Bewerbung schreiben: Nur mit Checkliste zur Hand

Eigentlich besteht eine Bewerbungsmappe nur aus dem Anschreiben, dem beruflichen und privaten Werdegang sowie den Zeugnissen – zumindest theoretisch. Doch beim Schreiben der Unterlagen selbst ist einiges zu beachten und je nach Qualifikation und bisher durchlaufener Ausbildung bzw. erworbener Abschlüsse werden unterschiedliche Dokumente gefordert.

Kontrolle ist wichtig

Die Bewerbung ist geschrieben, alles wird noch auf Rechtschreibung, Grammatik und Form kontrolliert und kann danach geheftet oder in die Bewerbungsmappe eingelegt werden. Jetzt ist die Zeit für eine letzte Kontrolle gekommen. Hilfreich ist es, wenn Sie dann auf eine Checkliste zurückgreifen können und damit die Chance haben, Stück für Stück sämtliche Unterlagen durchzugehen und auf Vollständigkeit zu überprüfen.

In vielen Fällen wird die letzte Kontrolle versäumt und nach Abschicken der Bewerbungsunterlagen stellt der Bewerber fest, dass doch noch ein Zeugnis zu Hause liegt, was in die Bewerbungsmappe gemusst hätte. Zu spät! Nachschicken ist eher ungünstig, zeugt das doch gegenüber der Firma, an die die Bewerbungsunterlagen geleitet werden, von Unzuverlässigkeit, Zerstreutheit oder davon, sich bei der Vorbereitung nicht konzentrieren zu können.

Achten Sie daher unbedingt darauf, per Checkliste das gesamte Bewerbungsschreiben zu kontrollieren – selbst dann, wenn Sie theoretisch bereits mit Ihrem Werdegang überzeugen könnten. Ihre Unterlagen sind Ihre erste Arbeitsprobe, anhand der Dokumente stellt der zukünftige Arbeitgeber bereits fest, ob Sie zuverlässig arbeiten können oder eher ein Schussel sind, der in der Firma leider nicht gebraucht werden kann.

Checkliste: Was gehört in die Bewerbung?

Wenn Sie sich für einen Job bewerben, sollten Sie mit einer vollständigen Bewerbungsmappe in das Rennen um die Stelle gehen. Ansonsten haben Ihre Mitbewerber schon dann die Nase vorn, wenn der Personaler die Unterlagen bloß sichtet.

Die folgende Checkliste zeigt, was alles in die Bewerbung gehört:

1. Bewerbungsanschreiben auf maximal zwei Seiten (besser auf einer Seite)
2. Tabellarischer Lebenslauf auf maximal drei Seiten (besser weniger)
3. Kopien von Ausbildungszeugnissen oder Studienabschlüssen
4. Zeugnisse früherer Arbeitgeber

Die genannten Punkte stellen das „Muss“ dar – das heißt, diese Unterlagen müssen zwingend in der Bewerbung zu finden sein. Die meisten Personaler schauen eingereichte Bewerbungsmappen erst einmal im Hinblick auf Vollständigkeit durch und sortieren die Bewerbungsschreiben, bei denen relevante Unterlagen fehlen, gleich aus. Meist werden diese auch später nicht in die engere Wahl gezogen. Das Rennen wäre für Sie an dieser Stelle bereits beendet.

Nun gibt es aber weitere Unterlagen, die als „Kann“ bezeichnet werden können – diese können Sie also beifügen, sie sind aber nicht zwingend erforderlich. Wenn sich der Personaler aber ein gutes Bild von Ihnen und Ihrer Eignung für das Unternehmen machen soll, sollten Sie die folgenden Dinge – wenn vorhanden – beilegen:

1. Deckblatt
2. Bewerbungsfoto
3. Nachweise über weitere Qualifikationen
4. Kopie des Führerscheins
5. Kopie des Führungszeugnisses

Die letzten beiden Dokumente müssen nur beigefügt werden, wenn sie für die Stelle relevant sind oder wenn sie explizit in der Ausschreibung als nötig erwähnt wurden. Die Nachweise über Qualifikationen sollten Sie gezielt auswählen – fügen Sie nur die Dokumente bei, die für die betreffende Stelle wirklich relevant sind. Sollten Sie sich als Fahrlehrer bewerben, brauchen Sie ein Führungszeugnis und den Führerschein – nicht aber das Zeugnis über die erfolgreiche Teilnahme eines Buchhalterkurses oder eines Kochseminars. Das wahllose „Zusammenpacken“ sämtlicher Zeugnisse, die verfügbar sind, wird als negativ gewertet.

Zu Deckblatt und Bewerbungsfoto: In vielen Bewerbungstipps werden diese beiden Dinge als nicht zwingend vorgeschrieben bezeichnet. Allerdings ist es in der Praxis so, dass diese „Kann-Unterlagen“ seitens der Personaler doch eher als „Muss-Unterlagen“ gesehen werden. Der Personalverantwortliche möchte sehen, wer als Mensch hinter der Bewerbung steht, wie er aussieht und ob er einen positiven Eindruck macht.

Gerade dann, wenn Sie sich für Jobs bewerben, in denen Sie mit Kunden und Geschäftspartnern zu tun haben werden, spielt Ihr Äußeres eine Rolle. Egal, ob aus Gründen der Fairness oder der Menschlichkeit dieser Aspekt immer wieder verneint wird, in der Praxis sind Äußerlichkeiten immer dann relevant, wenn Sie zum Aushängeschild eines Unternehmens werden oder dieses in der Öffentlichkeit vertreten. Das ist bereits dann der Fall, wenn Sie als Vorzimmerdame, als Empfangssekretärin, als Verkäufer oder als Vertreter arbeiten wollen.

Checkliste: Was gehört nicht in die Bewerbung?

Neben all den Dingen, die zwingend in der Bewerbung vorhanden sein sollen, können Sie die folgende Checkliste auch dafür nutzen, herauszufinden, was alles nicht in das Bewerbungsschreiben gehört.

1. Fehler in Rechtschreibung und Grammatik
2. Fehler in der Formatierung
3. Fehler in der Anordnung von Foto und Unterschrift
4. Falsch angeordnete Unterlagen (müssen in der Reihenfolge mit der Benennung auf dem Deckblatt übereinstimmen)
5. Geknickte Ecken oder Seiten
6. Falscher Ansprechpartner
7. Uneinheitliches Schriftbild
8. Nicht vorhandenes Datum oder fehlende Unterschrift

Das bedeutet also, dass Fehler jeder Art in der Bewerbung nichts zu suchen haben. Eigentlich logisch, dennoch sind in fast jedem Bewerbungsschreiben zumindest kleine Details als Fehler erkennbar. Die beigefügten Unterlagen sollen Ihre Person betreffen und Sie gegenüber dem Unternehmen als besten zukünftigen Mitarbeiter darstellen. Fehler revidieren einen möglicherweise höchst positiven Eindruck wieder und führen dazu, dass Ihre Bewerbung den Weg in „Ablage P“ findet bzw. ungelesen zurückgeschickt wird.

Checkliste: Tipps zur Bewerbung

Egal, ob für eine Ausbildung oder für einen festen Job: Die Bewerbung muss fehlerlos und vollständig sein, damit Sie möglichst gute Chancen auf die gewünschte Stelle haben. Sie können sicher sein, dass die Konkurrenz auch mit richtigen Unterlagen noch groß genug ist und Sie sich schon durch Leistung und Korrektheit von anderen abheben müssen. Letzten Endes gehört allerdings auch immer noch ein wenig Glück dazu, um ausgewählt zu werden und den heiß ersehnten Job zu ergattern.

Diese Checkliste zeigt, wie es richtig geht:

1. Unterlagen aktuell halten
2. Aktuelle Position nennen
3. Arbeitszeugnisse in Kopie befügen
4. Arbeitsproben nur in Kopie
5. Eventuell Beglaubigungen für diese Kopien beilegen
6. Alle genannten Anlagen müssen auch enthalten sein.
7. Richtige Reihenfolge beim Anfügen der Unterlagen einhalten
8. Versand per Post, Einschreiben nicht nötig bzw. oft nicht erwünscht!

Wie muss die Bewerbung aufgebaut sein?

Alle Bewerbungsschreiben sind ähnlich aufgebaut, hier gibt es einen Standard, der sich mittlerweile bei vielen Personalern durchgesetzt hat.
Begonnen wird mit dem Anschreiben, dieses liegt auf der Bewerbungsmappe auf und zeigt dem Personalverantwortlichen genau, wer sich hier eigentlich bewirbt. In die Mappe werden das Deckblatt, der Werdegang, die Zeugnisse sowie die Referenzen und Zertifikate – und zwar in dieser Reihenfolge! – eingeheftet. Zuletzt dürfen noch Arbeitsproben zu finden sein, falls solche erwünscht oder relevant sind.

Auf dem Deckblatt sind die danach folgenden Unterlagen vermerkt, sodass der Leser genau weiß, was ihn nun erwartet. Ganz wichtig: Anschreiben und Deckblatt müssen mit Datum versehen und unterschrieben sein!

Was steht im Bewerbungsanschreiben?

Das Bewerbungsanschreiben enthält eine Fülle von Informationen, die für den Personaler sehr wichtig sind und keinesfalls vergessen werden dürfen.

Gehen Sie Ihr Anschreiben anhand der folgenden Checkliste noch einmal durch und finden Sie heraus, ob Sie alle Details erwähnt haben:

1. Ihr Name und Ihre Adresse, Ihre Kontaktdaten (Telefon und E-Mail)
2. Auf der rechten Seite folgt das Datum
3. Empfänger: Firma und Ansprechpartner mit Namen, Adresse
4. Ohne Foto!
5. Betreff (soll sich direkt auf die Anzeige beziehen, falls Sie sich auf eine solche bewerben)
6. Persönliche Anrede des Empfängers mit Namen
7. Einleitungssatz (sollte originell sein und im Gedächtnis bleiben)
8. Eigener Bezug zur Firma
9. Warum bewerben Sie sich hier? Motivation erklären
10. Eigenes Profil kurz darstellen, dabei nur auf Stärken und Fähigkeiten eingehen
11. Soft Skills erwähnen, möglichst mit Beispielen
12. Hinweise auf besondere Kenntnisse (wenn relevant für diese Stelle)
13. Empfehlungen oder Referenzen erwähnen
14. Hinweise auf Eintrittstermin für den neuen Job bzw. auf Kündigungsfrist im alten Unternehmen
15. Gehaltsvorstellungen (nur, falls bei der Ausschreibung verlangt)
16. Formulierung zum Abschluss (originell und einzigartig)
17. Grußformel
18. Unterschrift
19. Evtl. Post Skriptum (P. S.)
20. Anlagen aufführen

Achten Sie unbedingt darauf, dass die Rechtschreibung und Grammatik nach den aktuellen Regelungen eingehalten werden. Kontrollieren Sie in jedem Fall, ob Sie den Ansprechpartner mit einem großgeschriebenen „Sie“ angesprochen haben.

Checkliste zum Lebenslauf

Der Lebenslauf muss unbedingt lückenlos sein, darauf achten Personaler ganz besonders. Sollten sich hier Lücken ergeben, müssen Sie diese erklären. Das kann in Form eines Stichpunkts im Lebenslauf selbst sein oder Sie übergehen das Problem und warten darauf, im Vorstellungsgespräch eine Erklärung dazu abgeben zu können.

Folgende Angaben müssen in Ihrem persönlichen privaten und beruflichen Werdegang enthalten sein:

1. Nennung persönlicher Daten (Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Adresse)
2. Familienstand
3. Staatsangehörigkeit
4. Beruflicher Werdegang (deutsch: älteste zuerst, amerikanisch: jüngste zuerst)
5. Schulbildung
6. Ausbildung
7. Qualifikationen (Sprachen, Weiterbildungen, Zeugnisse)
8. Interessen (Hobbys, Mitgliedschaften, vor allem auch soziale Engagements)
9. Ort und Datum
10. Unterschrift

Idealerweise fassen Sie sich so kurz, dass dieser gesamte Sammlung nicht mehr als zwei Seiten umfasst. Drei Seiten sind das absolute Maximum, in der Regel aber nicht gern gesehen. Nur wenigen Personalern ist der Umfang des Lebenslaufs egal. Meist haben sie wenig Zeit und wollen das Wichtigste im Überblick sehen. Beschränken Sie sich daher, lassen Sie aber nichts aus.

Diese Angaben haben hier nichts zu suchen:

1. Angaben zu Geschwistern oder Eltern
2. Beruf von Geschwistern oder Eltern
3. Vorstellungen zum Gehalt
4. „arbeitslos“ als Begriff, hier sollten Sie sich besser als „arbeitssuchend“ beschreiben
5. Persönliche Kommentare

Lebensläufe sind lediglich eine Faktensammlung, daher haben auch persönliche Kommentare hier nichts zu suchen. Sie bekommen im Vorstellungsgespräch genügend Gelegenheit, alles zu erklären und Details zu einzelnen Positionen auszuführen. Bei der Bewerbung wird so etwas nicht gewünscht.

Checkliste für den Versand

Es ist geschafft! Sie haben die gesamte Bewerbung geschrieben und auf Richtigkeit und Vollständigkeit hin kontrolliert. Nun ist es damit aber nicht getan, schließlich muss sie ihren Weg noch von Ihnen zum Empfänger finden. Wenn Sie die Bewerbung nicht persönlich abgeben wollen, ist die Post Ihr Partner. Versuchen Sie im Vorfeld, herauszufinden, welche Art und Weise des Versands die jeweilige Firma bevorzugt. Wie möchte es Bewerbungsschreiben empfangen?

Wichtig ist in dem Zusammenhang auch, ob Sie das Schreiben persönlich adressieren können. Versuchen Sie unbedingt, einen Ansprechpartner zu finden, ansonsten irrt Ihr Brief womöglich einige Zeit quer durch die Firma, ehe er in der richtigen Abteilung landet. In kleinen Firmen ist das kein Problem, in großen mit vielen Instituten und Abteilungen jedoch schon.

Bei einer Onlinebewerbung sollten Sie sicherstellen, dass Sie sich an die richtige Dateigröße halten. Nicht, dass Ihre sorgfältig verfasste und zusammengestellte Bewerbungsmappe beim Empfänger nicht ankommt, weil die Datei zu groß ist!

Viele Unternehmen geben eine Zeitleiste bekannt und erklären den Bewerbern, bis wann Bewerbungsschluss ist und wann sie mit einer Rückmeldung rechnen können. Ist diese Frist verstrichen, können Sie beim Personaler nachfragen. Dafür müssen Sie aber erst einmal wissen, wer hier zuständig ist und bei wem Sie wann nachfragen dürfen. Tragen Sie sich solche Termine in den Kalender ein, ansonsten vergessen Sie sie womöglich.

Achten Sie darauf, dass Sie nichts durcheinanderbringen: Wenn Sie sich bei mehreren Firmen bewerben, sollten Sie unbedingt aufpassen, dass Sie Ansprechpartner, Abteilungen und Kontakte richtig zuordnen. Es wirft ein sehr schlechtes Licht auf Sie und führt normalerweise zum Ausschluss Ihres Bewerbungsschreiben, wenn Sie in einer Firma den Ansprechpartner eines anderen Unternehmens verlangen oder nennen.

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