Anforderungsprofil richtig erstellen: Schnell, einfach und effektiv

Wer sich als Dienstherr oder Unternehmer auf Bewerbersuche begibt, braucht ein konkretes Anforderungsprofil. Hier sind die Erwartungen an den Bewerber konkretisiert.

Das Anforderungsprofil: Das muss der Bewerber mitbringen

Vereinfacht gesagt: Das Anforderungsprofil stellt die Anforderungen dar, die das Unternehmen oder der Dienstherr an den Bewerber hat. Es gibt eine offene Stelle im Unternehmen, die es zu besetzen gilt. Diese wird in der Stellenbeschreibung ausgeschrieben, in der erklärt wird, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Stellenbewerber erbringen muss. Welche Kompetenz er aber mitbringen sollte, wird im Anforderungsprofil erklärt.

Im besten Fall ist das Profil mit einer Art Qualifikationsstruktur versehen, sodass die wichtigsten Fähigkeiten ganz oben stehen, die weniger wichtigen (die wünschenswerten) Eigenschaften weiter unten. In Unternehmen, in denen ganze Stellenpakete ausgeschrieben werden, mögen sich die Anforderungsprofile immer wieder ähneln, in Firmen aber, in denen es nur um die Ausschreibung einer einzelnen Stelle geht, wird das Profil sehr individuell ausfallen.

Wer sich die Mühe macht, und ein Anforderungsprofil erstellt, zieht daraus folgende Vorteile:

• Die Vorauswahl der Bewerber wird vereinfacht.
• Es erfolgt nur noch eine Ansprache der Jobbewerber, die exakt auf das Profil passen.
• Es entsteht eine Art Soll- und Ist-Vergleich.
• Die Stellenbewerber lassen sich untereinander vergleichen.
• Das Profil stellt die Grundlage für das Bewerbungsgespräch dar.
• Es werden Abstimmungsprobleme mit den Personalverantwortlichen vermieden.

Fazit: Das Anforderungsprofil ist im Bewerbermanagement unverzichtbar und sollte bei jeder Stellenausschreibung die Grundlage sein. Für verschiedene Stellen lässt es sich immer wieder anpassen, im Grundsatz jedoch sind diese Profile immer gleich.

Video: „VWL & BWL im Kurzformat“: Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil, Eignungsprofil

Einfach und effektiv ein Anforderungsprofil erstellen

Wer ein Anforderungsprofil erstellen muss, möchte verständlicherweise mit wenig Aufwand viel erreichen. Das Profil soll am Ende zur Stellenbeschreibung passen und sich in diese einfügen. Es muss die geforderten Kompetenzen des Bewerbers exakt beschreiben und soll sich bestenfalls immer wieder anpassen lassen. Checklisten legen fest, ob alle Kompetenzen erfasst wurden und sollten vor Veröffentlichung der Anforderungsprofile angewendet werden. Dazu gleich mehr.

Die folgende Vorgehensweise hat sich zur einfachen und effektiven Erstellung von Anforderungsprofilen im Bewerbermanagement bewährt:

• Zieldefinition
  Ein gut formuliertes Anforderungsprofil ist die Grundlage für die erfolgreiche Personalbeschaffung sowie für die gesamte Personalentwicklung. Nicht nur derjenige, der die Stellenausschreibung liest, sollte wissen, ob die angebotene Stelle seinen Fähigkeiten entspricht. Auch der Personaler selbst muss wissen, was das Ziel ist, was er mit der Stellenbesetzung erreichen will und welche Maßnahmen dafür nötig sind.
• Schwerpunkte festlegen
  Jede Stelle hat bestimmte Schwerpunkte, zu denen in jedem Fall die nötigen Kenntnisse vorhanden sein müssen. Darüber hinaus gibt es Fähigkeiten, die als „nice to have“ zu bezeichnen sind. Bei der Erstellung eines Anforderungsprofils gilt es daher, die Inhalte und Tätigkeiten der Stelle festzulegen und diese Festlegung nicht auf eine bestimmte Person zu beziehen. Das gilt auch dann, wenn eine Stelle bereits besetzt ist, aber neu ausgeschrieben werden soll.
• Auseinandersetzung
  Was muss der Bewerber mitbringen, um die Stelle erfolgreich besetzen zu können? Welche Fähigkeiten und Fertigkeiten, welche Soft Skills und Zusatzkenntnisse sind wichtig, welche wünschenswert? Alle Fähigkeiten sollten in Checklisten eingetragen werden bzw. selbst solche Listen ergeben, sodass sie sowohl vollständig aufgeschrieben als auch auf diese Art nachprüfbar sind.
• Strukturen schaffen
  Das Anforderungsprofil darf keine unstrukturierte Ansammlung von Kriterien sein, die scheinbar völlig zusammenhanglos aufgelistet wurden. Vielmehr soll sich eine geordnete Qualifikationsstruktur ergeben. Fachliche Kriterien wie Abschlüsse und Weiterbildungen sind hier ebenso gelistet wie persönliche Eigenschaften. Jeweils fünf oder sechs Unterpunkte sollten zu den beiden großen Hauptkriterien „Fachliche Kompetenzen“ und „Persönliche Eigenschaften“ gefunden werden. Diese Kriterien wiederum werden in eine Reihenfolge gebracht und nach Relevanz sortiert.
• Gewichtung
  Jedes Kriterium wird gewichtet, wozu sich die Skala von eins bis sechs anbietet. Hohe Zahlen bedeuten ein „Muss“, niedrigere Werte sind „Kann“-Werte.

Das darf im Anforderungsprofil nicht fehlen

Jeder Personaler muss wissen, wonach er sucht. Was ist wichtig und worauf kann er gegebenenfalls verzichten? Ob es dabei um ganze Stellenpakete oder nur um einen einzelnen Job geht: Mit einem wohlüberlegten Anforderungsprofil werden die Streuverluste bei den Bewerbern gering gehalten.

Die anfängliche Mehrarbeit durch das Verfassen eines konkreten Profils sorgt dafür, dass die spätere Auswahl schneller, genauer und effektiver möglich ist. Nicht immer ist es allerdings möglich, ohne Rückfragen ein Anforderungsprofil zu erstellen. Gespräche mit dem bisherigen Stelleninhaber oder mit Mitarbeitern aus dem näheren Umfeld des zu besetzenden Jobs sind hilfreich, um die Anforderungen definieren zu können. Geht es um die Besetzung einer neuen Stelle, sollten sich Personaler vorab überlegen, welche Aufgaben mit der Position verbunden sein können.

Daraus lassen sich Fähigkeiten und Kompetenzen sicher ableiten. Auch die Unternehmensziele können dabei relevant sein, denn von ihnen sind Strategien und Ziele abzuleiten, die für eine einzelne Stelle gelten sollen. Daraus wiederum lässt sich auf die nötigen Qualifikationen schließen, die die Stellenbewerber mitbringen müssen.

Insgesamt sollte von einem Arbeitsaufwand von zwei bis drei Stunden ausgegangen werden, wenn ein Anforderungsprofil ohne jegliche Vorlage erstellt werden muss. Hier gilt es, nicht an der falschen Stelle zu sparen, denn dieser Aufwand minimiert den Aufwand bei der Auswahl der Jobbewerber!

Auf keinen Fall sollen nichtssagende Worthülsen enthalten sein, aus denen sich niemand etwas entnehmen kann. Das berühmte Wort „Führungstalent“ ist eine solche Worthülse, die auf alles und jeden zutrifft und doch nichts aussagt.

Checkliste für Kompetenzen

Um herauszufinden, ob alle Kompetenzen im Anforderungsprofil erfragt werden, kann die folgende Checkliste hilfreich sein:

• Fachkompetenzen
  Hierbei geht es um das nachprüfbare Fachwissen (Abschlüsse!), um Sprachkenntnisse und spezielles IT-Wissen
• Methodenkompetenzen
  Wenn es für die Stelle wichtig ist, müssen analytische Fähigkeiten ebenso gefragt werden wie Kenntnisse aus den Bereichen Rhetorik, Präsentation und strategisches Denken.
• Soziale Fähigkeiten
  Die häufig geforderte Teamfähigkeit darf ebenso wenig fehlen wie Selbstständigkeit, Belastbarkeit und Konfliktfähigkeit.
• Führungskompetenzen
  Hierbei werden Entscheidungsfreude, Verhandlungsgeschick, Durchsetzungsfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit gefragt. Es geht nicht nur darum, andere Menschen „anzuführen“, sondern mit diesen zu kommunizieren, sich durchsetzen zu können und Fähigkeiten zu priorisieren. Im Anforderungsprofil sollte das detailliert dargestellt werden!
• Persönliche Eigenschaften
  Der Stelleninhaber soll motiviert und flexibel sein, soll sich leistungs- und lernbereit zeigen. Er soll Verantwortung tragen können, kreativ und selbstständig sein.

Wenn ein Anforderungsprofil Schritt für Schritt erstellt wird, können auch weitere Faktoren berücksichtigt werden. Dazu zählen zum Beispiel Arbeits- und Umweltfaktoren oder spezielle Erwartungen, die an den künftigen Stelleninhaber gestellt werden. Diese weiteren Erwartungen können auch dafür genutzt werden, um spezielle Fähigkeiten oder Fertigkeiten hervorzuheben und ihr Gewicht zu verdeutlichen. Geht es um Formulierungen für Stellenpakete, werden derart detaillierte Anforderungsprofile meist nicht erstellt, sondern in vereinfachter Form ausgegeben.

Video: Professionelle Personalauswahl: Ein klares Anforderungsprofil erstellen (kompletter Kurs 2)

Effektive Anforderungsprofile erstellen mit einer Checkliste

Noch eine Checkliste, die das Erstellen von Anforderungsprofilen erleichtert und dafür sorgen kann, dass kein wichtiger Punkt vergessen wird:

• Welche Position wird besetzt?
• Welche Haupt- und Nebenaufgaben muss der Stelleninhaber ausführen?
• Welche Qualifikationen sind unverzichtbar?
• Welche Fähigkeiten wären hilfreich, müssen aber nicht zwingend vorhanden sein?
• Welche Kompetenz muss unbedingt hervorgehoben werden?
• Welche Arbeitsbedingungen sind für die Position kennzeichnend?

Wichtig ist an dieser Stelle auch der Hinweis, dass ein Anforderungsprofil stets noch einmal genau zu lesen und auf problematische Formulierungen zu kontrollieren ist. Hierbei sollte ein Personaler davon ausgehen, dass das berühmte Haar in der Suppe gesucht wird bzw. dass die Stellenanzeige bewusst falsch verstanden werden will. Es sollte nicht möglich sein, eine missverständliche Formulierung zu finden, die eine Personengruppe diskriminiert.

Ist das Anforderungsprofil fertig formuliert, ist das nur die halbe Miete, denn auch der Rest der Stellenanzeige muss ansprechend gestaltet und getextet werden. Nur dann ist es möglich, auch genau die Stellenbewerber zu finden, die sich der Personaler und damit das Unternehmen auch selbst wünscht.

Wichtig zu wissen: Je besser ausgebildet und je anspruchsvoller die Stellensuchenden sind, desto kritischer sind sie auch und desto genauer schauen sie bei einer Stellenausschreibung hin. Eine schlecht formulierte Ausschreibung kann eine wohlüberlegte Anforderungsliste vollständig zunichtemachen. Es ist sogar möglich, dass der negative Eindruck der Stellenanzeige auf das Unternehmen projiziert wird und dadurch als Arbeitgeber gar nicht mehr infrage kommt.

Denn: Eine öffentlich ausgeschriebene Anzeige muss sich immer dem Unternehmen entsprechend präsentieren und zeigt das zu erwartende Niveau. Vereinfacht gesagt: Hinter einer salopp formulierten Anzeige wird auch kein konservatives Unternehmen vermutet bzw. wird es als solches nicht wahrgenommen. Hier muss die gewünschte Wahrnehmung des Unternehmens ebenso berücksichtigt werden wie die Zielgruppe, die mit der Anzeige angesprochen wird.

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