Spesen: Begriffsklärung, Höhen und wer sie zahlen muss
Spesen: Ausgaben bei Auswärtstätigkeit.
Unternimmt ein Angestellter eine Dienstreise, die sich auf maximal drei Monate erstreckt, kann er die dafür anfallenden Kosten zurückfordern. Dies ist gegenüber dem Arbeitgeber oder im Rahmen der Einkommenssteuererklärung beim Finanzamt möglich. Überschreitet der Aufenthalt des Angestellten die genannte dreimonatige Frist, gilt dies jedoch nicht mehr als normale Dienstreise, das Recht auf Spesenabrechnung entfällt.
Spesen sind demnach Aufwendungen, die für Dienstreisen entstehen. Dabei wird zwischen verschiedenen Spesen unterschieden. Kilometerpauschale, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten sind hier üblich. Letztere umfassen beispielsweise Eintrittsgelder, Telefon- und Portokosten. Der Verpflegungsmehraufwand wird gestaffelt berechnet.
Video: Arbeitnehmer aufgepasst: Spesen doppelt kassieren!
Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Spesen zu gewähren?
Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf die Erstattung seiner Spesen, wenn er beruflich bedingt auswärts tätig war. Dabei richtet sich die Höhe der Spesen nach dem Dienstort und nach der Dauer der Dienstreise. Allerdings ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Auslagen seines Angestellten zu erstatten. Damit dieser dennoch an sein Geld kommt, kann er die Mehraufwände im Rahmen der Steuererklärung angeben. Das Finanzamt zieht die entsprechenden Beträge vom steuerpflichtigen Einkommen ab.
Video: Gehören Spesen☕️ zum Lohn💶 oder nicht???
Werden seitens des Arbeitgebers keine Spesen gezahlt, kann der Arbeitnehmer bei seiner Steuererklärung Werbungskosten angeben. Diese werden pauschal mit 1.230 Euro berechnet. Dies ist von Vorteil, wenn keine konkreten Belege für die Abrechnung zugrunde gelegt werden können. Grundsätzlich ist es jedoch empfehlenswert, bei Dienstreisen alle Ausgaben belegen zu lassen. Ist keine Quittung vorhanden, kann auch ein Eigenbeleg ausgestellt werden. Auf diesem müssen Ort und Anlass der Ausgabe vermerkt sein. Ohne Belege kann das Finanzamt nur Pauschalen gewähren, die mitunter deutlich niedriger sind als die tatsächlichen Kosten. Ein Beispiel ist die Übernachtungspauschale, die für eine Übernachtung in Deutschland mit 20 Euro angesetzt wird. Kaum jemand wird jedoch in einem Hotel übernachten, in dem das Zimmer pro Nacht nur 20 Euro kostet. Die tatsächlichen Ausgaben wären in dem Fall höher, das Vorlegen eines Zahlungsbelegs sinnvoller.
