Assistent: Wie der Sprung in die Chefetage gelingt

Assistenten sind in vielen Unternehmen die Kraft, mit der das Unternehmen angetrieben wird. Sie sind die rechte Hand der Geschäftsleitung, haben Einblick in verschiedene Belange und Vorgehen und sind für den reibungslosen Ablauf zuständig. Interessant zu wissen ist, welche Voraussetzungen sie mitbringen sollten und wie es möglich ist, den Aufstieg zu schaffen.

Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel

Was ist eigentlich der Assistent der Geschäftsführung?

Assistenten der Geschäftsleitung können verschiedene Aufgaben haben, da der Beruf an sich keine klare Definition hat. Gerne werden sie auch als Management Assistent oder als Assistenten der Direktion bezeichnet. Die wichtigste Aufgabe ist die Unterstützung der Unternehmensleitung in den einzelnen Belangen, die das Unternehmen betreffen. Dabei stehen die administrativen Aufgaben im Vordergrund.

Die Liste an Aufgaben ist daher vielseitig und setzt sich zusammen aus:

Entlastung und Unterstützung der Geschäftsleitung bei allen strukturellen Belangen
Management und Verwaltung der Termine
Bearbeitung und Beantwortung von Nachrichten und Mails
Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Geschäftsreisen
Abrechnungen der Geschäftsreisen
Vorbereitungen und Nachbereitungen von Sitzungen und Konferenzen sowie Veranstaltungen
Zusammenstellung von Geschäftsbriefen
Führung von Protokollen
Anfertigung und Auswertungen von Analysen

Durch die vielseitigen Aufgaben ist es daher notwendig, einige Voraussetzungen und Kompetenzen vorweisen zu können.

Normalerweise werden die Stellen an Bewerber vergeben, die über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich verfügen oder möglicherweise sogar ein Studium haben.(#01)

Die Voraussetzungen für einen Assistent der Geschäftsführung

Wer die Anstellung in Vollzeit oder Teilzeit in Anspruch nehmen möchte, der braucht einige Voraussetzungen, die er vorweisen kann, wenn es an die Bewerbung geht. Die Stellenangebote enthalten normalerweise die Vorgaben, die durch ein Unternehmen gestellt werden. Wer sich bewerben möchte, der sollte vorher prüfen, ob er die Vorgaben erfüllen kann oder ob es eine Möglichkeit zur Weiterbildung gibt, die bei einem möglichen Gespräch angesprochen werden kann.

Normalerweise werden die Stellen an Bewerber vergeben, die über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich verfügen oder möglicherweise sogar ein Studium haben. Für viele Studenten ist der Job nach dem Studium ein guter Einstieg in das Geschäftsleben.

Wichtig ist, dass die nachfolgenden Kompetenzen mitgebracht werden:

sehr fundiertes Wissen im betriebswirtschaftlichen Bereich
Kenntnisse in Fremdsprachen, wie Russisch oder Englisch
Kompetenzen im analytischen Bereich
sehr hohe Kommunikationsfähigkeit
umfangreiches Wissen im EDV-Bereich

Zudem ist es gut, wenn der Bewerber eine hohe Anpassungsfähigkeit mitbringt. Dadurch kann er sich auf seinen Vorgesetzten einstellen, was die gemeinsame Arbeit erleichtert. Generell sollte Teamfähigkeit ebenfalls zu den Eigenschaften gehören, die ein Assistent mitbringt. Da er über die Abteilungen hinaus mit den Zuständigen kommunizieren muss, kann Teamfähigkeit helfen, hier einen reibungslosen Ablauf planen zu können. Abhängig von den Aufgaben, die den Assistenten erwarten, sollte er auch ein gewisses Präsentationsgeschick mitbringen.

Gerade in Bezug auf die Kommunikationsfähigkeit ist zu bedenken, dass der Assistent der Geschäftsführung immer auch das Unternehmen repräsentiert, wenn er in Kommunikation mit Kunden, Interessenten und anderen Unternehmen tritt.

Das Wissen im EDV-Bereich bezieht sich in erster Linie auf verschiedenen Programme, die in den Unternehmen genutzt werden. Die Textverarbeitung sowie die Datenverarbeitung ist daher ein essentieller Bestandteil bei diesem Beruf. Assistenten der Geschäftsleitung müssen also durchaus vielseitige Eigenschaften mitbringen, wenn sie Erfolg haben möchten.

Assistent heisst die rechte Hand des Chefs zu sein.(#02)

Der Verdienst bei einem Assistent der Geschäftsführung

Das Gehalt bei Assistenten in der Geschäftsleitung hängt von der Größe des Unternehmens und von der Erfahrung des Bewerbers ab. Normalerweise bewegt es sich zwischen einem jährlichen Brutto von 37.000 bis hin zu 45.000 Euro als Einstiegsgehalt. Bringt der Bewerber bereits Berufserfahrung mit, erhält er zwischen 39.000 Euro und 60.000 Euro pro Jahr. Im Bereich der Senior Assistenz liegen die Beträge noch höher und können bis zu 85.000 Euro betragen.

Wichtig ist aber auch der Abschluss, der vorliegt. Wer ein Studium als Bachelor oder auch als Master vorweisen kann, der hat in Bezug auf die Gehaltsverhandlungen deutlich bessere Karten. Zudem setzen viele Unternehmen auch Berufserfahrung voraus. Diese sollte bei wenigstens 5 Jahren liegen. Nicht selten wird die Position des Assistenten auch genutzt, um später selbst als Vorgesetzter in der Chefetage Chancen zu haben. Hier kann es auch sinnvoll sein, mit dem Arbeitgeber zu sprechen und sich mögliche Weiterbildungen teilfinanzieren zu lassen, die für das Unternehmen später von Vorteil sind.

Wer darüber nachdenkt, als Assistenz in die Geschäftsleitung zu gehen, der kann sich noch einmal deutlich differenzierter mit dem Tätigkeiten beschäftigen, die hier anfallen. (#03)

Die Tätigkeiten in der Anstellung im Detail

Wer darüber nachdenkt, als Assistenz in die Geschäftsleitung zu gehen, der kann sich noch einmal deutlich differenzierter mit dem Tätigkeiten beschäftigen, die hier anfallen.

Grundsätzlich erfolgt dabei die Unterteilung in drei große Bereiche:

Büroorganisation

Die Organisation der Büroabläufe spielt eine besonders große Rolle. Dabei geht es in erster Linie darum, dass die Geschäftsleitung einen reibungslosen Ablauf im Büro benötigt. Die hier anfallenden Arbeiten unterliegen ganz der Assistenz. Dies beginnt bereits bei der Ablage und reicht bis hin zur Organisation von Geschäftsreisen.
Erstellung von Dokumenten

Ob Protokoll, Geschäftsbrief oder auch Flyer und Präsentationen – die Erstellung von Dokumenten obliegt der Assistenz der Geschäftsführung. Die dafür notwendigen Informationen werden durch den Vorgesetzten und die jeweiligen Fachabteilungen zur Verfügung gestellt. Dadurch entstehen einheitliche Berichte. Wichtig zu bedenken ist, dass es hier auch um vertrauliche Unterlagen geht. Der Assistent der Geschäftsführung muss daher besonders vertrauenswürdig sein.
Management von Besprechungen und Terminen

Wenn ein Termin mit mehreren Teilnehmern ansteht, muss eine Abstimmung durch die Assistenz stattfinden. Die Meetings der Geschäftsleitung müssen ohne Zwischenfälle abgehalten werden können. Die Vorbereitung einer Agenda ist daher besonders wichtig. Dadurch können sich alle Teilnehmer optimal auf die Besprechung einstellen. Auch die Teilnahme an den Besprechungen wird meist gefordert. Hier muss ein Protokoll geführt werden.

Wichtig zu wissen ist, dass der Assistent der Geschäftsführung nicht mit einer klassischen Sekretärin zu vergleichen ist. Die Aufgaben sind hier noch deutlich vielseitiger und es besteht eine erhöhte Verantwortung. Zusätzlich dazu ist der Assistenz der Geschäftsleitung auch Ansprechpartner für externe Unternehmen. Es ist möglich, dass auch eine Leitung eigener Projekte übertragen wird.

Viele Unternehmen unterstützen die Weiterbildungen und bieten sogar die Möglichkeit, anschließend die Beschäftigung im Unternehmen anzupassen.(#04)

In welcher Branche kann ein Assistent der Geschäftsführung tätig werden?

Auch diese Frage ist natürlich interessant. Die Branchen sind vielseitig. Es ist nicht verkehrt, sich in einer Branche zu bewerben, die auch den eigenen Interessen entspricht.

So werden Assistenten der Geschäftsleitung beispielsweise in den folgenden Branchen gesucht:

Handel
Elektronik
Bau
Medien
Logistik
Behörden
Handwerk

Die Aufstiegschancen sind vielseitig. Auch die Weiterbildung innerhalb der Stellung kann von Interesse sein. Grundsätzlich ist die Bezeichnung für den Beruf nicht geschützt. Daher kann sich jeder mit einer kaufmännischen Ausbildung auch durchaus als Assistenz der Geschäftsleitung bewerben. Da gerade bei dieser Position jedoch auch die Anforderungen sehr hoch sind, muss eine entsprechende Ausbildung vorgewiesen werden. Innerhalb des Jobs kann man sich zudem um Weiterbildungen bewerben. Dabei ist es möglich, sich zu spezialisieren.

Wer bereits Assistent der Geschäftsleitung ist, der kann Weiterbildungen in den folgenden Bereichen durchlaufen:

Personalmanagement
Führungskraft
Recht
Controlling
Öffentlichkeitsarbeit
Kommunikation

Die Weiterbildungen können gerade auch intern dabei helfen, die eigene Position zu festigen und möglicherweise noch weiter im Unternehmen aufzusteigen. Der Schritt zum Abteilungsleiter ist teilweise nicht mehr weit. Zudem kann es gut sein, mit der Unternehmensleitung ins Gespräch zu gehen.

Viele Unternehmen unterstützen die Weiterbildungen und bieten sogar die Möglichkeit, anschließend die Beschäftigung im Unternehmen anzupassen. Oft werden die Kosten für die Weiterbildung anteilig durch das Unternehmen übernommen und auch Freistellungen von der Arbeit möglich gemacht, ohne dass es zu unbezahlten Urlaubstagen kommt. Eine offene Kommunikation ist jedoch wichtig.