Das ERP (Abkürzung für „Enterprise Resource Planning“) steuert alle Geschäftsprozesse und steht für die Integration aller Prozesse in ein System: Ob kleine oder mittlere Unternehmen, ob Großkonzerne oder allein tätiger Selbstständiger
ERP: Eine Abkürzung und was sich dahinter verbirgt?
Wer die Abkürzung ERP hört, sollte wissen, dass es sich hierbei um ein System mit Namen „Enterprise Resource Planning“ handelt, bei dem alle Kernprozesse eines Unternehmens unter einem Dach vereint sind. Fertigung und Logistik, Instandhaltung und Lagerverwaltung, Finanzen und Beschaffung sowie alle anderen Geschäftsprozesse sind in ein einziges System integriert worden, um das Unternehmen voranzubringen.
Moderne ERP Systeme nutzen neue Technologien, um die einzelnen Geschäftsbereiche bestmöglich zu verwalten und zu steuern. Dabei bringt der Einsatz von ERP viele Vorteile für das Unternehmen:
- Höhere Produktivität
Dadurch, dass sich der Einsatz der ERP-Systeme direkt auf die Kerngeschäfte auswirkt, werden diese optimiert und zum großen Teil automatisiert. Alle Mitarbeiter des Unternehmens können auf das System zugreifen und erreichen ein besseres Ergebnis bei weniger Aufwand. - Größere Transparenz
Mit der passenden Softwareauswahl werden Daten beräumt und es kann eine einheitliche Datenbasis geschaffen werden. Die Mitarbeiter einer Abteilung haben Zugriff auf die gewünschten Daten und nutzen dafür alle die gleiche Datenbasis. - Schnellere Übersicht
Vor allem die Geschäfts- und Finanzberichtserstattung profitiert von ERP Systemen, denn die einzelnen Sachgebiete stellen ihre Ergebnisse in Echtzeit zur Verfügung. Die Reports können geteilt werden und bieten damit eine gemeinsame Basis für Besprechungen zur Geschäftslage. Gleichzeitig wird ein Unternehmen agiler, wenn es direkt auf Ergebnisse zugreifen und diese nutzen kann, sodass keine weiteren Auswertungen mehr nötig sind. - Geringes Risiko
Niemand muss ein Experte sein und unverzichtbares Wissen über ERP anhäufen, um das Lagerverwaltungssystem oder das Programm zur Instandhaltung zu nutzen. Nach einer kurzen Einarbeitung in das meist selbsterklärende Programm wird die Transparenz im Unternehmen maximiert. Dabei wird die Einhaltung von Vorschriften deutlich einfacher und sicherer, Prognosen verringern außerdem das Risiko für Fehlentscheidungen.
Das gesamte Unternehmen arbeitet produktiver, wenn ERP Abkürzung und Unterstützung zugleich ist. Die verschiedenen Unternehmensbereiche arbeiten besser und effektiver zusammen, administrative Aufgaben werden reduziert. Hinzu kommt, dass im Unternehmen nicht mehr mit verschiedenen Systemen gearbeitet werden muss, sondern nur noch ein Tool eingesetzt wird, um erfolgreicher zu werden.
Die Geschäftsprozesse sind hier eingebunden, die Datenpflege ist um ein Vielfaches leichter. Die Ressourcen im Unternehmen werden effizient verwaltet und gesteuert, das Unternehmen kann weitaus flexibler auf Veränderungen reagieren. Zeitersparnis, Kostenreduzierung und geringerer Aufwand sind drei der wichtigsten Gründe für Firmen, sich einmal mit diesem Teil der Wirtschaftsinformatik zu befassen und auf ERP Systeme zu setzen, die sie in ihrem Alltagsgeschäft unterstützen können.
Viele Geschäftsfragen können nicht oder nur nach umfassender Recherche beantwortet werden.(#01)
ERP: Wo werden diese Systeme eingesetzt?
Ein Existenzgründer beginnt meist mit den Programmen, die üblicherweise auf dem Rechner vorhanden sind. Da wird ein eigenes Buchhaltungsprogramm in Excel eingebaut, das allerdings schon bald an seine Grenzen (und vor allem an die Grenzen der Übersichtlichkeit) stößt. Es wird ein Lagerverwaltungssystem ausgetüftelt, das mithilfe von Word umgesetzt werden soll. Auch das Personalwesen setzt auf selbst erstellte Tabellen in Word oder Excel und muss diese mühsam pflegen.
Ein nicht mit dem System vertrauter Mitarbeiter soll nach einer Information suchen? Fehlanzeige, er wird kläglich an dieser Aufgabe scheitern, denn aus den selbst erstellten Programmen und Übersichten geht meist nur etwas hervor, das bestenfalls von seinem Ersteller zu verstehen ist. Wer keine geheimnisvollen Tabellen zur Übersicht nutzen möchte und möchte, dass die Abteilungen bei Bedarf zusammenarbeiten können, findet mit ERP Abkürzung und Novum zugleich.
Die Definition der ERP Abkürzung sieht vor, dass es sich hierbei um eine Softwarelösung handelt, mit der die Geschäftsbereiche im Unternehmen zusammenarbeiten können. Wer nur allein tätig ist und ein Produkt verkauft, braucht eventuell tatsächlich kein ERP System. Wer jedoch Mitarbeiter einstellt, verschiedene Abteilungen in seinem Unternehmen führt oder auf eine möglichst übersichtliche Lagerhaltung setzt, muss sich mit der Softwareauswahl beschäftigen
Folgende Punkte sprechen für die Einführung von ERP Systemen:
- alltägliche Aktivitäten im Unternehmen fordern immer mehr Zeit
- viele Geschäftsfragen können nicht oder nur nach umfassender Recherche beantwortet werden
- verschiedene Sachgebiete können nicht oder nur nach Abstimmung zusammenarbeiten
- Geschäftsprozesse lassen sich nur noch schwer kontrollieren und nachvollziehen
- der Kostenüberblick ist nicht mehr gegeben
- einzelne Abteilungen arbeiten mit eigenen Anwendungen, die im schlimmsten Fall nicht miteinander kompatibel sind
Spätestens dann, wenn Aufträge nicht angenommen werden können, weil scheinbar keine Kapazitäten frei sind und dennoch der Umsatz am Monatsende nicht stimmt, wird es Zeit, für mehr Übersicht in den Abteilungen und somit im gesamten Unternehmen zu sorgen.
Der Einsatz von ERP Systemen kann nicht von der Größe des Unternehmens abhängig gemacht werden, denn schon kleine Firmen mit nur wenigen Mitarbeitern spüren die Notwendigkeit eines solchen Systems. Auch wenn die Wirtschaftsinformatik viele Lösungen parat hält, ist die Einführung eines gänzlich neuen Systems, welches im gesamten Unternehmen eingesetzt wird, doch oft die praktikabelste Variante.
Es ist für kein Unternehmen damit getan, einfach Mitarbeiter einzustellen und andere zu entlassen. Löhne und Gehälter müssen pünktlich gezahlt werden, es geht um das Finden neuer Bewerber und um An- und Abmeldungen bei Versicherungen.(#02)
Die Abkürzung ERP: Wie ist das System eigentlich aufgebaut?
Die Abkürzung ERP steht für ein System, das die Ressourcen im Unternehmen möglichst sinnvoll ausschöpfen soll. Das ist nicht immer mit einem einzigen System möglich, wie viele Unternehmer aus eigener Erfahrung wissen, zumal je nach Anwender unterschiedliche Anforderungen zu berücksichtigen sind. Die meisten Anbieter von ERP-Systemen stellen daher inzwischen verschiedene Lösungen auf den Markt, die zwar alle dem ursprünglichen ERP-System entsprechen aber eine modulare und damit anpassbare Aufbauweise bieten.
Jedes Unternehmen kann somit genau die Module erwerben, die für den Eigenbedarf passen und die für die aktuellen Anwendungen in der Firma benötigt werden. Warenwirtschaft und Beschaffung werden für die meisten Firmen wichtig sein, hingegen Produktion und Lagerhaltung nicht in jedem Fall. Was allgemein immer benötigt wird, sind die Module Personal, Marketing und Finanzwesen, zu dem auch das Rechnungswesen und die Buchhaltung gehören. Die Module sind untereinander über eine zentrale Datenbank verbunden, sodass alle Ressourcen der Firma effizient plan- und nutzbar sind.
Das Unternehmen kann die Module individuell auswählen und anpassen, die Einführung der ERP-Systeme umfasst somit nicht immer alle Bereiche, die mit diesem System zu verwalten sind. Nicht nur weil der modulare Aufbau die Auswahl exakt der Bereiche ermöglicht, die wirklich gebraucht werden, stellt diese Variante auch einen Kostenvorteil dar. Warum sollte ein Unternehmen für Teilbereiche zahlen, die es gar nicht nutzt?
Die folgende Übersicht zeigt die am häufigsten genutzten ERP-Module, die im Rahmen der ERP Abkürzung zum Einsatz kommen:
- Warenwirtschaft
Warenwirtschaft und Logistik werden in einem Modul zusammengefasst. Es geht dabei um den Ein- und Ausgang von Waren, um die Verwaltung der Materialdaten sowie um die Bearbeitung von Aufträgen und Rechnungen. Auch die Abwicklung der Verbrauchsmaterialien ist enthalten. Meist sind praktische Sonderfunktionen vorhanden, die für Beschaffung und Disposition nützlich sind. Letzten Endes lässt sich unter Einsatz dieses Systems eine effiziente Lagerhaltung erreichen, darüber hinaus ist der genaue Überblick über das Lager jederzeit gegeben. - Produktion
Dieser Bereich ist zumindest für Betriebe aus der Industrie relevant. Hier können Materialplanung sowie Planung von Absatz und Produktion vorgenommen werden. Des Weiteren bietet das Modul eine Stücklistenverwaltung, eine Verwaltung von Arbeitsplätzen und Ressourcen sowie die Freigabe von Fertigungsaufträgen. - Finanzen
Zahlungen und Mahnungen, Forderungen, Abschreibungen und Jahresabschlüsse lassen sich mit diesem Modul erstellen und verwalten. Es ist die Grundlage für jede Finanzübersicht sowie für die Beantragung von Unternehmenskrediten und dient als Basis für Investitionsentscheidungen. - Personal
Es ist für kein Unternehmen damit getan, einfach Mitarbeiter einzustellen und andere zu entlassen. Löhne und Gehälter müssen pünktlich gezahlt werden, es geht um das Finden neuer Bewerber und um An- und Abmeldungen bei Versicherungen. Das Modul Personalwesen deckt alle Funktionen ab und bietet damit eine effiziente Verwaltung der Mitarbeiter eines Unternehmens.
Warenwirtschaft und Logistik werden in einem Modul zusammengefasst. (#03)
Jedes Unternehmen muss wissen, welche Geschäftsprozesse abgedeckt werden sollen, wenn ERP Abkürzung und Erleichterung zugleich sein soll. Abkürzung deshalb, weil durch das System viele Arbeitsschritte in einem Vorgang erledigt werden und es nicht mehr nötig ist, zum Beispiel Auswertungen von verschiedenen Abteilungen einzufordern und zu einer eigenen Übersicht zusammenzustellen.
Reportings werden einfach ausgegeben und stehen damit für Unternehmensentscheidungen in Echtzeit zur Verfügung. Diverse Zusatzfeatures sind sinnvoll, wenn weitere Funktionalitäten abgedeckt werden sollen.
Hierbei handelt es sich vor allem um Marketing und Vertrieb sowie um den Service, der durch die Software unterstützt werden kann. Auch das Projektmanagement sowie das Controlling können per Modul genutzt werden und komplettieren das gesamte Informationssystem des Unternehmens.
Hinzu kommen eventuell die Archivierung, die Verwaltung von Datenbanken, das Berichtwesen sowie Anbindungen an das E-Commerce, die auf das Unternehmen ausgerichtet eingesetzt werden können.
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