Die Entscheidung ist getroffen: das Kündigungsschreiben steht an. Eine sehr unangenehme aber nicht vermeidbare Aufgabe des Arbeitnehmers. Erst oft die Unsicherheit, ob es wirklich die richtige Entscheidung ist das Unternehmen zu verlassen und dann auch noch freundlich aber dennoch bestimmt den Arbeitgeber schriftlich informieren. Natürlich damit rechtlich alles seine Richtigkeit hat.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Wie sollte also ein gelungenes Kündigungsschreiben aussehen?
In eine solche Situation gerät man meist aus unterschiedlichen Gründen: Entweder es gibt zu wenig Perspektiven im Unternehmen, man möchte sich weiterentwickeln, mehr Geld verdienen, eine berufliche Neuorientierung wird gewünscht oder privat steht ein Wohnortwechsel an.
Manchmal kommen auch mehrere Gründe zusammen. Ganz klar, berufliche Umorientierung ist ihr Recht. Und sind wir mal ehrlich: Es ist doch eher ein geringer Anteil an Arbeitnehmern, der es heute noch länger als fünf Jahre in dem gleichen Unternehmen aushält. Das wissen auch die meisten Arbeitgeber.
Trotzdem fällt es jedem loyalen Arbeitnehmer schwer, das Kündigungsschreiben zu verfassen und dieses dann letztendlich dem Arbeitgeber auszuhändigen. Denn nach Vorlage bleibt üblicherweise noch eine längere Zeit der Zusammenarbeit, während der man miteinander auskommen muss.
Eine gute Vorbereitung der Kündigung, das A und O…
Eine Kündigung sollte nie ein unüberlegter Schnellschuss sein. Schon gar nicht, wenn Sie sich in letzter Zeit öfter mit Ihrem Chef gestritten haben. Überlegen Sie allerdings schon über einen längeren Zeitraum, ob Sie das Unternehmen verlassen sollen oder haben Sie ein sehr gutes neues Angebot vorliegen, will jeder nächste Schritt gut überlegt sein…
Zuallererst gilt es, sich über die Kündigungsfrist zu informieren. In jedem Arbeitsvertrag finden Sie die Anmerkung, bis wann eine schriftliche Kündigung einzureichen ist. Sollten Sie wirklich keine Passage zur Kündigungsfrist in Ihrem Arbeitsvertrag vorfinden, gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen. Das Arbeitsverhältnis eines Arbeitnehmers kann demnach mit einer Frist von vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden.
Tipp: Bevor Sie die Kündigung abschicken oder vorlegen, beweisen Sie guten Stil, indem Sie Ihren direkten Vorgesetzten vorab als Ersten über Ihre Kündigung informieren. Dabei können Sie kurz die Gründe erläutern. Betonen Sie in dieser Situation allerdings lieber die positiven Aspekte, die der Wechsel Ihnen bietet und nutzen Sie die Situation nicht als Gelegenheit, um Frust abzubauen.
Tipps für die Vorbereitung auf das Kündigungsgespräch:
- Den richtigen Zeitpunkt treffen:
Besonders wenn man sich „im Guten“ trennen möchte, sollte man den Zeitpunkt des Kündigungsgespräches nicht dem Zufall überlassen. Befinden Sie sich beispielsweise mitten in einem Projekt, kommt es verständlich nicht gut an, sich am nächsten Tag in den Resturlaub zu verabschieden. Aber nicht nur das: ein schlechter Abgang kann Ihnen sogar bei Ihrer weiteren Karriere im Weg stehen. Man kennt sich schließlich in der Branche… - Böses Blut hilft nicht weiter:
Auch wenn Sie noch so wütend auf Ihren Chef sind und das eventuell auch mit der Kündigungsgrund ist, bewahren Sie bitte Contenance! Spätestens wenn sich Ihr Abgang herumgesprochen hat und der geschwätzige Personaler auf einer Branchenveranstaltung oder Messe sich ebenfalls Luft gemacht hat, werden Sie diesen Schritt bereuen. - Emotional den Löffel abgeben:
Egal wie freundschaftlich das Verhältnis zu Ihren Kollegen und/oder Ihrem Chef ist, es ist Ihr gutes Recht das Arbeitsverhältnis zu beenden. Sprechen Sie bestenfalls mit Außenstehenden über Ihre Situation und eventuelle Blockaden, aus freundschaftlichen Gefühlen zu kündigen. Glauben Sie mir, Ihre Kollegen werden es verstehen, vorausgesetzt Sie sprechen ganz offen darüber. Aber Achtung: besser erst nach dem Kündigungsgespräch mit dem Chef! - Positiv einstimmen:
Der Tag an dem Sie das Gespräch mit dem Chef suchen, ist nicht der Zeitpunkt an dem das Fundament Ihrer Jobwelt völlig zusammenbricht. Versuchen Sie, den Tag positiv zu sehen. Es ist eine Chance in eine neue spannende Zukunft! - Privaten Rückhalt sichern:
Stellen Sie vor Ihrer Kündigung sicher, dass Ihre engsten Vertrauten hinter Ihnen stehen und die Konsequenzen mit Ihnen tragen. Fällt diese Unterstützung weg, könnte die kommende Zeit unnötig schwer werden. - Arbeitsrechtstreitigkeiten vorbeugen:
Dokumentieren Sie jeden Schriftverkehr und bewahren Sie alle Informationen und Unterlagen, die die Kündigung betreffen (auch eventuelle negative Verhaltensnachweise von Kunden, Kollegen oder dem Chef) sorgfältig auf.
Das Kündigungsschreiben: Tipps für die Form
Auch wenn Sie nun bereits mit Ihrem Chef über Ihre Kündigung gesprochen haben, das reicht für eine ordentliche Kündigung nicht aus. Eine Kündigung muss immer in Schriftform verfasst sein und eine handschriftliche Unterschrift beinhalten. Auch wenn wir in einer modernen, digitalen Welt angekommen sind, reicht es nicht, eine E-Mail, SMS oder gar ein Video zum Abschluss eines Arbeitsverhältnisses zu senden.
Tappen Sie nicht in eine dieser Fallen bei Kündigungsschreiben. Denn ist der Arbeitgeber nicht bereit, die Kündigung zu akzeptieren, wird er sich auf Formfehler und/oder Fristfehler des Kündigungsschreibens berufen.
Folgende Angaben sollte das schriftliche Kündigungsschreiben unbedingt enthalten, um rechtlich anerkannt zu werden:
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Name und Anschrift des Arbeitnehmers
- Datum: Tag der Zustellung an den Arbeitgeber
- Betreff: „Kündigung…“
- Anrede: In der Regel Ihr Vorgesetzter oder Personalchef/-chefin
- Kündigungstext: wesentliche Informationen, wie die Aussage, dass Sie kündigen und zu welchem Datum
- Abschluss: Original-Unterschrift
Tipp: Drucken Sie das Kündigungsschreiben zweimal aus. Ihr Exemplar lassen Sie von der Personalabteilung für Ihre Unterlagen mit Eingangsdatum unterschreiben.
Inhalt der Kündigung: kurz und knapp
Wichtigste Regel für den Inhalt einer Kündigung: Verzichten Sie im Kündigungsschreiben auf Details! Auch wenn Ihnen viel Frust unter den Nägeln brennt, ist dies der falsche Zeitpunkt und auch der falsche Adressat, um Ihren Redebedarf zu stillen. Verzichten Sie deshalb unbedingt auf persönliche Beleidigungen oder negative Bewertungen des Arbeitsverhältnisses. Das kann Ihnen nur schaden!
Der professionellste Weg ist es, sich am Ende des Kündigungsschreibens für die gute Zusammenarbeit zu bedanken – hier darf auch gerne geflunkert werden.
„Hiermit würde ich gerne mein Arbeitsverhältnis beenden“! Möchten Sie es wirklich irgendwann gerne beenden oder tun Sie es gerade? Verzichten Sie bitte unbedingt auf den Konjunktiv im Kündigungsschreiben. Auch wenn Sie sich unsicher sind, sollten Sie dies Ihren Arbeitgeber nicht spüren lassen. Reden Sie auch nicht um den heißen Brei herum. Ein klar formulierter Satz reicht völlig aus: „hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis fristgerecht zum (Datum)!“.
An dieser Stelle interessieren zudem Ihre persönlichen Gründe nicht. Falls Sie vorab mit Ihrem Chef noch nicht darüber geredet haben, spricht er/sie Sie vermutlich daraufhin an. Auch bei diesem Gespräch gilt die Regel: höflich und positiv bleiben.
„Arbeitnehmer, die auf diese Frage antworten möchten, tun gut daran, die Vergangenheit ruhen zu lassen“, rät Michael Lorenz von der Grow-up-Managementberatung in Gummersbach. „Mit einer Kündigung trennen sich die Wege. Jetzt noch schmutzige Wäsche mit dem Chef waschen zu wollen, ist Zeitverschwendung.“
Bedanken Sie sich am besten für die lehrreiche Zeit und erwähnen Sie nur, dass ein neuer Job sehr reizvolle Herausforderungen mit sich bringt oder ein Wohnungswechsel Ihnen leider keine andere Wahl lässt.
Tipps für einen sauberen Abgang aus dem Unternehmen
Kommunikation der Kündigung nach innen und außen:
Besprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten wann, von wem und wie kommuniziert werden soll, dass Sie sich für einen Weggang aus dem Unternehmen entschieden haben. Dies kann besonders wichtig sein, wenn Ihr Abgang auch auf dem Branchenmarkt Beachtung findet.
Das liebe Arbeitszeugnis:
Fakt ist, es steht Ihnen ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu. Fragen Sie Ihren Arbeitgeber, ob Sie hierfür aktiv werden dürfen oder ob Sie einen Entwurf von der Personalabteilung erhalten werden.
Übergabe:
Bereiten Sie eine ausführliche und verständliche Übergabe für Ihren Nachfolger vor. Bestenfalls haben Sie sogar die Gelegenheit ihn/sie noch persönlich einzuarbeiten. Zeigen Sie Engagement und vermeiden Sie Hetzattacken oder negative Aussagen über den Job.
Der Ausstand:
Lieber ein Ende mit Schrecken… Verabschieden Sie sich gebürtig und lassen Sie die Sektkorken knallen. Bedanken Sie sich an dieser Stelle erneut für die angenehme Zusammenarbeit und zeigen Sie jedem einzelnen Kollegen und Chef Ihre Wertschätzung.
Mit einem sauberen Abgang können Sie beruhigt gehen und schützen sich zudem gegen spätere Vorwürfe!
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