrfach Verwendung. Die meisten Firmen setzen bei der Abrechnung der Personalkosten auf ein solches Computerprogramm. Sinnvoll ist bei ganzheitlichen ERP-Systemen, dass die Informationen gleichzeitig zur Personalbeschaffung genutzt werden können. Ein Projektmanager ist ebenfalls zwingend auf verlässliche Daten angewiesen, wenn er den personellen und finanziellen Bedarf eines Projekts kalkulieren möchte.

Marketing und Vertrieb: Mit einem guten CRM-System (Customer-Relationship-Management) können Kundendaten jeglicher Art verwaltet werden. Nutzt man ein ERP-System, das über CRM-Funktionen verfügt, können die generierten Daten von anderen Abteilungen genutzt werden. Der Warenversand kann eine CRM-Datenbank beispielsweise für eine automatisierte Adressierung nutzen. Das Marketing kann bei einer guten Datengrundlage zielgerichtet nur die Kunden ansprechen, die für ein spezielles Produkt oder eine Dienstleistung infrage kommen.

Produktion und Materialverwaltung: Anhand verlässlicher und umfangreicher digitaler Informationen kann zudem analysiert werden, wie effektiv einzelne Produktionslinien arbeiten. Da jede Abteilung für sich ausgewertet werden kann, sieht das Firmenmanagement schnell, wo im Unternehmen Prozessoptimierungen besonders zu empfehlen sind. Sammelt man Informationen über den Produktionsmittelverbrauch, können zudem Lagerkosten gesenkt werden. Verbrauchs- und Rohstoffe werden nur in der Menge bestellt und gelagert, in der sie auch wirklich in der Praxis gebraucht werden.

Die Produktionsmenge richtet sich ebenfalls nach der aktuellen Absatzhöhe (vgl. Just-in-time-Fertigung).

Video: 3 Informatik Tabellenkalkulation Spezielle Excel Funktionen

Warum kann man nicht einfach eine Tabellenkalkulation verwenden?

Tabellenkalkulationen sind meist leicht zu bedienen und kostengünstig. Warum sollte eine Firma also in ein ERP-System investieren?

Das spricht für Tabellenkalkulationen:

Arbeitstabellen und deren Layout sind schnell erstellt.
Verweise auf andere Tabellen sind möglich.
Die Nutzung ist recht unkompliziert.

Jedoch weisen Tabellenkalkulationen Nachteile auf:

Je mehr Mitarbeiter die gleiche Tabelle nutzen, desto langsamer reagiert sie auf Eingaben.
Die Datensicherheit ist eher gering. Gelöschte Daten sind oft nur schwer wiederherzustellen.
Tabellen werden mit größer werdender Datenmenge immer unübersichtlicher.

Für Kleinbetriebe mit überschaubarer Organisationsstruktur kann die Arbeit mit Tabellen durchaus sinnvoll sein. Ebenso können einzelne Aufgaben in einem großen Betrieb so gelöst werden. Ein Ersatz für ein ERP-System sind Tabellenkalkulationen allerdings nicht.

Tabellenkalkulationen sind meist leicht zu bedienen und kostengünstig. Warum sollte eine Firma also in ein ERP-System investieren? (#01)

Für welche Unternehmen sind ERP-Systeme sinnvoll?

Grundsätzlich kann eine ERP-Software für jeden Betrieb infrage kommen. Dabei spielt weder die Größe noch die Branche eine Rolle. Wichtiger ist vielmehr, wie die Datenstruktur aufgebaut ist. Je mehr Abteilungen miteinander vernetzt sind, desto mehr lohnt sich die Investition in eine Software zur Datenverwaltung.

Welches ERP-System das richtige ist, sollte gut durchdacht sein, denn eine Umstellung auf ein neues System kostet mit zunehmender Firmengröße mehr Zeit und somit Geld. Ein Unternehmen sollte bedenken, welche ERP-Funktionen es aktuell nutzen möchte, gleichzeitig aber abschätzen, welche Features in Zukunft relevant werden könnten. Gerade für kleine und mittelständische Betriebe bieten sich modulare Systeme an, bei denen je nach Bedarf und verfügbarem Budget Funktionen hinzu- oder weggebucht werden können.

Start-ups und kleine Unternehmen: Der Wettbewerb ist heutzutage in nahezu jeder Branche hart umkämpft. Langfristig etablieren kann man sich nur, wenn die innerbetrieblichen Prozesse so effizient wie möglich ablaufen. Arbeitet ein Start-up von Beginn an mit einem ERP-System, können alle Daten entsprechend in der Software gepflegt werden.

Langfristig ist diese Strategie wesentlich zielführender, als erst später auf ein (einheitliches) System umzustellen. Je weniger Daten transferiert werden, desto einfacher und schneller ist die Umstellung auf ein ERP-System. Bei Gründern sind cloudbasierte ERP-Lösungen besonders beliebt.

Sie bieten gleich mehrere Vorteile:

Die anfänglichen Kosten sind niedriger. Anstatt einen hohen einmaligen Betrag zu investieren (Start-ups haben meist keinen großen finanziellen Puffer), erwirbt man sich mit monatlichen kleineren Beträgen den Zugriff auf die eigene ERP-Cloud.
Updates halten Cloud-Versionen immer auf den neuesten Stand, wodurch Programmfehler seltener vorkommen.
Funktionen (Module) können hinzugebucht werden, wenn das Unternehmen wächst und mehr Budget zur Verfügung steht.
Die Daten können in der Cloud in der Regel archiviert werden, wodurch zusätzliche Arbeitsschritte entfallen.

Große Konzerne nutzen flächendeckend ERP-Systeme. Die am weitesten verbreiteten Anbieter sind Microsoft, SAP und Oracle. Sie bieten sehr umfassende ERP-Lösungen an. Für mittelständische und kleinere Unternehmen kommen unter anderem die Hersteller SAGE, IFS, Infor und IBM in Betracht.

Bei großen Firmen sind nahezu alle Firmenzweige eng miteinander vernetzt. Auch wenn die Umstellung auf ein ERP-System relativ viele Ressourcen kostet (Lizenzkosten, Datentransfer, Zeit für Schulungen und Eingewöhnung), rentiert sich eine Investition auf lange Sicht. Da die Software die Effektivität annähernd aller Arbeitsabläufe steigert, erhöhen sich der Umsatz sowie der Gewinn.

Tipps für den Umstieg auf ein ERP-System

Wenn ein ERP-System flächendeckend in einem Unternehmen eingeführt werden soll, sollte dieser Prozess gut geplant und strukturiert ablaufen. Folgende Liste soll Unternehmen dabei helfen, den Wechsel oder den Einstieg in ein ERP-System möglichst strukturiert anzugehen.

Vor der Suche nach einem geeigneten Anbieter sollte ein Unternehmen wissen, welche Anforderungen es selbst an die Software stellt. Welche Abteilungen sind davon betroffen? Welche Produktionsschritte laufen nach dem Umstieg über das Computerprogramm? Diese Planung muss mit ausreichend Vorlauf stattfinden. Je größer ein Unternehmen, desto mehr Mitarbeiter sind direkt oder indirekt in diesen Prozess eingebunden. Die Abteilungs- bzw. Standortleiter sollten mit der Geschäftsführung gemeinsam eine detaillierte Liste erstellen, welche Abteilungen das Programm für welche Aufgaben nutzen sollen. Eine Firma kann dazu die bisher genutzten Softwares listen, um besser einschätzen zu können, welche Anforderungen an eine einheitliche Softwarelösung gestellt werden. Mit dieser Aufstellung kann sich ein Unternehmen dann auf die Suche nach einem geeigneten Anbieter machen.
Bei der Wahl eines geeigneten ERP-Systems sollte langfristig gedacht werden. Die ERP-Software sollte für möglichst alle Abteilungen geeignet sein. Kombiniert ein Betrieb verschiedene Programme, sind diese nicht immer miteinander kompatibel, was in der Regel Zeit und somit Geld kostet. Je mehr Vorgänge von derselben Software verwaltet werden, desto effektiver laufen die Prozesse ab. Arbeitet ein recht kleines Unternehmen mit einem ERP-System, sollte es Prioritäten setzen, welche Abteilungen unbedingt von Beginn an über das ERP-Computerprogramm verwaltet werden und welche nicht. Wichtig ist dabei, dass der Softwareanbieter Lösungen für alle Aufgaben bereithält. So können – wenn z.B. mehr Budget verfügbar ist – immer mehr Abteilungen von der (einheitlichen) Software profitieren. Die Webseite erp-system.kaufen gibt weitere Tipps, die bei der Auswahl eines ERP-Systems berücksichtig werden sollten.
Bei einer Testversion unter möglichst realen Bedingungen sehen die einzelnen Mitarbeiter, welche Features gut funktionieren und wo Probleme auftreten. Vor dem finalen Kauf kann die Software entsprechend angepasst werden.
Mit dem ERP-Anbieter sollte besprochen werden, ob die Daten des alten Systems in die neue Software übertragen werden können. Er hat in der Regel bereits Erfahrung mit Datentransfers. Ein solcher sollte in der Testversion unter realen Bedingungen stattfinden.
Alle Mitarbeiter, die mit dem ERP-System künftig arbeiten, brauchen eine entsprechende Schulung. So können sie in ihrem Arbeitsalltag möglichst alle Programmfunktionen nutzen.
Allgemein kostet eine Umstellung viel Zeit und Geld – dementsprechend sollte die Priorität entsprechend hoch sein. Erst wenn alle Daten importiert wurden und alle Mitarbeiter eine Routine bei der Nutzung entwickelt haben, laufen die Arbeitsprozesse effektiver ab. Je zielgerichteter der Umstieg abläuft, desto schneller profitiert das Unternehmen finanziell davon.