Das neue Büro einrichten: Aktuelle Trends

Bei der Bürogestaltung auf moderne Trends zu setzen, ist niemals einfach. Denn Investitionen in die Gestaltung von Arbeitsplätzen sind in der Regel auf mittlere bis lange Zeiträume ausgelegt. Doch das Verpassen wichtiger Trends kann sich im Kampf um qualifizierte Mitarbeiter rächen.

Fachkräfte wollen in modernen Büros arbeiten

Der Fachkräftemangel hat mittlerweile Auswirkungen auf alle Bereiche des Arbeitslebens. Arbeitgeber sind dazu gezwungen, im Wettbewerb mit ihren Konkurrenten dem potenziellen neuen Mitarbeiter einiges zu bieten. Und damit sind nicht nur ein ordentliches Gehalt, überdurchschnittliche Sozialleistungen oder flexible Gleitzeit gemeint. Gerade Unternehmen, bei denen die Arbeit im Büro noch immer eine entscheidende Rolle spielt, müssen eine attraktive Arbeitsumgebung schaffen, in der sich die Mitarbeiter wohlfühlen und effizient ihrer Tätigkeit nachgehen können.

Denn die Produktivität steht und fällt entscheidend mit dem Wohlfühlfaktor am Arbeitsplatz. Wer schon nicht gerne in sein Büro kommt, weil ihm die grelle Neonröhre an der Decke und die überholte 90er-Jahre-Atmosphäre der Büroausstattung auf die Nerven gehen, wird auch bei der Arbeitsleistung nicht die Performance entfesseln können, die eigentlich möglich ist. Kurz gesagt: Wer von seinen Mitarbeitern erwartet, dass sie 100 Prozent Leistung bringen, sollte ihnen auch die erforderlichen Mittel dazu an die Hand geben – und dazu gehört nun einmal auch die Büroausstattung.

Im Käfer gewinnt man kein Formel-1-Rennen

Es ist ganz einfach: Niemand würde von Sebastian Vettel erwarten, in einem unbequemen und langsamen Auto die Formel-1-Weltmeisterschaft zu gewinnen. Die technische Ausstattung von Büros muss also mit den Anforderungen des modernen Arbeitslebens Schritt halten können. Dazu zählen neben schnellen Internetverbindungen die modernen Computer und mobilen Endgeräte, eine intelligente und Synergien-fördernde Cloudumgebung zur kooperativen Arbeit an Projekten sowie ergonomisch konzipierte Arbeitsplätze. Ansonsten kommen weitere gestalterische Aspekte hinzu, die sich allerdings je nach Branche und Möglichkeiten stark unterscheiden können.

Besonders in einer Zeit, in der sich die technischen Gegebenheiten sehr schnell verändern, ist das natürlich nicht einfach. Heute kauft man keine sperrigen PCs mehr für jeden Arbeitsplatz, die nach wenigen Monaten bereits veraltet sind und unnötig Platz wegnehmen. Dezentrale Rechnerinstallationen und Nutzung der Cloud sind in vielen Unternehmen mittlerweile zum Standard geworden. Sie lassen sich einfacher updaten und bieten den Mitarbeitern viel Flexibilität.

Laptops und Tabletcomputer heben die Bindung zum klassischen Schreibtisch ohnehin auf – weswegen in vielen Unternehmen attraktiv gestaltete Großraumbüros ohne feste Territorial-Arbeitsplätze eingerichtet werden. Eine solche Vorgehensweise ist vor allem für ältere Arbeitnehmer, die den eigenen Schreibtisch gewohnt sind, gewöhnungsbedürftig. Die Akzeptanz von Neuerungen muss also anhand der Mitarbeiterstruktur beurteilt werden, bevor sie eingeführt werden. Es hilft nichts, das hippste Büro einzurichten, wenn die Belegschaft in erster Linie aus konservativen Mitarbeitern älteren Baujahres besteht, die damit nichts anfangen kann.

Warum muss Bürogestaltung nachhaltig sein?

Die Nachhaltigkeit bedeutet bei der Bürogestaltung nicht nur, dass eine einigermaßen zukunftssichere Entscheidung über Design und Ausstattung getroffen wird, sondern dass sie auch mit dem gestiegenen Umweltbewusstsein einhergeht. Denn wer insbesondere qualifizierte Millennials für sich gewinnen möchte, sollte frühzeitig darauf achten, keine Fehler in dieser Hinsicht zu begehen.

So kann das Vorhandensein einer Kaffeemaschine mit umweltschädlichen Alu-Kapseln durchaus zu einer Absage eines Bewerbers für einen Job führen. Und auch sonst kann man heute viel dafür tun, dass das Arbeitsklima mit den Standards für Umweltschutz und Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz einhergeht.

Denn tatsächlich können sich Entscheidungen beim Bürodesign stark auf die Gesundheit der Arbeitnehmer auswirken. Dass die Motivation an einem angenehmen Arbeitsplatz höher ist, haben wir bereits angesprochen. Wenn man aber weiß, dass gerade in Büros die Zahl der Ausfälle durch Krankmeldungen wegen Rückenbeschwerden und anderer typischer Sitz-Erkrankungen durch ergonomische Büroausstattung gesenkt werden kann, lohnt sich die Investition auch in dieser Hinsicht.

Obwohl viele Mitarbeiter zunächst skeptisch sind, wenn sie hören, dass ihr alter Schreibtisch abgeschafft und gegen flexible Arbeitsplätze im Großraumbüro getauscht wird, wo man gemeinsam in Teams oder auch alleine arbeiten soll, führen die flexibel ausgeführten Tätigkeiten zu einer Verbesserung der körperlichen Beweglichkeit.

Oft wird empfohlen, nach längerem Sitzen im Büro Gymnastik zu machen oder einen kurzen Spaziergang einzulegen – so etwas lässt sich bereits durch das Mehr an Bewegung in weiten Teilen automatisch erledigen, wenn man eben nicht mehr den ganzen Tag an derselben Stelle verharrt. Teams profitieren außerdem von der lockeren und entspannten Atmosphäre, sich beim Brainstorming vor digitalen Tafeln bzw. Bildschirmen zu versammeln und an Stehtischen ihre Eingaben an Tablet und Laptop zu machen.

Technische Komponenten der Büroausstattung müssen aktuell bleiben

Diese Beispiele zeigen, dass man bei der Bürogestaltung schlicht und einfach immer mitdenken muss, was gerade gefragt ist. Denken Sie beispielsweise daran, dass die ganzen mobilen Endgeräte zwischendurch ihre Akkus aufladen müssen. An allen möglichen Arbeitsstellen sollten also ausreichend Steckdosen (oder im Idealfall sogar Ladestationen mit Ladegeräten und Ladekabeln für alle gängigen Endgeräte) vorhanden sein. Gut funktionierendes (schnelles!) WLAN mit guter Abdeckung im ganzen Gebäude und auf dem Firmengelände sind ebenfalls wichtig.

Trotz aller Begeisterung für moderne Technik sollte die andere Seite der sich wandelnden Altersstruktur aber nicht vergessen werden. Selbst Unternehmen wie Apple, die als besonders innovativ gelten, greifen manchmal daneben. So kam das neue, oft mit einem UFO verglichene, Firmengebäude der Apple-Zentrale bei vielen Mitarbeitern gar nicht gut an.

Die Zusammenfassung in Großraumbüros gefällt längst nicht jedem und auch das Design ließ in den Augen vieler zu wünschen übrig. Das sollte aber nicht gleich entmutigen, denn so gut wie jede Neuerung wird zunächst skeptisch beurteilt.

Entscheidend ist, ob sich eine neue Gestaltung im Büroalltag bewährt oder nicht. Ist das der Fall, kommen selbst die größten Skeptiker früher oder später zu dem Urteil, dass es besser ist als früher. Trotzdem sollte man bereits vor der Umgestaltung von Büroflächen auf die Stimmen der Mitarbeiter hören, ohne sich dabei von wichtigen Neuerungen komplett abhalten zu lassen. Das gilt insbesondere bei der räumlichen Umgestaltung, also wenn Wände verschoben werden, komplett wegfallen oder sonstige bauliche Veränderungen anstehen.

Kosteneffizienz bei der Bürogestaltung

Ein weiterer Faktor bei der Bürogestaltung ist selbstverständlich die Kostenseite. Wer in neues Bürodesign investiert, will nicht nur den Mitarbeitern einen Gefallen tun oder einfach das Unternehmen optisch gut dastehen lassen. Modernisierungen, die zunächst Geld kosten, sollten sich mittelfristig auszahlen. Sei es in Form von gesunkenen Ausfalltagen durch Verbesserung des Arbeitsklimas und der Ergonomie oder durch die Nutzung von Synergieeffekten auf der Technikseite – unter dem Strich muss sich ein modernes Büro schließlich auszahlen.

Das Co-Working ist dabei heutzutage besonders wichtig. Die schon erwähnten Teams, die sich für einzelne Projekte oder ganze Abteilungen bilden, können nur in einer guten Atmosphäre gedeihen. Doch was ist nur modischer Schnickschnack und was macht wirklich Sinn? Pflanzen im Büro gehören heute einfach dazu – doch der schaurige Benjamin im Topf in der Ecke hat seit mindestens 20 Jahren ausgedient. Moderne Bürogestaltung kann Pflanzen und natürliche Umgebungen auch in hypermoderne Einrichtungen einbinden. Das kommt dem Arbeitsklima auch im Wortsinne zugute, wobei man insbesondere sanitäre Einrichtungen nicht vergessen sollte.

An besonders heißen Tagen muss es nicht immer die klassische Klimaanlage sein – moderne Gebäudearchitektur lässt sich zur Energieeffizienz einsetzen, aber eben auch zur Erhöhung des Wohlfühlfaktors der Belegschaft. Im Winter nicht frieren, im Sommer nicht schwitzen – und sich ein bisschen entspannt fühlen, das wäre ideal.

Warum also nicht eine Installation mit fließendem Wasser, eingerahmt von Pflanzen im Großraumbüro? Was so toll klingt, wird aber immer auch auf Widerstand stoßen, denn irgendwer wird sich vom Geräusch des Plätscherns gestört fühlen. Überhaupt gibt es immer jemanden, der sich von einem Kollegen oder durch Geräusche in der Konzentration gestört fühlt und deshalb Großraumbüros prinzipiell ablehnt.

Corporate Design bei der Bürogestaltung berücksichtigen

Jedes Jahr ändern sich die Vorlieben und Trends bei der Bürogestaltung, weswegen es wirklich nicht einfach ist, nachhaltig bei der Gestaltung zu bleiben. Seit einigen Jahren hat es sich beispielsweise bei vielen Unternehmen durchgesetzt, das Branding zur Vertiefung und Vereinheitlichung der Corporate Identity bei den Mitarbeitern auch im Bürodesign einzusetzen. Wir sprechen dabei nicht mehr nur von gebrandeten Arbeitsmitteln wie Zettelblocks mit Werbeaufdruck oder Bleistiften mit dem Firmenlogo, sondern von der Farbgebung der Wände und Böden bis hin zu individuell gestalteten Arbeitsplätzen im Firmenoutfit.

Ob das Sinn macht und optisch überhaupt erträglich ist (wer möchte schon in einer komplett neongrünen Umgebung arbeiten, nur weil die Firma diese Farbe im Logo hat?), muss von Fall zu Fall entschieden werden. Es gilt, einen Overkill zu vermeiden. In einem Großraumbüro kann man farbliche Akzente sehr gut umsetzen, ohne zu aufdringlich zu wirken. Ein dezenter Streifen im knalligen Farbton kann im Rahmen einer ansonsten dezenten Farbgebung prima wirken. Das Firmenlogo an prominenter Stelle ist ebenfalls sinnvoll.

Das ZDF hat beispielsweise vor einigen Jahren sein Corporate Design auf die Farbe Orange umgestellt – und das spiegelt sich in den Designs der Innenräume überall wider, ohne dabei wie eine Filiale der Müllabfuhr zu wirken. Fühlt man sich nicht in der Lage, diese Entscheidungen selbst zu treffen, sollte ein professioneller Gestalter oder Innenraumarchitekt mit Erfahrung in die Bürogestaltung einbezogen werden. Das gilt auch für die sogenannten Freiräume.

Während der Arbeitszeit sollten Mitarbeiter dann und wann entspannen können. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass es der Konzentration, der Gesundheit und dem Ideenreichtum zugute kommt, wenn Arbeitgeber Ablenkung und Entspannung von der Arbeits-Tretmühle ermöglichen. Das kann der beliebte Kicker für das Tischfußballturnier nach der Mittagspause sein oder ein Raum mit Sofas und Liegen, auf denen man einen sogenannten Power-Nap einlegen kann.

Früher undenkbar, gehört es für viele führende Unternehmen heute zur Bürokultur, ein solches Umfeld zu bieten. Sitzmöbel, Schreibtische und andere Büromöbel müssen heutzutage zwangsläufig ergonomisch sein und ein modernes, ansprechendes und funktionales Design aufweisen. Die pure Einhaltung der DIN-Vorschriften für Büroausstattung reicht schon lange nicht mehr aus, um modern zu sein. Gute und langlebige Büromöbel und sonstige Büroausstattung einzukaufen, muss natürlich entsprechend bezahlt werden.

Schnelle und günstige Lieferung inklusive – was für eine Bürorenovierung im laufenden Betrieb besonders wichtig ist. Denn welche Firma kann es sich leisten, für die Umgestaltung ihrer Büroräume den Laden einfach dicht zu machen?

Fazit

Die Bürotrends ändern sich jedes Jahr. Damit man nicht immer hinterherlaufen muss, ist ein gewisses Maß an planerischer Weitsicht gefragt. Modernes Design von Büromöbeln und Büroausstattung muss ebenso durchdacht wie nachhaltig konzipiert sein. Ergonomie und ansprechende Arbeitsatmosphäre tragen zur Erhaltung und Verbesserung der Gesundheit der Mitarbeiter bei. Freiräume zum Entspannen sind kein Ausdruck von Faulenzertum, sondern fördern die Denkarbeit und letztlich die Effektivität der Mitarbeiter. Vor jeder Änderung sollten die Gedanken und Wünsche der Belegschaft innerhalb vernünftiger Grenzen berücksichtigt werden. Im Kampf um qualifizierte Fachkräfte ist moderne Bürogestaltung jedenfalls unverzichtbar.

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