Anrufbeantworter besprechen: Konkrete Ansagen und Informationen gewünscht

Monotone Ansagen auf dem Anrufbeantworter sind einfach grässlich und verleiten nicht dazu, die gewünschte Nachricht zu hinterlassen. Viel eher wird aufgelegt und der Angerufene bekommt ein leeres Band. Vielen Dank – ich melde mich lieber später noch mal. Für ein Unternehmen kann das verheerend sein, denn der Anrufende wäre vielleicht ein Kunde geworden.

Die Mailboxansage als Visitenkarte

Viele Anrufbeantworter sind mit einer elektronischen Stimme besprochen – persönlich wirkt das nicht gerade! Eher so, als hätte man sich entweder nicht die Zeit dafür genommen, eine individuelle Mailboxansage aufzusprechen, oder der Besitzer des Anschlusses hat keine Ideen. Wenn nun aber der Eindruck entsteht, Ihnen wäre die Ansage egal, warum sollte sich jemand die Mühe machen, und den Wunsch aufsprechen?

Vielleicht hören Sie den AB ja gar nicht ab, klicken durch die Nachrichten oder wollen den Anrufenden sowieso nicht zurückrufen. Viele negative Sachen werden hier unterstellt – Frust entsteht, wenn ein Anrufer nicht persönlich bedient oder wenigstens höflich begrüßt wird.

Eine Roboterstimme kann beides nicht und schon kehrt der Betreffende Ihrer Firma den Rücken. Dabei ist die Mailbox Ihre Visitenkarte, wenn auch nicht optischer, sondern eher akustischer Art. Wer Sie anruft, bekommt einen ersten Eindruck von Ihnen – und der soll doch möglichst positiv ausfallen, oder nicht?

Ein Tipp für Unternehmer: Egal, wie groß oder klein Ihre Firma ist – witzige Ansagen haben hier nichts zu suchen. Eine Mailboxansage ist vielleicht lustig und im Privaten auch sicherlich toll, aber für ein Unternehmen völlig unpassend. Wenn Sie ernst genommen werden wollen, befassen Sie sich gar nicht erst mit kostenlosen Mailboxtexten, denn diese sind entweder zu weit verbreitet, nicht individuell oder schlichtweg unpassend.

Beliebte Fehler beim Besprechen des Anrufbeantworters

Eigentlich scheint es ganz einfach zu sein: Sie formulieren einen Ansagetext für den Anrufer und besprechen Ihre Mailbox damit. Schon werden die Anrufenden zufrieden eine Nachricht nach dem Signalton dalassen, dazu die Nummer und Sie können so bald wie möglich zurückrufen. In der Realität zeigt sich dieser Idealfall allerdings sehr selten, denn häufig werden entweder lockere Sprüche statt eines guten Textes ausgesprochen oder es wird zu undeutlich gesprochen.

Name und Unternehmen sollten verständlich sein, auch eventuelle Wünsche an den Anrufenden dürfen nicht genuschelt daherkommen. Teilweise wird versucht, besonders neutral und professionell zu klingen, was darin endet, dass der Ansagetext auf der Mailbox monoton und völlig uninteressant – und uninteressiert – klingt. Ein langer Sprachtext ist ebenfalls ein häufiger Fehler – wenn der Anrufende die Zielperson nicht erreicht, möchte er das Gespräch in der Regel so rasch wie möglich beenden.

Lange Wartezeiten, bis der Signalton erklingt, sind nicht erwünscht. Ebenso schlecht ist es, wenn nicht alle benötigten Informationen aufgesprochen werden – die Geschäftszeiten Ihres Unternehmens fehlen, Namen von Ansprechpartnern oder eine andere Erreichbarkeit bzw. eine neue Telefonnummer.

Wie sehen perfekte Mailboxansagen aus?

Aus den Fehlern lassen sich ganz einfach Tipps für perfekte Mailboxansagen ableiten. Reden Sie deutlich, nuscheln Sie nicht, verwenden Sie keine losen Sprüche und geben Sie hier alle Informationen, die für den Anrufenden relevant sind.

Damit Sie einen guten Eindruck erwecken, auch wenn Sie gar nicht zu sprechen sind, haben wir an dieser Stelle einige Tipps für das Betexten des Anrufbeantworters:

1. Gehen Sie für die Aufnahme der Nachricht in einen ruhigen Raum, in dem Sie nichts ablenkt oder stört. Achten Sie darauf, dass es keine Geräusche im Hintergrund gibt – nicht einmal das Zwitschern der Vögel gehört aufs Band!
2. Vertonen Sie den Anrufbeantworter nicht aus dem Kopf, sondern arbeiten Sie vor. Schreiben Sie die Mailboxansage zuvor auf und schauen Sie, ob alle wichtigen Informationen enthalten sind. Geben Sie auch die Geschäftszeiten an bzw. wann Sie wieder erreichbar sind. Der Vorteil der schriftlichen Vorarbeit: Sie sind weniger nervös und müssen nicht allzu viele Versuche für eine perfekte Aufnahme hinter sich bringen. Wichtig: Achten Sie darauf, dass der Ansagetext dennoch nicht abgelesen wirkt, ansonsten fühlt sich der Anrufende doch wieder an den Roboter erinnert, weil alles sehr monoton klingt.
3. Die Nachricht auf dem Anrufbeantworter muss sachlich sein. Sie brauchen nur ein bisschen Zeit und Ihre Stimme – keine Musik im Hintergrund, keinen Hall und auch keine Witze. Wünschen Sie einen guten Tag, das wirkt neutral und dennoch höflich. Nennen Sie den Namen Ihrer Firma, Ihren eigenen Namen und die mögliche Erreichbarkeit. Nach den Informationen zu Ihrer Person bitten Sie darum, eine Nachricht auf dem AB zu lassen. Danach folgt ein „Danke“ und das Versprechen, so schnell wie möglich zurückzurufen. Letzteres versprechen Sie aber bitte nur, wenn Sie dieser Sache auch wirklich nachkommen. Denn wer etwas verspricht, sollte das auch halten, ansonsten wirkt alles unglaubwürdig und der Anrufende wird sich veralbert fühlen.
4. Sie brauchen keine Floskeln für eine gute Mailboxansage bzw. Mobilboxansage. Sie müssen nicht darauf hinweisen, dass es sich hier um einen Anrufbeantworter handelt und Sie brauchen auch nichts vom „Piepton“ zu sagen, nach dem doch bitte gesprochen werden soll. Jeder weiß, was zu tun ist, wenn der AB am anderen Ende der Leitung ist. Floskeln wirken immer ein wenig so, als wüssten Sie nicht, was Sie sagen sollen.
5. Nutzen Sie die Kurzfassung: „Guten Tag und vielen Dank“ wäre vielleicht ein wenig zu kurz, aber Sie brauchen keine Ansagetexte, die länger als 20 Sekunden dauern. Länger hat der Anrufende ohnehin keine Geduld. Achten Sie aber darauf, dass das bisschen Sprachtext verständlich und deutlich ankommt. Kaum etwas nervt mehr, als wenn der Anrufende immer wieder anrufen muss, um die aufgesprochene Telefonnummer zu verstehen. Sprechen Sie dabei klar und ohne Dialekt – Ihr Zuhörer sollte schon die Chance haben, Ihre Texte zu verstehen! Ein Tipp: Stellen Sie sich hin, wenn Sie den Anrufbeantworter betexten, denn in dieser Position hat das Zwerchfell ausreichend Platz und Ihre Texte wirken professioneller und freier. Ihre Stimme bekommt mehr Volumen und wirkt freier.
6. Lächeln Sie! Auch wenn es schwer vorstellbar ist, dass der Mensch am anderen Ende der Leitung das Lächeln mitbekommt, es ist tatsächlich der Fall! Ein Lächeln und gute Laune sind zu hören und übertragen sich, der Zuhörer wird besänftigt, sollte er ein wenig ärgerlich über die Nichterreichbarkeit sein.
7. Seien Sie empathisch! Wer einen Anruf tätigt, möchte nicht wissen, wann Sie nicht erreichbar sind, das hat er längst gemerkt und ist entsprechend frustriert. Sagen Sie stattdessen lieber, ab wann wieder jemand ans Telefon gehen kann.

Beispiele für Mailboxtexte

Im Folgenden haben wir zwei Beispiele für Mailboxansagen aufgeführt, die Sie entsprechend anpassen können. Achten Sie darauf, dass vor allem Ihr Name gut zu verstehen ist!

• Guten Tag, Sie sind mit XY verbunden. Leider kann ich Ihren Anruf derzeit nicht persönlich entgegennehmen. Sie erreichen mich am besten Montag bis Freitag zwischen 15:00 und 19:00 Uhr. Gern rufe ich Sie aber zurück, wenn Sie mir Ihren Namen und Ihre Telefonnummer hinterlassen. Vielen Dank und auf Wiederhören!
• Hallo, Sie haben die Nummer der ABC GmbH gewählt. Sie rufen leider außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Diese sind von Montag bis Freitag zwischen 08:30 und 12:00 sowie zwischen 14:30 und 18:00 Uhr. Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht und Ihre Nummer, wir rufen umgehend zurück. Auf Wiederhören.

In der Kürze liegt die Würze

Wie bereits angesprochen wurde, sollte die Mailboxansage eher kurz gehalten werden. Allerdings darf sie auch nicht zu kurz ausfallen, denn der Anrufende ist möglicherweise völlig überrumpelt von der Tatsache, dass er Sie nicht persönlich an der Strippe hat. Er hatte sich vielleicht schon zurechtgelegt, was er zu Ihnen sagen möchte, vor allem dann, wenn bisher noch kein direktes Gespräch stattgefunden hat. Der Anrufende hat vielleicht eine Anfrage, eine Bitte oder möchte eine Leistung erläutert bekommen.

Vielleicht ist er auch ein wenig schüchtern. Und dann kommt der Anrufbeantworter: Zack, zack – her mit Ihrem Wunsch, bitte kurz und knapp und die eigene Nummer ansagen. Wer darauf nicht gefasst ist, legt vielleicht vor lauter Schreck gleich wieder auf. Geben Sie dem Zuhörer daher ein wenig Zeit, sich mit der Situation anzufreunden. Die bereits genannten 20 Sekunden sind eine gute Zeitspanne, in der sich der Anrufende einen neuen Text zurechtlegen und seine Gedanken ordnen kann.

Bei aller Kürze muss der Mailboxtext aber so ausfallen, dass er eindeutig und klar ist, dass er keine Fragen offenlässt und alle Informationen enthält. Immerhin kann der Anrufende nicht noch einmal nachfragen, sondern er muss mit dem klarkommen, was Sie ihm liefern. Idealerweise erfährt der Anrufende, wann er mit einem Rückruf rechnen kann – wenn überhaupt ein solcher geplant ist. Auch aus diesem Grund sind die Zeiten der Erreichbarkeit aufschlussreich, denn es kann davon ausgegangen werden, dass der AB innerhalb der Dienstzeiten abgehört wird.

Eventuell geben Sie eine alternative Nummer an. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie mit dringenden Anrufen rechnen oder immer wieder Anfragen von (potenziellen) Kunden haben, die eben nicht eine oder zwei Stunden warten können.

Vorteile der persönlichen Ansprache

Nicht nur, dass sich ein Anrufender persönlich betreut fühlt, wenn er eben nicht mit der Roboterstimme des Anrufbeantworters verbunden ist. Nein, er wird sich auch darüber freuen, dass er weitaus mehr Informationen übermittelt bekommt – sofern Sie sich denn an den Tipp halten und wichtige Hinweise aufsprechen. Außerdem weiß der Anrufende, dass er die richtige Nummer gewählt hat, wenn Sie Ihren Namen aufsprechen.

Stellen Sie sich vor, Sie würden selbst eine Nummer wählen und werden mit einem AB verbunden, der Ihnen diese Nummer bestätigt. Sie wissen ja, dass Sie diese gewählt haben! Aber gehört die wirklich zu dem Unternehmen, mit dem Sie reden wollten bzw. erreichen Sie damit den richtigen Ansprechpartner? Wird der Text selbst auf den AB gesprochen, können Sie Ihren Namen nennen und geben dem Anrufenden ein bisschen Sicherheit.

Sollten Sie mit ausländischen Kunden zu tun haben, sollten Sie darüber nachdenken, den AB auch auf Englisch zu vertonen. Dann sollten die einzelnen Texte allerdings kürzer ausfallen, denn wenn der deutschsprachige Zuhörer zu lange warten muss, bis er seinen Text endlich loswerden kann, legt er vielleicht wieder auf.

Sie können bei einer persönlichen Ansage sämtliche Informationen unterbringen, die Ihnen und Ihren Anrufern wichtig sind. Dazu gehört auch, dass Sie vielleicht im Urlaub und für zwei Wochen gar nicht erreichbar sind. Hier unterscheidet sich allerdings der private vom geschäftlichen AB – aus Sicherheitsgründen sollten Sie beim privaten AB nicht anzeigen, dass Ihre Wohnung für eine feste Zeit nicht besetzt ist.

Diebe wählen teilweise Telefonnummern und versuchen so herauszufinden, in welcher Wohnung oder in welchem Haus sie gute Karten bei einem Einbruch hätten. Für den AB im Büro gilt daher, dass Sie im Idealfall einen anderen Ansprechpartner benennen können, denn so wird deutlich, dass hier jemand zu erreichen ist. Außerdem sollten Sie für Notfälle eine Mobilfunknummer angeben, was allerdings von der Art Ihres Unternehmens und von Ihrer Position bzw. eingesetzten Vertretung abhängig ist.

Ansagetexte aus dem Internet

Im Internet ist eine Fülle von Ansagetexten für Mobilboxen zu finden – teilweise sind die Anrufbeantworteransagen kostenlos erhältlich, teilweise nur gegen Gebühr. Gerade bei den kostenlosen Texten gilt aber, dass Sie hier als Unternehmer besser die Finger davon lassen sollten.

Denn solche Texte sind oft eher witzig und mit einer Fülle verschiedener Sprüche versehen, die für Ihr Unternehmen unpassend sind. Außerdem bedienen sich viele Menschen dieser Ansagetexte, was bedeutet, dass Ihr Anrufer vielleicht eine Ansage zu hören bekommt, die er schon mehrere Male bei anderen Firmen gehört hat. Sie wollen sich doch aber abheben und einzigartig sein!

Auch wenn es sicherlich nur begrenzt möglich ist, auf verschiedene Arten die nötigen Informationen in Mobilboxansagen und Mailboxansagen zu bringen, so ist doch leicht erkennbar, ob Sie sich die Mühe gemacht und die Ansagetexte selbst zusammengestellt haben oder ob Sie fremde Vorgaben nutzen.

Was Sie aber machen können: Sollten Sie selbst nicht gut bei Stimme sein oder das Gefühl haben, Sie würden sich „komisch“ anhören, wenn Ihre Stimme vom Band kommt, können Sie auf professionelle Unterstützung zurückgreifen. Diese ist zum Beispiel über Tonstudios zu bekommen. Dort können Anrufbeantworter „eingesprochen“ werden. Eine gute Akustik ist hier garantiert, störende Geräusche gibt es nicht bzw. werden herausgefiltert.

Natürlich können Sie auch einen Mitarbeiter mit dem Ansagetext betrauen, dann sollte dieser allerdings nicht in Ihrem Namen sprechen, sondern nur den Firmennamen nennen sowie darauf verweisen, dass Sie unter einer anderen Nummer (diese bitte dann auch nennen) erreichbar sind. Ansonsten könnte das zu verwirrten Anrufern führen, wenn diese später durch Sie zurückgerufen werden und Sie eine andere Stimme als auf dem AB haben.

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