Finanzen im Griff mit dem 3-Konten-Modell

Wer frisch von der Uni kommt und gründet, also kopfüber ins kalte Wasser springt und sich selbständig macht, hat per se sehr viel um die Ohren. Der gute Rat, einfach loszulegen, ist nicht in allen Bereichen treffend. Das bezieht sich vor allem auf das liebe Geld. Denn im Tagesgeschäft verlieren nicht nur Gründer schnell den Überblick.

Auch gestandene Geschäftsleute, die schon einige Jahre am Markt sind, suchen mitunter händeringend nach einer einfachen Lösung, um die Finanzen jederzeit prüfen zu können. Ein einfaches Controlling-Instrument, das ohne betriebswirtschaftliches Hintergrundwissen auskommt und quasi sofort erfolgreich genutzt werden kann, ist das 3-Konten-Modell. Wie es funktioniert ist Thema dieses Beitrags.

Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel

Das Problem von Einzelunternehmern und Freiberuflern

Mit Blick auf eine Untersuchung des Instituts für Mittelstandsforschung lässt sich feststellen, dass mehr als 80.000 Menschen im Jahr 2015 in die Selbständigkeit gegangen sind. Rechnet man andere Rechtsformen wie die GmbH dazu, sind es sogar um die 300.000 €. Alle diese Unternehmen brauchen Geschäftskonten. Und bei einem Einzelunternehmen, das heißt also bei einem Unternehmen, in dem eine Person selbst für Geschäftsaktivitäten haftet, sollten unbedingt private und betriebliche Kosten voneinander getrennt werden.

Wer bislang – auch als langjähriger Selbstständiger – nur ein einziges Konto hatte, über das private und betriebliche Ausgaben gesteuert wurden, sollte umdenken. (#02)

Zwar ist auch für Selbstständige ein Firmenkonto keine Pflicht, aber dennoch ist es der erste Schritt zum funktionierenden Finanzcontrolling. Wer bislang – auch als langjähriger Selbstständiger – nur ein einziges Konto hatte, über das private und betriebliche Ausgaben gesteuert wurden, sollte umdenken.

Es stimmt schon, dass private Konten günstiger, mitunter sogar kostenlos sind. Doch der Mehraufwand für ein Geschäftskonto lohnt sich alleine schon, um dem Finanzamt keine Angriffsfläche zu bieten. Denn sobald Unternehmer auf einem Konto geschäftliche Transaktionen tätigen, das eigentlich ihrem Privatbereich zuzuordnen ist, darf das Finanzamt zu Prüfungszwecken das ganze Konto durchleuchten.

Das passiert nicht selten und mit einem Mal stehen die privaten Ausgaben im Fokus eines Finanzbeamten, werden betriebliche Ausgaben der privaten Lebensführung zugeschrieben und damit komplett aus der Buchhaltung ausgesondert. Wer sich ein bisschen mit Bilanzen bzw. mit Gewinn- und Verlustrechnungen auskennt, der weiß, dass fehlende Kosten zu einem höheren Gewinn führen und dass ein höherer Gewinn zu höheren Steuern führt. Es ist deshalb ausgesprochen ratsam, ein gesondertes Konto zu eröffnen, auf dem ausschließlich geschäftliche Transaktionen abgebildet werden.

Buchhaltung lässt sich leichter erledigen

Ein weiterer unschlagbarer Vorteil von getrennten Konten (privat und betrieblich) ist, dass die Buchhaltung erheblich schneller und damit kostengünstiger zu erledigen ist. Dadurch sparen Selbstständige und Freiberufler Zeit und bares Geld. Untersuchungen belegen übrigens, dass eine schlechte Organisation und Verwaltung der Finanzen einer der häufigsten Gründe ist, warum Betriebe und Unternehmer in die Insolvenz gehen. Managementfehler ist das häufigste Problem und oft hätte eine Insolvenz vermieden werden können, wenn der Inhaber frühzeitig erkannt hätte, das eine Zahlungsunfähigkeit droht.

Mit dem betrieblichen 3-Konten-Modell stehen die Chancen gut, dass Selbständige und Freiberufler, aber auch kleine und mittlere GmbHs und Betriebe in anderen Rechtsformen die Kontrolle behalten und frühzeitig handeln können, bevor es zu spät ist.

Ein unschlagbarer Vorteil von getrennten Konten (privat und betrieblich) ist, dass die Buchhaltung erheblich schneller und damit kostengünstiger zu erledigen ist. (#01)

Das Prinzip des 3-Konten-Modells

Im Rahmen des betrieblichen 3-Konten-Modells werden die Zahlungsströme voneinander getrennt.

Ein Konto ist das laufende Konto.
Das andere Konto ist das Fixkostenkonto.
Und das dritte Konto ist das Sparkonto.

Je intensiver die Geschäftstätigkeit wird, desto besser ist es, die Geldströme in diese 3 Stränge aufzuteilen. Denn wenn erst Lohnkosten, quartalsweise Abbuchung von Versicherungen, monatliche Abbuchung von Steuern, einzelne Zahlungen für diverse Lieferanten und vieles mehr zu einem fast unübersichtlichen Knoten zusammengewachsen ist, weiß keiner mehr, ob für eine unerwartete Ausgabe noch genug Geld übrig ist oder ob teure Überziehungszinsen drohen. Sind die unterschiedlichen Zahlungen im Vorfeld bereits voneinander getrennt, entsteht ein solches Chaos erst gar nicht.

Das richtige Konto finden

Geld ist schneller verbrannt, als verdient. Mit einem stimmigen Controlling verlangsamt sich die Geschwindigkeit spürbar. (#03)

Um die Methode des 3-Konten-Modells zielführend umsetzen zu können, brauchen Unternehmer das passende Geschäftskonto bzw. drei passende Geschäftskonten. Nicht jede Bank bietet für jede Unternehmensform geeignete Konten. Manche klammern Selbständige aus, andere geben GmbHs keine Konten. Aufgrund der unterschiedlichen Angebote ist es unerlässlich, einen Geschäftskonto Vergleich durchzuführen. Ideal sind Banken, die neben reinen Girokonten auch Tagesgeldkonten oder andere flexible Sparkonten bereitstellen.

Grundsätzlich ist es wirtschaftlich sinnvoll, ein kostengünstiges Konto bzw. ein kostengünstiges Finanzinstitut zu finden. Doch niedrige Gebühren sind nicht alles. In Einzelfällen ist es außerdem von Bedeutung, dass neben der EC-Karte eine Kreditkarte zum Konto gehört.

Außerdem sollten Unternehmer bei den Banken nachfragen, ob die Konten über eine Excel-Schnittstelle verfügen oder aber die Daten direkt in die Buchhaltung des Steuerberaters (Stichwort DATEV-Schnittstelle) eingespielt werden können.

Dann rechnet sich nämlich auch ein offenkundig teureres Konto ganz schnell dadurch, dass beim Steuerberater viele Buchungen nicht mehr manuell erfasst werden müssen, sondern über einen geschützten Datentunnel den Weg in die Buchhaltung finden.

So funktioniert das betriebliche Dreikontenmodell

Konto 1: Das laufende Girokonto
Auf dem laufenden Girokonto gehen die Kundenzahlungen ein. Alle Kosten, die jeden Monat anfallen wie zum Beispiel

Löhne,
Beiträge,
Miete,
Telefon,
Lohnsteuer
und anderes mehr, werden ebenfalls über Konto 1 gesteuert. Von Konto 1 geht monatlich ein fester Betrag ab, der auf Konto 2, das Fixkostenkonto, überwiesen wird.

Konto 2: Das Fixkostenkonto
Das Fixkostenkonto ist für alle Zahlungen gedacht, die in größeren Abständen als monatlich stattfinden oder die unregelmäßig, aber planbar sind.

Bei den Kosten handelt es sich zum Beispiel um diese Positionen:

Kfz-Versicherung für Firmenwagen
Kfz-Steuer für Firmenwagen
jährlicher Steuerzahlungen
Kosten für Jahresabschluss beim Steuerberater
Rücklagen für geplante Anschaffungen in Zukunft (PC, Büromöbel, Maschinen)
Weihnachtsgeld
Urlaubsgeld

Konto 3: Das Sparkonto
Auf dem Sparkonto landet das Geld, das am Ende des Monats als Überschuss übrigbleibt. In manchen Fällen hat es sich bewährt, zuerst eine Sparrate abzuführen, damit man auf dem laufenden Girokonto sorgfältiger und vorausschauender mit dem Geld umgeht. Das mag jeder Selbstständige handhaben, wie er mag.

Der kurze Überblick über die drei Konten zeigt schon, wie hilfreich die Aufteilung ist. Wenn sich Selbstständige und Freiberufler von vornherein angewöhnen, alle Zahlungseingänge auf ein spezielles Konto zu lenken, haben sie damit auch immer im Auge, wann Geld reinkommt. Die offenen Posten lassen sich dadurch schnell abhaken und buchhalterisch effizient verarbeiten.

Rate für das Fixkostenkonto ermitteln

Um zu ermitteln, wie hoch der monatliche Betrag sein muss, der auf dem Fixkostenkonto zur Verfügung steht, brauchen Unternehmer eine Auflistung. Der Betrag ist nämlich individuell und muss selbst errechnet werden. Das A und O ist, alle Kostenpositionen aufzulisten, die in größeren Abständen als monatlich vorkommen und deren Zahlungstermine bekannt sind. Damit werden die Kostenpositionen planbar und eine fällige Zahlung trifft Unternehmer nicht mehr unvorbereitet.

Vielmehr sind die Kosten fest eingeplant und Monat für Monat wird 1/12 der nötigen Summe gespart. Es hat sich bewährt, eine Tabelle zu erstellen, die mit Zahlungsterminen hinterlegt Aufschluss über die monatliche Rate gibt.

Im Folgenden ein Beispiel, das zur Vereinfachung runde Beträge vorsieht.

Kosten	Zahlungstermin	Jahresbetrag	Monatlicher Anteil
Kosten Steuerberater Jahresabschluss	31.08.	2.400 €	200 €
Betriebshaftpflichtversicherung	01.01.	1.200 €	100 €
Beiträge Verband	30.06. und 31.12.	600 €	50 €
		4.200 €	350 €

Legt der Unternehmer nun jeden Monat gemäß Beispiel 350 € zur Seite, so hat er rechtzeitig zur jeweiligen Fälligkeit die nötigen Beträge zur Verfügung. Er kann sie bezahlen, ohne dass das laufende Girokonto ungeplant und überraschend belastet wird. Der Unternehmer ist durch die Arbeit zur Aufstellung der Beträge darüber im Bilde, welche Kosten anstehen. Diese Arbeit sollte er auch regelmäßig beibehalten. Je größer das Kontrollbedürfnis, desto ratsamer ist es, eine Pufferposition in die Sparrate einzubauen, die für Unvorhergesehenes steht.

Fazit: Wer die Zahlungsströme präzise voneinander trennt, behält auch im hektischen Geschäftsalltag den Überblick. Durch die Festlegung der monatlichen Fixkostenrate behält man auch langfristige Kostenpositionen im Griff, die sonst nicht präsent sind und mehr oder weniger überraschend auftreten. So gut gewappnet lässt sich das Tagesgeschäft erheblich ruhiger bewältigen. Und wer Zeit fürs Kerngeschäft hat, macht mehr Umsatz und steht im Vergleichs wirtschaftlich stabiler dar.