Den richtigen Drucker für das Büro wählen

Bereits seit vielen Jahren gibt es die Vision des digitalen Büros, ohne Papier und Drucker. Und tatsächlich gibt es kaum noch Dokumente, bei denen der Druck wirklich unverzichtbar ist, seitdem etwa auch Bahn- oder Flugtickets per Smartphone vorgezeigt werden können.

Und trotzdem ist der Drucker aus heutigen Büros vielfach nicht wegzudenken, wenngleich sich die Ansprüche an das Gerät verändert haben dürften.

Für folgende Aufgaben ist nach wie vor ein Drucker unentbehrlich:

• Druck von Adressetiketten für den postalischen Versand
• Druck von Fotos und Bildern für Dokumentationszwecke
• Druck von Dokumenten für den Austausch mit Behörden
• Druck von Rechnungen

Da die Anforderungen an einen Drucker in jedem Büro recht unterschiedlich ausfallen dürften, sollte vor der Wahl des passenden Gerätes eine gründliche Analyse des konkreten Bedarfs stehen. Häufig ist dann bereits klar, ob es ein Laserdrucker oder einen Tintenstrahldrucker sein sollte.

Und auch über zusätzliche Funktionen des Druckers sollte nachgedacht werden – schließlich sind auch Mailings im Vertrieb noch nicht ausgestorben.

Die Ausgangslage: Tintenstrahldrucker oder Laserdrucker

Ist die Entscheidung gefallen, dass ein neuer Drucker angeschafft werden soll, stellt sich zunächst die Frage, ob es ein Tintenstrahldrucker oder ein Laserdrucker sein soll. Noch bis vor kurzem handelte es sich dabei um zwei völlig unterschiedliche Produktgruppen, die für jeweils spezifische Einsatzgebiete reserviert waren. Laserdrucker waren eindeutig dem Einsatz im Büro vorbehalten, während Tintenstrahldrucker eigentlich ausschließlich für private Haushalte empfohlen wurden.

Grundsätzlich stehen die beiden Druckertypen auch heute noch für folgende Eigenschaften:

Mittlerweile haben sich die Geräte jedoch deutlich weiter entwickelt, und die Entscheidung muss nicht mehr so eindeutig ausfallen. Letztendlich gibt es auch innerhalb der Geräteklassen eine große Vielfalt, so dass die in der Tabelle genannten Eigenschaften nicht auf alle Modelle in gleichem Umfang zutreffen müssen.

Grundsätzlich kann aber gelten, dass Büros, in denen vor allem hochwertige Druckerzeugnisse, nach Möglichkeit in Fotoqualität, gefragt sind, sich für einen Tintenstrahldrucker entscheiden sollten, während Anwender mit einem Bedarf an schnellem und umfangreichem Druck tendenziell für den Laserdrucker in Frage kommen.

Prinzipiell handelt es sich bei Tintenstrahldruckern um kompaktere Geräte, die zum einen sehr einfach in der Handhabung sind und im Büro nur wenig Platz wegnehmen. Nachteil ist dagegen ein eher geringer Papiervorrat sowie ein geringeres Durchhaltevermögen der Patronen. Und auch die Geschwindigkeit gilt es zu berücksichtigen: Tintenstrahldrucker sind insgesamt deutlich langsamer. Und im Vergleich mit Laserdruckern sind Tintenstrahldrucker im Unterhalt im Vergleich zu Laserdruckern auch etwas teurer. Demgegenüber stehen aber etwas geringere Anschaffungskosten eines Tintenstrahlers.

Die zentrale Frage ist allerdings, ab wann sich die Vorteile eins Laserdruckers für ein kleines Büro wirklich lohnen. Eine eindeutige Entscheidung kann wohl nur auf Grundlage einer genauen Analyse des Bedarfs getroffen werden. Grundsätzlich gilt aber, dass bei steigenden Ansprüchen an Schnelligkeit und Druckumfang die Argumente für den Laserdrucker überwiegen.

Video:“Teuer vs. Billig“ Tintenpatronen

Viele Drucker können noch deutlich mehr als drucken

In die Entscheidung für oder gegen ein bestimmtes Gerät für das Büro sollten aber noch einige weitere Erwägungen einfließen. Denn Drucker haben sich mittlerweile zu wahren Multitalenten entwickeln und können deutlich mehr als einfach nur Drucken.

Folgende Funktionen sind prinzipiell möglich:

• Faxfunktion
• Kopierfunktion
• Scanfunktion
• Netzwerkfunktion

Unabhängig davon, ob es sich nun um einen Laserdrucker oder einen Tintenstrahldrucker handelt, sind viele Geräte als Multifunktionsdrucker konzipiert. Zunächst stellt sich die Frage, ob ein selbstständiges Gerät gekauft werden soll, welches auch ohne einen Rechner genutzt werden kann.

Ein solches Gerät kann dann im Büro aufgestellt werden, und auch von anderen etwa als Kopierer genutzt werden. Verfügt das Gerät über einen separaten USB Anschluss, können auch Druckaufträge bearbeitet werden, ohne dass mit Rechner auf das Gerät zugegriffen werden muss.

Eine gemeinschaftliche Nutzung lässt sich aber auch durch einen Netzwerkdrucker umsetzen. Dabei können mehrere Nutzer eines Netzwerkes auf den netzwerkfähigen Drucker zugreifen und vom eigenen Rechner Druckaufträge vergeben.

Viele Rechner sind zudem W-LAN-fähig, so dass keine Kabel verlegt werden müssen. Soll der Rechner in ein kabelgebundenes Netzwerk eingebunden werden, muss dieser mit einem Ethernet-Anschluss ausgestattet sein. Insbesondere wenn häufig sensible Daten gedruckt werden, bietet diese Lösung ein deutlich höheres Niveau an Datensicherheit.

Gerade wenn Funktionen wie das Scannen oder das Versenden von Nachrichten per FAX zu den Aufgaben im Büro gehören, ist es unbedingt zu überlegen, ein Multifunktionsgerät anzuschaffen, das im Gegensatz zum Einzelkauf deutliche Kostenvorteile bringt.

Auch im Betrieb lassen sich Kosten sparen

Es ist mittlerweile bekannt, dass die Hersteller vor allem über den Verkauf von Tonern oder Tintenpatronen ihr Geld verdienen. Gerade bei vergleichsweise günstigen Geräten schlägt der Verbrauch umso höher zu Buche. Daher sollten unbedingt die Kosten je gedruckter Seite vor dem Kauf berücksichtigt werden.

Doch auch nach dem Kauf des Druckers lassen sich Kosten sparen, wenn nicht ausschließlich auf die Originalpatronen des Herstellers zurückgegriffen wird. Bei speziellen Anbietern lassen sich gebrauchte Patronen bzw. Toner auffüllen oder günstigere Exemplare nachbestellen, so dass sich die Druckkosten noch einmal deutlich senken lassen.

Fazit: Welcher Drucker günstig ist hängt vom Bedarf ab

Soll für das Büro ein neuer Drucker angeschafft werden, so lohnt es sich, vorher den eigenen Bedarf genau zu analysieren und dann gründlich zu vergleichen. Wird nur gelegentlich, dafür aber qualitativ hochwertig gedruckt, kommt ein Tintenstrahldrucker in die engere Wahl. Werden vor allem Texte in großem Umfang gedruckt, spricht dies für einen Laserdrucker.

Darüber hinaus wird die Kosteneffizienz eines Druckers vor allem im Gebrauch entschieden. Niedrige Druckkosten wiegen etwas höhere Anschaffungskosten zumeist schnell auf. Mit einem Multifunktionsgerät, welches auch Faxen, Scannen und Kopieren kann, lassen sich zudem zusätzliche Anschaffungskosten vermeiden.

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