Briefgestaltung nach DIN: Beispiel für einen Geschäftsbrief

Ein Geschäftsbrief bringt seinem Empfänger nicht nur (hoffentlich) wertvolle Informationen, sondern dient gleichzeitig auch als Aushängeschild des Absenders. Die DIN 5008 sollte hier unbedingt berücksichtigt werden.

Was schreibe ich wie?

Laut DIN 5008 gibt es für Geschäftsbriefe diverse Vorgaben einzuhalten. Dabei handelt es sich aber nicht nur um deutsche Vorgaben, sondern solche mit internationalem Charakter, denn die DIN 5008 berücksichtigt die weltweiten Regelungen. So wird erreicht, dass Geschäftsbriefe einheitlich erscheinen, gleichzeitig aber auch besser strukturiert und dadurch gut lesbar sind.

Verschiedene Vorgaben für Geschäftsbriefe sind einzuhalten und wer nicht bei jedem Brief erneut mit der passenden Formatierung anfangen will, sollte sich unbedingt einige Muster „basteln“, die als Vorlage dienen.

Video: Word 2013, 2016: Geschäftsbrief erstellen – professionelles Anschreiben [DIN 5008, Muster Vorlage]

Diese folgenden Punkte sollten Sie bei der Gestaltung des Briefes einhalten:

• Das Datum
  Wer sich ganz strikt an die Vorgaben der DIN hält, wählt die internationale Schreibweise „Jahr – Monat – Tag“ für das Datum. Allerdings ist auch die „normale“ Schreibung mit dem Tag beginnend, darauf folgend den Monat und dann das Jahr erlaubt.
  Beispiele: 05.03.2018 oder 5. März 2018
  Wichtig ist, dass das Datum immer eindeutig und unmissverständlich sein muss.
• Das Anschriftenfeld
  Für die Anschrift können Sie insgesamt neun Zeilen nutzen, dazu kommt die Zeile, die für Angaben zur Rücksendung zur Verfügung stehen. Das Anschriftenfeld teilt sich in
• das Feld für die Angaben zur Rücksendung (eine Zeile)
• die Zusatz- und Vermerkzone (drei Zeilen)
• die Anschriftenzone (sechs Zeilen)
• Die Betreffzeile
  Die Betreffzeile findet ihren Platz zwei Zeilen unter dem Anschriftenfeld. Wichtig: Gemeint ist tatsächlich das Anschriftenfeld und nicht die Anschrift, denn wo diese endet, ist das Anschriftenfeld meist noch nicht zu Ende. Fehlt die Bezugszeichenzeile, lassen Sie zwei Zeilen nach der neunten Zeile frei und beginnen Sie erst dann mit dem Betreff.
  Der Betreff wird nicht durch das Wort „Betreff“ eingeleitet! Möglich ist aber die Kenntlichmachung durch Fettdruck oder eine farbige Gestaltung.
  Ans Ende der Betreffzeile wird kein Satzzeichen gesetzt. Möglich ist jedoch das Platzieren eines Ausrufezeichens, wenn der Betreff werblich sein und Aufmerksamkeit erregen soll.
  Der Betreff kann mehrere Zeilen lang sein, sollte aber grundsätzlich so kurz wie möglich gefasst werden.
• Die Anrede
  Die Anrede muss linksbündig geschrieben werden und wird von einer Leerzeile gefolgt.
• Der Text
  Für den Text wählen Sie bitte eine Schriftart, die mindestens 10 Punkt groß ist. Am besten sind Arial und Times New Roman geeignet. Tipp: Bieten Sie dem Empfänger des Briefes erst eine kurze Zusammenfassung, danach folgt der Hauptteil, in dem Sie nähere Erklärungen geben.
• Die Grußformel
  Grüßen Sie den Empfänger nach einer Zeile Abstand, schreiben Sie den Gruß ohne Satzzeichen und fassen Sie sich kurz. „Beste Grüße“ haben das übliche „Mit freundlichen Grüßen“ beinahe abgelöst, genaue Vorgaben gibt es diesbezüglich aber nicht. Die Art des Grußes richtet sich nach der Vertrautheit zwischen Empfänger und Absender. Drei Leerzeilen folgen, danach schreiben Sie Ihren Namen in Druckbuchstaben. In die freie Fläche kommt später Ihre Unterschrift. Nach wiederum einer Leerzeile folgt das Wort „Anhang“ bzw. „Anhänge“, darunter können Sie diese auflisten (kein Muss!).
• Die Fußzeile
  In der Fußzeile sind oft gesetzlich vorgeschriebene Hinweise und Informationen zu finden, die beispielsweise die Kontaktmöglichkeiten, den Sitz einer Gesellschaft oder die Eintragung im Handelsregister betreffen. Privatpersonen benötigen keine Fußzeilen, sie beenden den Brief mit der Grußformel sowie ihrem Namen und der Unterschrift.

Zeilenangaben: Einhaltung ist wichtig

Die verschiedenen Zeilenangaben sind unbedingt einzuhalten, wenn Sie einen formal richtigen Brief erstellen wollen. Einfacher geht das, wenn Sie eine automatische Brieferstellung wählen, die es mittlerweile von verschiedenen Anbietern im Internet gibt.

Die Zeilenvorgaben sollten aber nicht nur wegen der besseren Lesbarkeit eines derart gestalteten Briefs eingehalten werden, sondern auch, weil beispielsweise die Adresse dann richtig für den Versand des Briefes im Fensterumschlag platziert ist. Hier möchte niemand den Anfang der Betreffzeile sehen, gleichzeitig soll der Brief automatisch bei der Post zu bearbeiten sein. Das bedeutet, dass sich alles am richtigen Platz befinden muss.

Daher gelten folgende Vorgaben:

• Der Briefkopf umfasst höchstens sieben Zeilen.
• Das folgende Anschriftenfeld umfasst höchstens neun Zeilen.
• Der Betreff wird mit zwei Zeilen Abstand zum Anschriftenfeld gesetzt und darf frühestens in Zeile 17 stehen.
• Nach dem Betreff folgen zwei Leerzeilen, die Anrede folgt frühestens in Zeile 19.

Video: 01 DIN 5008

DIN 5008: Grundsätzliche Briefgestaltung

Nicht immer sind Zeilenangaben nutzbar, teilweise sieht die DIN 5008 auch die Angabe in Millimeter vor. Ein Beispiel: Die Betreffzeile wird 8,4 mm unterhalb des Anschriftenfeldes gesetzt und fett gedruckt.

Außerdem sind laut der DIN-Vorschrift die Seitenränder normiert. Der linke Rand soll demnach 2,5 cm betragen, der rechte Rand mindestens ein Zentimeter. Für Aufzählungen gilt, dass sie um 4,95 cm eingerückt werden sollten.

Werden Telefonnummern im Brief verwendet, so sind diese mit einem Leerzeichen oder Bindestrich zu trennen. Müssen Sie die Ländervorwahl angeben, so darf die Ortswahl nur noch ohne die „0“ geschrieben werden. Außerdem gehört vor die Ländervorwahl das Plus.

Folgende Schreibweisen sind üblich:

• ohne Durchwahl: 03254 986754
• mit Durchwahl: 03254 986754-11
• für Schriftverkehr ins Ausland: +49 3254 986754-11

Möchten Sie Platz im Brief sparen oder wollen Sie ein sperriges Wort nicht ausschreiben, können Abkürzungen hilfreich sein. Verwenden Sie davon aber nicht zu viele und außerdem nur gängige und somit allgemein bekannte Kürzel. Denn: Werden sie zu häufig verwendet oder nutzen Sie Abkürzungen, die dem Empfänger vermutlich nicht bekannt sind, erschwert das das Lesen des Briefes.

Außerdem erreichen Sie eine gewisse Distanz, der Brief wird unpersönlich. Hinter die Abkürzung kommt ein Punkt, der ohne Leerzeichen gesetzt werden muss.

Hervorhebungen eignen sich perfekt, wenn Sie den Blick des Lesers auf diese eine Stelle lenken wollen. Wichtige Informationen heben Sie damit hervor und sorgen dafür, dass sich der Empfänger des Schreibens diese Worte besser merkt. Oft werden auch nur die Hervorhebungen gelesen, danach entscheidet der Empfänger, ob es sich lohnt, den Rest des Briefes zu lesen.

Vor allem bei Schreiben mit einer Werbebotschaft kann es daher sinnvoll sein, derartige Hervorhebungen durch Fett- oder Kursivdruck zu setzen. Erlaubt ist laut DIN 5008 auch die Wahl einer anderen Schriftfarbe.

---

Bildnachweis:©Shutterstock-Titelbild: Prostock-studio -#01: fizkes