Büroauslastung: Wie viel Büro Desk Sharing wirklich einspart, wie lange Büros tatsächlich leer stehen und wie ein zuverlässiges Monitoring funktioniert

Das Unternehmen hat für alle Mitarbeiter Arbeitsplätze einrichten lassen. Doch ein Teil der Angestellten befindet sich regelmäßig im Home Office, andere wiederum sind auf Dienstreisen oder zur Weiterbildung. Noch ein paar Mitarbeiter sind krank oder befinden sich im Urlaub Die Folge: Der Leerstand im Büro ist groß. Experten gehen sogar von einem Leerstand zwischen 25 und 50 Prozent aus.

Demnach ist ein Viertel bis die Hälfte der Arbeitsplätze stets unbesetzt. Die Kosten für die Unterhaltung der Arbeitsplätze bleiben jedoch bestehen: Heizung, Strom und die anteiligen Gebäudekosten laufen weiter.

Desksharing bzw. Flex Office stellt sich daher als interessante Möglichkeit dar, um die Kosten zu reduzieren. Das haben bereits zahlreiche Großunternehmen erkannt und so setzen zum Beispiel diese Firmen auf die Teilung der Arbeitsplätze:

• Lufthansa
• ADAC
• Siemens

Sie alle verfolgen das Ziel, die vorhandenen Arbeitsflächen so effizient wie möglich zu nutzen. Mitarbeiter können sich entsprechend des aktuellen Projekts einen freien Platz suchen, was wiederum dank der Belegungsüberwachung mit der Haltian App möglich ist.

Möchte Mitarbeiter A konzentriert arbeiten, kann er sich einen Arbeitsplatz in einem Einzelbüro oder in einem Ruhebereich abseits von anderen Arbeitsplätzen suchen. Mitarbeiter B wünscht sich hingegen, sein Projekt mit den übrigen Teammitgliedern zu besprechen. Die Büroauslastung wird überprüft und entsprechend dem Ergebnis können Arbeitsplätze für mehrere Mitarbeiter oder Konferenzräume gebucht werden.

Desksharing bedeutet, dass es weniger Mitarbeiter als Arbeitsplätze im Unternehmen gibt. In der Regel liegt hier eine Ratio von 1:1,25 vor. Für zehn Mitarbeiter gibt es also acht Arbeitsplätze, die sie sich teilen müssen. Wenn sie ins Büro kommen, bedeutet das, dass erst einmal die Suche nach einem freien Platz angezeigt ist.

Das mag ein wenig befremdlich erscheinen und ist in vielen Unternehmen noch längst nicht üblich. Doch Experten sehen Desksharing als Grundlage für hybrides Arbeiten, wonach immer deutlicher gerufen wird. Eingespart werden hier Heiz- und Mietkosten, aber auch Flächenkosten.

Längst wurde erkannt, dass ungenutzte Schreibtische ein großes Potenzial verschenken. Die in vielen Unternehmen bekannten verwaisten Arbeitsplätze, die aufgrund von Krankheit oder Urlaub und jetzt auch durch das Home Office nicht besetzt sind, sollten daher vermieden werden.

Für Unternehmen wiegt die Kostenersparnis schwer. Sie sind ständig im Zwang, die Fixkosten zu senken und gerade durch eine exakte Überwachung der Büroauslastung ist dies wesentlich leichter möglich.

Für Angestellte gibt es weitere Vorteile, die durch das Desksharing offen werden:

• Arbeitsplatz entsprechend der Aufgaben wählen

  Viele Mitarbeiter müssen konzentriert arbeiten und benötigen einen ruhigen Arbeitsplatz, an dem sie nicht gestört werden. Andere arbeiten im Team und suchen kreativ nach Problemlösungen. Das bringt einen gewissen Lautstärkepegel mit sich. Gleichzeitig soll die Umgebung inspirierend und nicht beruhigend oder abgeschottet von der Außenwelt sein. Durch das Desksharing ist die freie Wahl der idealen Arbeitsumgebung möglich.

• Neue Teams werden gebildet

  Zur Bearbeitung verschiedener Projekte sind häufig mehrere Teams nötig. Diese bilden sich ganz leicht neu, wenn niemand an seinen festen Arbeitsplatz gebunden ist. Generell wird mit dem Bestreben nach einer größtmöglichen Büroauslastung auch das soziale Miteinander unterstützt, denn durch das Wechseln der Arbeitsplätze und das engere Zusammenarbeiten lernen sich die Kollegen besser kennen.

• Impulse dank anderer Mitarbeiter

  In vielen Unternehmen haben die Mitarbeiter untereinander höchstens zur jährlichen Weihnachtsveranstaltung Kontakt. Durch das Desksharing ist es möglich, auch mit neuen Leuten und anderen Kollegen in Kontakt zu treten. Dies kann für wertvolle Arbeitsimpulse sorgen.

Wichtigste Grundlage ist ein Verständnis darüber, wie das Arbeiten im Unternehmen funktioniert. Nur so lassen sich optimale Raum- und Infrastrukturen organisieren. Für Unternehmen heißt das, sich auf die Einrichtung der Arbeitsplätze zu konzentrieren und dafür zu sorgen, dass diese tatsächlich von vielen verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden können. Ein Arbeitsplatz muss damit universell nutzbar sein, eine Individualisierung über Deko und Bilderrahmen ist zwar möglich, muss sich nach Beendigung der Arbeit durch den Angestellten aber umgehend wieder entfernen lassen.

Die folgenden Tipps können helfen, das Desksharing-Konzept umzusetzen:

• Möbel sollten anpassbar sein (z. B. höhenverstellbare Tische und Stühle)
• Arbeitsweise ohne Papier bzw. papierarm
• Digitalisierung der meisten Vorgänge
• Nutzung von Notebooks (Anschluss an externen Monitor und Tastatur möglich)
• gleiche Ausstattung aller Arbeitsplätze stellen
• Mitarbeiter müssen den Arbeitsplatz so verlassen, wie sie ihn vorgefunden haben (Clean-Desk Policy)
• jeder Mitarbeiter bekommt einen Rollcontainer für persönliche Dinge, dieser kann zu jedem Arbeitsplatz mitgenommen werden

Das Desksharing-Konzept eignet sich nicht für alle Unternehmen, aber doch für weit mehr, als es bisher anwenden. In welchen Bereichen genau via Desksharing gearbeitet werden kann, lässt sich über eine Arbeitsanalyse feststellen.

Tipp:
Angestellte, die eine „zentrale Unterstützungsfunktion“ haben, sollten einen festen Arbeitsplatz nutzen können. Sekretärinnen oder Assistenten gehören dazu. Auch Führungskräfte sollten bei allem Verständnis für eine größtmögliche Büroauslastung nicht gezwungen sein, sich nach der Rückkehr von der Dienstreise einen freien Schreibtisch zum Führen der Mitarbeitergespräche suchen zu müssen. Vielmehr sollten sie ihr Einzelbüro behalten, auch wenn das bedeutet, dass dieses einen Leerstand von bis zu 50 Prozent haben wird.

Das Monitoring der Büroauslastung mit Kamera und Software ist eine gute Kombination, damit Mitarbeiter freie Büroarbeitsplätze einfach im Gebäude finden und schnell buchen können.

Anwesenheitsüberwachungssensoren liefern Daten zum Schreibtisch, zum Büro oder zum Gebäude. Durch die kontinuierliche Bereitstellung von Daten ist eine einfache Beobachtung des gesamten Gebäudes jederzeit möglich. Außerdem können zum Beispiel mit der Haltian „Empathic Building App“ Berichte und Dashboards erstellt und verwaltet werden.

Die Anwesenheitserkennung ist an verschiedenen Orten möglich, sodass beispielsweise auch nur einzelne Schreibtische überwacht werden können. Wer im Rahmen des Desk Sharing einen Arbeitsplatz sucht, kann sich über die App informieren und braucht nicht erst lange im Unternehmen zu suchen. Die Sensoren reagieren auf die Bewegungen am Tisch und können Auskünfte zur Tischbelegung oder zur Büroauslastung in Bezug auf Konferenz- und Besprechungsräume geben.

Durch die Verwendung der Anwesenheitskontrolle per Haltian App wird das hybride Arbeiten gestützt, das derzeit sehr gefragt ist und auch das Arbeitsmodell der Zukunft darstellt. Mitarbeiter können den von ihnen bevorzugten Schreibtisch wählen.

Ebenfalls hilfreich ist es, dass die Reinigung des Arbeitsplatzes bzw. der Arbeitsplatzumgebung nun datengesteuert erfolgt. Die Reinigungskraft reinigt nur die genutzten Räume – nicht mehr wie früher das gesamte Gebäude oder alle Büros, auch wenn diese an dem jeweiligen Tag überhaupt nicht genutzt wurden. Man erkennt in der App direkt, ob eine Belegung des Arbeitsplatzes stattgefunden hat.

Die bestmögliche Büroauslastung ist das Ziel der Unternehmen. Sie möchten damit Kosten sparen und so effizient wie möglich arbeiten. Arbeitnehmer hingegen wollen je nach Tätigkeit in Ruhe und konzentriert ihrer Aufgabe nachgehen können oder ein Projekt in Teamarbeit beenden. Beides ist möglich, wenn die Büroauslastung per App gesteuert wird. Die App Haltian „Empathic Building“ ermöglicht genau das.

Sie erlaubt eine Belegungsüberwachung, sodass Nutzer direkt wissen, ob ein Arbeitsplatz gerade frei ist oder nicht. In Zeiten, in denen das hybride Arbeiten besonders geschätzt wird, ist eine derartige Planung unverzichtbar. Damit lassen sich fundierte und kostenorientierte Entscheidungen treffen und auch langfristig gesehen eine größtmögliche Wirtschaftlichkeit des Unternehmens unterstützen.