Angebote rechtssicher und wasserdicht schreiben

Für ein erfolgreiches Unternehmen gehört das Schreiben eines Angebots zum Alltag, denn ohne Angebote gibt es keine Aufträge und somit auch keine Einnahmen. Dennoch muss das Angebot den deutschen Gesetzen entsprechen. Worauf dabei zu achten ist, schildern wir Ihnen folgend.

Wie wird ein Angebot richtig geschrieben?

Angebote müssen gemäß dem Gesetzgeber einige bestimmte Informationen enthalten und Anforderungen erfüllen, damit sie rechtssicher sind – nur wenn diese Regeln eingehalten werden, sind sie auch gültig.

Wir erklären im Folgenden die Vorgaben, die für sämtliche Produkte und Dienstleistungen der verschiedensten Bereiche und Branchen gültig sind, denn potenziellen Auftraggebern müssen zahlreiche Informationen zur Verfügung gestellt werden, dazu gehören unter anderem:

• Angebotsgegenstand: Beschreibung der Dienstleistung oder des Produkts
• Beschreibung: Umsetzung und Ausführung der Dienstleistung oder des Produkts
• Preise: Angabe sämtlicher Preise inklusive der Zusatzkosten
• Lieferbedingungen: Zeitpunkt der Lieferung, Versandart, eventuelle Transportversicherung
• Rabatte: Erklärung der Preisnachlässe oder anderen Vergünstigungen
• Verpackung: Angabe der Verpackungsart
• Zahlungsbedingungen: wann muss bezahlt werden?
• Gültigkeit: Zeitraum, bis wann das Angebot gilt
• Gerichtsstand: Festlegung des Gerichtsstands bei etwaigen Streitigkeiten

Es ist nicht immer erforderlich, dass die zuvor genannten Informationen auch tatsächlich konkret im Angebot enthalten sind. Denn ein Teil dieser Informationen kann auch in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) enthalten sein. Dies betrifft oftmals den Gerichtsstand, aber auch die Zahlungsbedingungen. Allerdings muss dann im Angebot auf die AGB hingewiesen werden.

Video zum Angebotsschreiben

Wichtigste Punkte: Preise und Gültigkeitsdauer

Insbesondere bei den im Angebot genannten Preisen und deren Gültigkeit müssen Sie vorsichtig sein. Denn ein Angebot ist immer bindend und aus diesem Grund empfehlen wir, hier die sogenannten Freizeichnungsklauseln zu verwenden.

Diese bestehen aus den nachfolgenden Formulierungen:

• Preis vorbehalten
• ohne Gewähr
• unverbindlich

Allerdings bietet auch diese Formulierung keine völlige Sicherheit, da diverse Landgerichte diese als Wettbewerbsverstoß gewertet haben. Sollte der Preis noch nicht genau feststehen, so empfehlen wir Ihnen, statt des Angebots einen Kostenvoranschlag zu erstellen. Denn dieser darf später den Gesamtpreis bis zu 20 % überschreiten. Sehr wichtig ist auch immer der Gültigkeitszeitraum, diesen sollten Sie ganz klar definieren.

Zum Beispiel mit folgendem Satz:

• Dieses Angebot behält bis zum xx.xx.xxxx seine Gültigkeit.

Diese Formulierung ist ungemein wichtig, da ansonsten Ihr Angebot unbefristet gültig wäre und der Kunde dann theoretisch auch noch nach Monaten darauf beharren kann. Allerdings ist es in der Regel so, dass sich in einem größeren Zeitraum auch die Rahmenbedingungen ändern, wodurch sich Ihre Kosten auch entsprechend ändern können. Aus diesem Grund sollten Sie die Gültigkeit in einem Angebot immer ganz klar definieren.

Angebot und Kostenvoranschlag – da liegen die Unterschiede

Das Angebot unterscheidet sich vom Kostenvoranschlag von Seiten des Kunden meistens darin, dass dieser bei mehreren Mitbewerbern anfragt. Das Problem: für einen Kostenvoranschlag gilt die Preisbindung nicht und Unternehmen können hierfür dem Kunden etwas berechnen. Sie als Unternehmen werden bestrebt sein, den Auftrag zu erhalten und gleichzeitig den Kunden zufriedenzustellen, möchten trotzdem natürlich auch durch den Auftrag keine großen Verluste in Kauf nehmen.

Sie sollten Ihren potenziellen Auftraggeber über die gesetzliche Regelung zum Angebot und dem Kostenvoranschlag informieren. Tipp: Lassen Sie sich den Auftrag für einen Kostenvoranschlag schriftlich bestätigen! Denken Sie an die Freihaltungsklauseln und unbedingt auf die Festlegung eines Gültigkeitszeitraums.

Die genauen Unterschiede zwischen Angebot und Kostenvoranschlag, haben wir nachfolgend übersichtlich aufgelistet:

Gesetzliche Grundlage

• Angebot: §§ 145 bis 150 BGB – zeitlich befristet, sofern angegeben und verbindlich (Ausnahme: Freizeichnungsklauseln wurden verwendet).
• Kostenvoranschlag: §§ 650 u. 632 Abs. 3 BGB – der einfache Kostenvoranschlag ist unverbindlich, während der garantierte verbindlich ist

Kosten

• Angebot: grundsätzlich kostenlos
• Kostenvoranschlag: nach Vereinbarung

Preisbindung

• Angebot: erst nach Ablauf der Bindungsfrist sind Abweichungen vom Preis erlaubt
• Kostenvoranschlag: bis zu 20 % dürfen die Kosten den Gesamtbetrag übersteigen, müssen aber zuvor abgesprochen werden (der Kunde muss annehmen oder ablehnen können).

Inhalt

• Angebot: das Produkt oder die Dienstleistung wird lediglich mit der Bezeichnung und dem Wert aufgeführt. Die verwendeten Materialien oder Arbeitsschritte sind nicht aus dem Angebot zu entnehmen.
• Kostenvoranschlag: Auflistung sämtlicher Materialien und Arbeitsschritte, die für die Erstellung des Produktes oder der Dienstleistung erforderlich sind. Diese werden detailliert mit Angaben der Menge und des Preises aufgelistet, um dann am Ende in einem Gesamtbetrag zusammengefasst zu werden. Der Kostenvoranschlag sieht ähnlich wie eine Rechnung aus.

Video Professionelle Angebote schreiben

Auftragsbestätigung – wann ist sie erforderlich?

Wenn Sie ein verbindliches Angebot abgeben, welches demnach auch verbindliche Preise hat, dann kann der Kunde dieses exakt so annehmen. In solch einem Fall ist es nicht erforderlich, dass Sie eine Auftragsbestätigung schreiben. Anders sieht es allerdings aus, wenn die Kundenbestellung von dem schriftlich fixierten Angebot abweicht. Aber auch dann, wenn ein unverbindliches Angebot eingereicht wurde, sollten Sie die Bestellung mit einer schriftlichen Auftragsbestätigung fixieren und dem Kunden zukommen lassen.

Dabei können Sie das Angebot als Grundlage hierfür nutzen und einfach den Betreff in Auftragsbestätigung ändern. Denken Sie daran, alle erforderlichen Veränderungen im ehemaligen Angebot vorzunehmen. Anschließend lassen Sie sich die Richtigkeit und den Eingang der Auftragsbestätigung schriftlich vom Kunden bestätigen. So besteht Rechtssicherheit für sämtliche Beteiligten.

Das perfekte Angebot: so gewinnen Sie die Kunden

Ein gutes Angebot besteht aus mehr als lediglich den zuvor genannten Punkten und der schriftlichen Niederlegung der Absprachen. Mit einem optimalen Angebot können Sie Ihre potenziellen Kunden von Ihren Produkten, Ihren Dienstleistungen und Ihrer Kompetenz überzeugen. Exakt dieser Aspekt wird in vielen Angeboten vernachlässigt und manche Unternehmen stehen tatsächlich auf dem Standpunkt, dass ein potenzieller Interessent, der nach einem Angebot gefragt hat, mit der Angebotsanfrage bereits den Auftrag erteilt hat und das Angebot lediglich eine Formalie darstellt. Leider hat es sich in der Praxis erwiesen, dass diese Annahme in den meisten Fällen falsch ist.

Fast immer holen Auftraggeber mehrere Angebote zu einem Produkt oder einer Dienstleistung ein und vergleichen diese. Ob dann tatsächlich der Auftrag vergeben wird, das hängt in vielen Fällen vom konkreten Angebot ab. Und nicht immer ist der Preis dafür ausschlaggebend, dass sich ein Kunde für Sie entscheidet!

Ein optimales Angebot enthält somit die zu erbringenden Dienstleistungen bzw. eine Beschreibung des Produktes in dieser Art und Weise, so dass der Kunde in der Lage ist, die Qualität gut nachzuvollziehen. Außerdem sollte das Angebot professionell erstellt werden – unter Umständen rechtfertigt dies sogar einen höheren Preis.

Mit dem Angebot können Sie dem Kunden belegen:

1. Dass Sie die Bedürfnisse und Wünsche des Kunden kennen
2. Dass Sie und nur Sie die bestmögliche Qualität liefern
3. Dass Sie in der Lage sind, auch auf individuelle Wünsche einzugehen
4. Dass Ihr Preis aufgrund der hohen Qualität und den hervorragenden Leistungen gerechtfertigt ist

Tipps für die Angebotserstellung

Mit einem Angebot haben Sie die Chance, Ihr Unternehmen, Ihr Produkt und Ihre Dienstleistung dem potenziellen Auftraggeber zu präsentieren und diesen von sich zu überzeugen.

Mit den nachfolgenden Tipps gelingt dies besser:

• Schnelle Erstellung: Wenn Sie Ihr Angebot schnellstmöglich erstellen (im Idealfall innerhalb einer Frist von 24 Stunden), dann verschaffen Sie sich einen enormen Vorteil. Denn Sie hinterlassen beim Kunden einen positiven Eindruck und haben gleichzeitig die Chance, als erster von einer Zusage zu profitieren.
• Personalisiertes Angebot: Sprechen Sie den potenziellen Kunden unbedingt persönlich an und vermeiden Sie allgemeine Anreden, denn dadurch fühlt sich der Kunde bei Ihnen in guten Händen.
• Rabatt: Sie machen selbst bei einem kleinen Rabatt beim Kunden einen guten Eindruck. Unter Umständen ersparen Sie sich dadurch sogar Nachverhandlungen.
• Gliederung: Verwenden Sie bei Ihrem Angebot eine leicht verständliche Struktur und binden Sie immer alle Informationen ein, die der Kunde wissen möchte. Dazu gehört natürlich die Beschreibung der Dienstleistung oder des Produkts, der Preis und der Lieferzeitraum. Aber auch der Ansprechpartner sollte im Angebot genannt werden, an den sich der potenzielle Kunde bei Fragen richten kann. Bilden Sie Zwischensummen und erleichtern Sie damit Ihrem Kunden das Verständnis. Je übersichtlicher und transparenter ein Angebot geschrieben wird, desto leichter kann der Kunde es nachvollziehen. Tipp: bei einem handwerklichen Angebot muss in einem Angebot immer zwischen Lohnkosten und Materialkosten unterschieden werden.
• Gültigkeitsdauer: Geben Sie ein klares Ablaufdatum an, bis zu dem das Angebot seine Gültigkeit behält. Diese Frist sollte unbedingt gut sichtbar im Angebot platziert werden. Selbst wenn dann nicht sofort eine Zusage kommt, bleiben Sie dem Kunden im Gedächtnis. Sollte er Interesse haben, dann wird er sich binnen dieser Frist melden.

Anleitung zum Erstellen eines Angebots

Ein Angebot wird wie ein typischer Geschäftsbrief erstellt. Die wichtigsten Gliederungspunkte sind:

• Eigene Anschrift entweder oben im Kopf des Briefes oder oben links
• Adresse des Empfängers darunter
• oben rechts Ort und Datum
• im Betreff die Angebotsnummer, die Kundennummer, der Ansprechpartner und die Gültigkeit des Angebots
• den potenziellen Kunden persönlich ansprechen
• Einleitung
• Erklärung des angebotenen Produkts bzw. der Dienstleistung
• Preisangabe
• unter Umständen anfallende Frachtkosten
• die Lieferbedingungen und die hierfür benötigte Zeit
• sofern nicht in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen enthalten, Art der Verpackung und die Zahlungsbedingungen
• ebenfalls wichtig sind der Eigentumsvorbehalt, der Gerichtsstand und der Erfüllungsort – auch diese Angaben sind in der Regel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen angegeben
• Hinweis auf AGB
• Grußformel
• Unterschrift

Muster für ein wasserdichtes Angebot

Am nachfolgenden Angebot können Sie erkennen, wie ein optimales Angebot aussieht:

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