Büro der Zukunft: Wie wird Arbeit künftig geschehen?

Forderungen an das Büro der Zukunft und die beste Vorbereitungsweise für Unternehmen.

Hat der Arbeitsplatz der Zukunft bereits Gestalt?

Das Büro der Zukunft schafft neuen Raum für Menschen. (Foto: AdobeStock – BullRun)

Eine Frage, die besonders seit Beginn der COVID-19 Pandemie viele Organisationen fesselt, ist wie die Arbeit von morgen aussehen wird. Der Deloitte Flexible Working Survey 2020 bestätigt, dass 80% der Befragten darauf schließen lassen, dass das Homeoffice auch nach der Pandemie eine wichtige Rolle im Alltag der Angestellten einnehmen wird.

Obwohl fast die Hälfte der Angestellten die fehlende Abtrennung zwischen Beruf und Privatleben bemängelt, möchte ein Drittel der Befragten das Homeoffice auch nach der Pandemie weiterhin nutzen. (Quelle: DAK: Digitalisierung und Homeoffice in der Corona-Krise, Studie, 2020, S. 25;)

Unternehmen müssen deshalb ihre Denkweise hinsichtlich ihrer Büros ändern. Noch vor der Pandemie war vielen Büro- und Arbeitsplatzkonzepten ein hohes Maß an Verbesserungspotenzial zugeschrieben und wurden als unzeitgemäß betrachtet.

Lediglich 12% der Flächen wurden mit flexiblen Arbeitsplatzkonzepten wie einer freien Arbeitsplatzwahl oder Mobilen Arbeit ausgestattet; die übrigen 88% befanden sich in einem Fix-Desk-Ansatz. Die Auslastung dieser traditionellen Büros lag normalerweise nur bei 50-60%, was ein großes Chancenpotenzial aufzeigt.

Vor allem die jüngeren Generationen Y und Z erwarten für sich ein Plus an Flexibilität im Hinblick auf den Arbeitsplatz im Büro, den Arbeitsort und die Arbeitszeit. Durch die anhaltende Krise hat sich dieser Trend noch verstärkt, sodass Unternehmen verstehen sollten, wie sich Arbeit (Work) und die Anforderungen der Mitarbeiter verändern.

• Work: Wie Arbeit neue Gestalt annimmt

  Derzeit erlebt die Arbeit eine tief greifende Veränderung, angetrieben von der Pandemie und vor allem der Automatisierung. Ein Bericht des World Economic Forum schätzt, dass bis 2025 rund die Hälfte aller aktuellen Beschäftigungen von Maschinen ausgeführt werden und dass dadurch die Produktivität um etwa 27% ansteigen wird.

  85 Millionen Arbeitsplätze auf der ganzen Welt könnten ersetzt werden, aber gleichzeitig könnten auch bis zu 100 Millionen neue Stellen mit neuen Anforderungen an die Arbeitskräfte entstehen.

  Aber sind die Arbeitskräfte auf diese neuen Bereiche vorbereitet?

• Workforce: Wie Arbeitskräfte sich neu erfinden

  Es ist ein Wandel in der Arbeitskultur zu beobachten, der sich in einem veränderten Verhältnis zwischen Unternehmen und Mitarbeitern auswirkt. Flexiblere Beschäftigungsverhältnisse (z.B. Outsourcing, Freelance oder Managed Services) sind inzwischen eine weit verbreitete Alternative. Unternehmen müssen daher ihre Organisationsstruktur an den neuen Ansprüchen des Arbeitsmarktes ausrichten. Eine neue Generation von Talenten wünscht sich mehr Selbstverwirklichung und Spaß bei der Arbeit. Teamgeist (59%), das Gehalt (54%) und die flexible Einteilung der Arbeitszeiten (42%) sind dabei besonders wichtig. (Quelle: Indeed: Meaning of Work Report Deutschland, Studie, 2020, S.15;) 66% der deutschen Unternehmen planen, auch nach der Corona Pandemie dauerhaft Home-Office bzw. das mobile Arbeiten einzuführen.

• Workplace: Wie Büros von neuen Konzepten geformt werden

  Das Büro der Zukunft konzentriert sich auf die Anforderungen der Nutzer und das effiziente Verwalten der Immobilien. Aktivitätsbasierte Flächenkonzepte können die für eine Person verfügbare Fläche um bis zu 20% reduzieren, während die Qualität gleichzeitig verbessert wird. Der Büroraum passt sich im Verlauf des Arbeitstages ideal dem sich ändernden Bedarf der Mitarbeiter an und fördert aktiv die kreative Teamarbeit mit speziellen Workshop- und Teambereichen sowie digitalen Kollaborationswerkzeugen wie Video-Wänden, Surface Hubs und Screens. Intelligente Technologien wie mobile Office-Apps unterstützen zusätzlich die Bedienung der Büroflächen und das Facility Management bei der geeigneten Steuerung der Dienstleistungen (z.B. Cleaning on-demand). Mit einer intelligenten, vernetzten Gebäudeinfrastruktur, bestehend aus Sensoren und Smart Metern, wird darüber hinaus das günstige und nachhaltige Management der wichtigsten Gebäudefunktionen, wie etwa die Auslastung und Energieverbrauche optimiert.

  Diese Flexibilität der Fläche gestattet eine Reduktion der Bürofläche auf die Hauptstandorte, unterstützt durch optionale Co-Working Orte, wenn nötig. Das Büro der Zukunft ist mithin ein Ort des kreativen und innovativen Austauschs, anstelle einer Stelle um bloße Jobs zu erledigen. Natürlich muss jedes Unternehmen für sich selbst die richtige Menge an vorausschauendem Denken ermitteln (siehe Infografik). Klarheit herrscht, dass die Transformation der Büroflächen, angefangen mit COVID-19, nun nicht mehr rückgängig gemacht werden kann und traditionelle Arbeitsplatz-/Flächen Konzepte ständig hinterfragt werden müssen.

  Ungeachtet der Schwierigkeiten, die dem Wechsel von herkömmlichen Konzepten für Büroräume entgegenstehen, möchten Unternehmen sich perfekt auf das kommende Büro der Zukunft vorbereiten. Wie soll das zu bewerkstelligen sein?

Sieben Schlüsselmaßnahmen für die Umwandlung zum Büro der Zukunft

• Visionen und strategische Ziele definieren

  Entwicklung einer gemeinsamen Vision und Bestimmung konkreter Ziele (z.B. eine Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit von 25% und eine Reduktion der Flächenkosten um 30%) zur gemeinsamen Ausrichtung.

• Stakeholder-Anforderungen prüfen, Arbeitsplatz-Umgebung beurteilen, Kosten abwägen und eine Ausgangsbasis festlegen.

  Identifizierung von Ineffizienzen im bestehenden Flächenkonzept, wie z.B. hohe Betriebskosten, niedrige Auslastung und veraltete Technologien, durch eine Analyse der Stakeholder, um ihre Einbeziehung festzulegen, sowie der vorhandenen Flächen, Prozesse und Kosten, um die Baseline zu bestimmen.

• Erstellen von Arbeitsplatzbeschreibungen, Identifizierung zukünftiger Benutzertypen und Festlegung von Anforderungen.

  Identifizieren Sie die Auswirkungen und Chancen, die sich auf einzelne Tätigkeitsprofile durch Automatisierung, neue Beschäftigungsmodelle sowie die Erbringung der Leistung ohne Bindung an einen Standort auf Grundlage der Zukunft der Arbeit im Unternehmen auswirken. Um ein tieferes Verständnis über die Anforderungen der Nutzer an das zukünftige Flächenkonzept zu erhalten, müssen ausführliche Nutzerprofile wie „Digitaler Nomade“, oder „Fokussierter Büronutzer“ erstellt werden. Bewerten Sie die jeweiligen Nutzerprofile anhand ihrer Wünsche (z.B. Mobile Working, Kollaboration, Technologie/IT) und leiten Sie die relevanten Anforderungen ab.

• Das Flächenkonzept definieren und Anwendungsmöglichkeiten bestimmen.

  Das Flächenkonzept und seine zugehörigen Anwendungsfälle, auch „Use Cases“ genannt, sollen als Grundlage für die Design- und Fachplanung herangezogen werden. Aktivitätsbasierte Flächenkonzepte stellen unter anderem verschiedene Arbeitszonen zur Verfügung, die je nach Bedarf (zum Beispiel für konzentrierte Einzeltätigkeit oder Meetings) flexibel genutzt werden können.

• Bestimme die Anforderungen an das Büro der Zukunft.

  Um den Umgang mit Flächen zu vereinfachen, können digitale Hilfsmittel eingesetzt werden. Es ist wichtig, dass klare Anforderungen und Verantwortlichkeiten mit der IT-Abteilung abgestimmt werden. Aus diesem Grund müssen Führungskräfte und Mitarbeiter bei der Transformation der Unternehmenskultur unterstützt werden. Eine gezielte Gestaltung des Veränderungsprozesses (Change Management) trägt dazu bei, alte Strukturen aufzubrechen und nachhaltig neues Denken zu verankern.

• Einen Geschäftsfall ausrechnen

  Beim Entwurf des Büros der Zukunft sollten sowohl die Nutzer als auch das Unternehmen von deutlichen Vorteilen profitieren und eine messbare Rendite auf ihre Investition erhalten. Daher ist es notwendig, vor der Umstellung auf ein neues Konzept für Arbeitsplätze und Flächen einen umfassenden Business Case für die gesamte Nutzungsdauer zu berechnen. Neben monetären Faktoren beinhaltet er auch qualitative Aspekte, die eine höhere Produktivität der Mieterarbeiter und eine verbesserte Zufriedenheit und Wohlbefinden bewirken, auch wenn sie sich nicht immer direkt messen lassen.

• Vorbereitung der Umsetzung

  Ein Umsetzungsplan, der eindeutige Abhängigkeiten der Aufgabengruppen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Stakeholder (z.B. IT, Bau, Business Vertreter, Facility Management, Management) definiert, sollte zusammen mit einem umfangreichen Change- & Kommunikationsplan erstellt werden. Denn neben einer reibungslosen Durchführung während der Umsetzung hängt der Erfolg des Projekts insbesondere von der Akzeptanz der späteren Nutzer ab.

Fazit

Der Erfolg der Veränderung des Büros der Zukunft ist laut unserer Erfahrung unbedingt auf einen integrativen Ansatz aus Personalfragen, Technologie und Immobilienelementen zurückzuführen. Wenn eines dieser Puzzleteile fehlt, entsteht ein Risiko für das Unternehmen und seine Mitarbeiter.